Порядок выдачи денежных средств в подотчет.

Как указывалось ранее, отечественные предприятия вправе выдавать наличные деньги на производственные нужды. Какие-либо ограничения максимального размера выдаваемой суммы положениями отечественного права не предусмотрены.

Каждая компания самостоятельно определяет цели выдачи таких денег, а также конкретные производственные нужды, для удовлетворения которых соответствующие средства предоставляются.

Центробанк Российской Федерации в пункте 6.3 своих Указаний отметил, что подотчетные средства могут быть предоставлены работнику на основании письменного заявления последнего. Каких-либо специфических требований к форме такого документа Банк России не предъявил.

К содержанию указанного заявления Центробанк РФ предъявляет вполне конкретные требования. В таком документе обязательно должна быть указана не только сумма денежных средств, но и срок, на который они выдаются. Дата и подпись генерального директора предприятия должны обязательно присутствовать на таком обращении.

Следует подчеркнуть, что Центробанк России прямо указал, что выдача денег под отчет из кассы в 2017 году производится на основании письменной просьбы, именуемой заявлением. Для исключения возможных рисков нарушения кассовой дисциплины вполне обоснованно все документы с просьбой выдачи наличных денежных средств на производственные нужды именовать «заявлением».

Шаг 1: проверьте наличие задолженности

Уточните, не числится ли за работником задолженность по ранее полученным под отчет денежным средствам. Если за прошлые суммы работник не отчитался, то выдавать новую сумму нельзя.

Шаг 2: получите заявление

Работник должен подать на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств под отчет. Единой формы заявления нет, поэтому может применяться произвольная форма. В тексте заявления должны быть отражены:
- сумма наличных денежных средств;
- срок выдачи.
Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату (подпункт 6.3 Указания). Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).

Шаг 3: Оформите расходный кассовый ордер

После получения заявления оформите расходный кассовый ордер. Форма ордера (КО-2) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88.
Кассовый ордер может оформить (подпункт 4.2 п. 4 Указания):
- главный бухгалтер;
- бухгалтер или иное должностное лицо (в том числе кассир), определенное в распорядительном документе, или должностное лицо организации, физическое лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета;
- руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
Кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером. В случае их отсутствия — руководителем (подпункт 4.3 п. 4 Указания).

Шаг 4: Передайте ордер в кассу

Кассир проверяет полученный ордер. Если ошибок нет, то после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющему личность, работнику выдаются наличные деньги (подпункт 6.1 п. 6 Указания). Кассовый ордер подписывается получателем и кассиром.

Шаг 5: Проверьте кассовую книгу

По оформленному ордеру кассир должен провести запись в кассовой книге. При этом записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку (подпункт 4.6 п. 4 Указания).

 

 

Синтетический и аналитический учет движения подотчетных сумм.

В связи с производственной необходимостью в организациях часто приходится оплачивать административно-хозяйственные и операционные расходы наличными денежными средствами. В по­добных случаях работнику организации могут быть выданы на­личные деньги под его персональную ответственность (под от­чет) для выполнения конкретных действий по распоряжению (при­казу) руководителя. Такие работники называются подотчетными лицами, список которых утверждается распоряжением или при­казом по организации.

Наличные деньги могут выдаваться персоналу организации для выезда в служебные командировки на определенный срок, в це­лях выполнения конкретного задания в интересах организации (вне места постоянной работы.).

На время командировки работника за ним сохраняются долж­ность и средний заработок. Основанием для выезда в служебную командировку является приказ о направлении работника в ко­мандировку, согласно которому выписывается командировочное удостоверение.

Расходы по командировкам: на проезд в оба конца; по найму жилья; суточные за время нахождения в командировке должны быть подтверждены документально.

В командировочном удостоверении о прибытии и выбытии в каж­дый пункт с указанием даты делаются соответствующие отметки. Проезд к месту командировки и обратно возмещается в сумме фак­тических расходов, отраженных в документах. Этот вид расхода не лимитируется и требует согласия только руководителя организации.

Суточные за время нахождения в командировке, а также рас­ходы по найму жилья лимитируются Приказами Минфина Рос­сии. Однако предприятие вправе осуществлять дополнительные выплаты персоналу сверх лимита на командировочные расходы. Это связано напрямую с формированием налогооблагаемой базы. Все денежные средства, выплаченные сверх утвержденных лими­тов, не уменьшают налогооблагаемую базу по налогам на при­быль и на добавленную стоимость.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале-ордере 7 или в соответствующей таблице при автома­тизированном учете на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На выданные под отчет суммы наличных денег счет 71 «Расче­ты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции с кре­дитом счета 50 «Касса».

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кре­дитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты на приобретенные товарно-материальные ценности, или другими счетами в соответствии с расходами.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в уста­новленные сроки, отражаются на дебете счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредите счета 71 «Расчеты с подот­четными лицами». В дальнейшем эти суммы удерживаются из за­работной платы: дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В случае невозможности удержания сумм задолженности из за­работной платы делается проводка дебет счета 73 «Расчеты с пер­соналом по прочим операциям» и кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, вы­данной в подотчет.

 

---

Дата добавления: 2018-06-27; просмотров: 457; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!