Документационного обеспечения управления
Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. В организациях с небольшим документооборотом те же функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.
Если учреждение крупное, имеет сложную структуру, большую штатную численность, организацией работы с документами занимается управление делами. В состав управления делами могут входить:
- секретариат (приемная или секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегиального органа);
- отдел контроля исполнения документов;
- канцелярия;
- отдел обращений граждан;
- группы рассмотрения писем (жалоб);
- копировально-множительного бюро;
- отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;
- центральный архив.
Процесс управления делопроизводством как обеспечивающий деятельностью включает:
- изучение условий, в которых предполагается осуществлять делопроизводство (ДОУ);
- подготовку и принятие управленческих решений;
- информирование структурных подразделений о принятых решениях и вытекающих из них задачах, объеме и содержании последних, а также сроках и последовательности их выполнения;
- подготовку структурных подразделений к выполнению принятых решений, включая предоставление им соответствующий информации и полномочий;
|
|
|
- организацию и поддержание взаимодействия между структурными подразделениями при подготовке и в ходе выполнения ими задач (действий);
- организацию и поддержание обеспечения структурных подразделений при подготовке и в ходе выполнения ими задач (действий);
- руководство структурными подразделениями непосредственно в ходе выполнения ими задач (действий), включая своевременное и точное реагирование на возможные изменения условий их выполнения;
- организацию и осуществление надлежащего контроля за ходом выполнения задач (действий);
- оказание структурным подразделениям помощи;
- оценка выполнения задач (действий) на предмет соответствия фактических результатов планируемым, в том числе по полноте, своевременности и качеству.
Таким образом, в качестве основного объекта управления делопроизводством выступает документированная информация – документы или их упорядоченная совокупность. Одновременно осуществляется управление персоналом определенной квалификации и численности, привлекаемым к выполнению соответствующих задач (действий), а также управление различными видами ресурсов, необходимость в которых определяется объемом и содержанием задач (действий), последовательностью и сроками их выполнения.
|
|
|
Инструкция по документационному обеспечению управления
Работа с документами в организации ведется по определенным правилам, установленным инструкцией по документационному обеспечению управления (делопроизводству). Инструкция – нормативный документ, обязательный для всех работников организации, в ней устанавливаются единых правила составления и оформления документов, правила регистрации и учета документов, организации документооборота, контроля исполнения документов и формирования текущего архива организации. Инструкция по документационному обеспечению управления устанавливает технологию работы с документами в организации, охватывая весь жизненный цикл документа: от его создания или поступления документа до завершения исполнения и отправки адресату или передачи на хранение в архив. Инструкция разрабатывается службой документационного обеспечения управления, утверждается руководителем организации и имеет обязательный характер для всех работников.
|
|
|
Инструкции по документационному обеспечению управления в организации разрабатываются на основе современного законодательства в сфере информации и документации, положений государственных стандартов России на документы, нормативных правовых актов Росархива по делопроизводству и архивному делу.
Инструкция по документационному обеспечению управлению должна последовательно отражать все стадии работы с документами в организации. Она должна включать разделы, содержащие правила:
- документирования деятельности (требования к бланкам, оформление реквизитов документов, оформление отдельных видов документов);
- организации документооборота (обработка входящих и и сходящих документов, регистрация документов, контроль исполнения документов);
- систематизации документов и организации их хранения (экспертиза ценности документов, составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, передача дел на архивное хранение).
Инструкция должна устанавливать порядок:
- изготовления документов с помощью компьютерной техники;
- хранения, учета и использования бланков, печатей, штампов;
|
|
|
- использования факсимильной связи и электронной почты;
- ксерокопирования и тиражирования документов.
В зависимости от специфики деятельности учреждения, его структуры, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, применяемых технических средств и других особенностей инструкция по документационному обеспечению управлению может дополняться другими разделами, например, документирование работы коллегиального органа (коллегии, совета директоров, учебного совета); оформление писем, направляемых за рубеж.
Отдельные положения инструкции по делопроизводству могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, правилах и методических документах, посвященных отдельным направлениям и участкам работы с документами, например специальной инструкцией регламентируется порядок работы с документами ограниченного доступа, порядок работы с обращениями граждан.
Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.
Дата добавления: 2018-06-01; просмотров: 228; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!