Передавання електронних справ до архіву установи
214. Передавання електронних справ до архіву установи полягає у наданні доступу працівникам архіву установи та обмеження доступу (лише правом перегляду) до електронних справ іншим працівникам установи.
215. Передавання електронних справ до архіву установи здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи або його заступником, але не раніше двох років з дати завершення електронних справ в діловодстві.
Надання доступу працівникам архіву установи здійснюється згідно із зазначеним графіком у автоматизованому режимі службою інформаційних технологій.
216. Електронні справи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання передаються до архіву установи за електронними описами в електронній формі.
217. Під час приймання електронних справ архівом установи проводиться перевірка електронних документів кожної справи на наявність електронних цифрових підписів, електронних позначок часу та цілісність даних. Перевірка здійснюється в автоматизованому режимі за внутрішнім описом електронної справи. Після внесення працівником архіву установи у реєстраційно-моніторингову картку електронної справи відмітки про прийняття електронної справи до архіву установи системою електронного документообігу установи автоматично обмежується іншим працівникам установи право доступу до цих електронних справ.
|
|
|
Якщо під час приймання-передавання електронних справ архів виявив недоліки, працівник структурного підрозділу повинен вжити заходів для усунення таких недоліків.
| Додаток 1 до Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну (пункт 37) |
ПІДСУМКОВІ ДАНІ
обліку обсягу документообігу
за період з __.__.____ р. по __.__.____ р.
| Документи | Кількість документів | ||||
| усього | з них | ||||
| в електронній формі | у паперовій формі | ||||
| документів | сторінок | ||||
| Вхідні |
| ||||
| Вихідні |
| ||||
| Внутрішні |
| ||||
| Усього |
| ||||
| Керівник служби діловодства | Ім’я ПРІЗВИЩЕ | ||||
| Дата генерації: __.__.____ р. | |||||
| Додаток 2 до Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну (пункт 79) |
{Загальний бланк для створення документів}
|
|
|
| Додаток 3 до Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну (пункт 79) |
{Спеціалізований бланк для створення різних видів документів для листування іноземними мовами}
| Додаток 4 до Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну (пункт 79) |
{Бланк конкретного виду документа}
| Додаток 5 до Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну (пункт 99) |
ЖУРНАЛ
реєстрації відряджень
| № | Прізвище та ініціали особи, що відряджається | Посада | Місце відрядження | Дата і номер наказу (розпорядження) | Дата відбуття | Дата прибуття | Прізвище та ініціали особи, що заміщує | |||
| Додаток 6
| ||||||||||
ПРИМІРНА ФОРМА
електронної таблиці номенклатури справ структурного підрозділу
| Підрозділ: | Управління протоколу | ||||
| Розділ: | Відділ офіційного листування та перекладу | ||||
| Рік: | 2017 | ||||
| Протокол ЕК: | 223/12-17 від 01.11.2017 | ||||
| Індекс справи | Заголовок справи | Кількість справ (томів) | Строк зберігання | Робочі позначки | |
Підсумковий запис
| Разом | Перехідні | ЕПК | |
| Усього справ | 53 | 33 | 2 |
| з них | |||
| кількість справ постійного зберігання | 7 | 5 | 2 |
| кількість справ тривалого зберігання | 12 | 7 | 0 |
| кількість справ тимчасового зберігання | 34 | 21 | 0 |
Електронні цифрові підписи*
| (посада) | (електронна позначка часу) | (статус) |
| головний спеціаліст | 17:36 02.11.2017 | підтверджено |
| завідуючий сектором архівного зберігання | 13:47 03.11.2017 | підтверджено |
| начальник Управління протоколу | 11:21 05.11.2017 | підтверджено |
__________
* Вимагаються електронні цифрові підписи особи, відповідальної за діловодство у підрозділі укладання, якою сформовано таблицю (складено номенклатуру), керівника підрозділу укладання та відповідального (уповноваженого) працівника архіву установи. Підтвердження та реквізити посадової особи - підписувача візуалізуються системою під час перевірки відповідного електронного цифрового підпису.
|
|
|
| Додаток 7 до Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну (пункт 184) |
ПРИМІРНА ФОРМА
електронної таблиці зведеної номенклатури справ установи
| Установа: | Секретаріат Кабінету Міністрів України | |||||
| Рік: | 2017 | |||||
| Протокол ЕК: | 278/11-17 від 08.11.2017. | |||||
| Протокол ЕПК: | 22-31/1-17 від 17.11.2017 | |||||
| Розділ: | Департамент забезпечення документообігу* | |||||
| Розділ | Індекс справи | Заголовок справи | Кількість справ (томів) | Строк зберігання | Робочі позначки | |
Підсумковий запис
| Разом | Перехідні | ЕПК | |
| Усього справ | 1040 | 2 | 273 |
| з них | |||
| кількість справ постійного зберігання | 86 | 0 | 0 |
| кількість справ тривалого зберігання | 432 | 1 | 0 |
| кількість справ тимчасового зберігання | 522 | 1 | 273 |
Електронні цифрові підписи**
| (посада) | (електронна позначка часу) | (статус) |
| головний спеціаліст | 13:47 06.11.2017 | підтверджено |
| завідуючий сектором архівного зберігання | 13:47 06.11.2017 | підтверджено |
| директор Департаменту забезпечення документообігу | 11:21 09.11.2017 | підтверджено |
| Державний секретар Кабінету Міністрів | 17:36 22.11.2017 | підтверджено |
__________
* Інструмент фіксованого відбору даних зведеної номенклатури справ для поточного відображення (варіанти відбору: всі підрозділи, Департамент забезпечення документообігу, Юридичний департамент).
** Вимагаються електронні цифрові підписи відповідального (уповноваженого) працівника архіву установи, яким сформовано таблицю (складено номенклатуру), керівника архіву установи, керівника служби діловодства та керівника установи. Підтвердження та реквізити посадової особи - підписувача візуалізуються системою під час перевірки відповідного електронного цифрового підпису.
| Додаток 8 до Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну (пункт 205) |
ПРИМІРНА ФОРМА
для внесення даних опису справ в електронну таблицю системи електронного документообігу
| Установа: | Секретаріат Кабінету Міністрів України | ||||||
| Підрозділ: | Управління протоколу | ||||||
| Рік: | 2017 | ||||||
| Протокол ЕК: | 285/11-17 від 23.11.2017 * | ||||||
| Протокол ЕПК: | 44-31/1-17 від 30.11.2017 ** | ||||||
| Індекс справи | Заголовок справи (тому) | Дата початку | Дата закінчення | Кількість сторінок | Строк зберігання | Робочі позначки | |
| У цей опис включено | 30 справ з № 36-27 по № 36-59. |
| Пропущено справи | № 36-31 і 36-44 |
| Передано за описом | 30 справ |
Електронні цифрові підписи***
| (посада) | (електронна позначка часу) | (статус) |
| головний спеціаліст | 17:36 04.12.2017 | підтверджено |
| начальник Управління протоколу* | 11:21 06.12.2017 | |
| завідуючий сектором архівного зберігання | 13:47 12.12.2017 | підтверджено |
| директор Департаменту забезпечення документообігу** | 12:32 15.12.2017 | підтверджено |
__________
* Для опису справ підрозділу.
** Для зведеного опису справ установи.
*** Для зведеного опису справ установи вимагаються електронні цифрові підписи відповідального (уповноваженого) працівника архіву установи, якою сформовано таблицю (складено опис), керівника архіву установи та керівника служби діловодства. Для опису справ підрозділу вимагаються електронні цифрові підписи особи, відповідальної за діловодство у підрозділі укладання, якою сформовано таблицю (складено опис), керівника архіву установи та керівника підрозділу укладання. Підтвердження та реквізити посадової особи - підписувача візуалізуються системою під час перевірки відповідного електронного цифрового підпису.
| Додаток 9 до Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну (пункт 205) |
ПРИМІРНА ФОРМА
для внесення даних акта про вилучення для знищення документів в електронну таблицю системи електронного документообігу
АКТ
про вилучення для знищення документів
| Номер акта: | 36-17 | ||||||
| Дата акта: | 15.12.2017 | ||||||
| Установа: | Секретаріат Кабінету Міністрів України | ||||||
| Підрозділ: | Управління протоколу | ||||||
| Підстава: | |||||||
| протокол ЕК: | 278/11-17 від 08.11.2017 | ||||||
| Індекс справи | Заголовок справи (тому) | Дата початку | Дата закінчення | Кількість справ (томів) | Строк зберігання | Робочі позначки | |
| Разом до знищення | 7 справ за 2015-2017 рік. |
| Кількість документів | 1271 (одна тисяча двісті сімдесят один) |
| Приймально-здавальна накладна: | № 741 від 12.12.2017 * |
| Метод знищення | видалення з бази даних |
Електронні цифрові підписи
| (посада) | (електронна позначка часу) | (статус) |
| головний спеціаліст ** | 17:36 18.12.2017 | підтверджено |
| головний спеціаліст *** | 11:21 19.12.2017 | підтверджено |
| начальник Управління протоколу **** | 13:12 20.12.2017 | підтверджено |
| директор Департаменту забезпечення документообігу ***** | 16:43 21.12.2017 | підтверджено |
| Державний секретар Кабінету Міністрів ****** | 14:14 22.12.2017 | підтверджено |
| головний спеціаліст ******* | 10:01 25.12.2017 | Підтверджено |
* Не обов’язкове поле.
** Особа відповідальна за діловодство у підрозділі укладання, якою сформовано таблицю (складено акт).
*** Посадова особа, яка проводила експертизу цінності.
**** Керівник підрозділу укладання.
***** Керівник служби діловодства.
****** Керівник установи.
******* Особа, яка знищила (у разі наявності електронного цифрового підпису).
Дата добавления: 2018-08-06; просмотров: 469; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!