Журнал обміну електронних документів
25. Журнал обміну є окремим електронним реєстром у складі системи електронного документообігу (веб-модуля системи взаємодії), який формується із переліку записів про проходження примірників електронних документів через систему взаємодії.
Журнал обміну складається з таких логічно розподілених розділів: надіслані, отримані, зареєстровані та відмовлено в реєстрації.
26. Розділи журналу обміну мають такі обов’язкові інформаційні атрибути:
надіслані - номер і дата реєстрації електронного документа, адресат, короткий зміст, вид, дата і час надсилання, а також атрибути інформаційного повідомлення;
отримані - вихідні номер і дата реєстрації електронного документа, кореспондент, дата і час доставки;
зареєстровані - до атрибутів розділу отриманих додаються номер і дата реєстрації електронного документа установою-адресатом та прізвище, ім’я, по батькові реєстратора, найменування структурного підрозділу, відповідального за виконання документа в установі, прізвище, ім’я, по батькові, телефон та службова електрона пошта його керівника, прізвище, ім’я, по батькові працівника, відповідального за виконання документа в установі, його телефон та службова електронна пошта;
відмовлено в реєстрації - до атрибутів розділу отриманих додаються дата і підстава відмови, прізвище, ім’я, по батькові та телефон реєстратора, яким здійснено відмову.
27. Інформаційні повідомлення автоматично вносяться до журналу обміну та додаються до відповідних записів про проходження примірників електронних документів через систему взаємодії та реєстраційно-моніторингових карток відповідних електронних документів.
|
|
|
Інформаційне повідомлення автоматично генерується системою електронного документообігу (веб-модулем системи взаємодії) та надсилається відправнику одразу за фактом доставки, отримання, реєстрації, відмови у реєстрації електронного документа адресатом.
Інформаційні повідомлення не потребують окремої їх реєстрації та візуалізації у вигляді документа або сторінки в електронній або паперовій формі.
28. Інформаційні повідомлення мають такі обов’язкові атрибути:
про надсилання - статусне інформаційне повідомлення “Надіслано” та дата і час надсилання;
про доставку - статусне інформаційне повідомлення “Доставлено” та дата і час доставки;
про реєстрацію - статусне інформаційне повідомлення “Зареєстровано” та номер і дата реєстрації електронного документа;
про відмову у реєстрації - статусне інформаційне повідомлення “Відмова у реєстрації”, дата, час, підстава відмови, прізвище, ім’я, по батькові та телефон реєстратора, яким здійснено відмову.
|
|
|
Також система взаємодії має здійснювати оперативне інформування користувача системи взаємодії про:
позитивний результат технічної перевірки системою взаємодії надісланого користувачем документа та його постановку в чергу на завантаження до системи електронного документообігу (веб-модуля системи взаємодії) адресата;
кількість документів, що стоять в черзі на завантаження до системи електронного документообігу (веб-модуля системи взаємодії) користувача.
Особливості електронної взаємодії без застосування системи взаємодії
29. Інформаційний обмін між працівниками установ здійснюється лише з використанням службової електронної пошти.
30. Інформаційний обмін здійснюється з метою:
попереднього погодження редакції проектів спільних електронних документів, зокрема співрозроблення проектів актів;
доведення управлінської інформації до відома, зокрема про плани та роботу відповідних установ;
інформування про прийняті установою управлінські рішення;
з’ясування стану опрацювання установою електронних документів, що надійшли на їх розгляд.
31. Інформація з листування службовою електронною поштою може використовуватися для підтвердження виконаних дій.
32. Інформаційний обмін службовою електронною поштою не має юридичної сили.
33. Інформаційний обмін службовою електронною поштою не допускається щодо інформації з обмеженим доступом.
Дата добавления: 2018-08-06; просмотров: 259; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!