ГЛАВА 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ РАБОТЫ СЕКРЕТАРИАТА В ООО «СОЮЗ»
По результатам проведенного анализа структуры и функций секретаря в организации можно сделать следующие выводы. Не все типовые функции документационное обеспечение управления в организации исполняются. Соответственно организационной проблемой является регламентация задач и функций секретаря. Большим минусом для организации является то, что руководство не назначает сроки исполнения документов, поэтому контрольная функция службы документационного обеспечения управления никем не исполняется. Это ухудшает эффективность управления организацией. Поэтому у организации проблемы с осуществлением порядка документирования и работы с документами, построением поисковых систем. Не соблюдаются ГОСТы, по оформлению документов и ведению документационное обеспечение управления. Для исправления ситуации руководству необходимо четко регламентировать задачи и функции секретаря, организовать разработку всей необходимой для документационного обеспечения управления документации.
Для исправления ситуации необходимо организовать работу секретаря в соответствии с правилами работы служб ДОУ, разработать должностную инструкцию в соответствии с Трудовым Кодексом РФ.[13]
Должностные обязанности должны включать помимо использующихся в организации функций, те, которые не исполняются, исходя из проведенного анализа: контроль за исполнением документов, проверка правильности оформления документов для руководства сотрудниками, расчет объема документооборота, разработка номенклатуры дел, организация своевременного рассмотрения документов руководством, организация хранения документов, организация работы архива. Многие формулировки можно взять из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.
|
|
|
В организации необходимо создать перечень документов, подлежащих регистрации, согласно Примерному перечню документов, подлежащих обязательной регистрации.
Так же следует расширить штатное расписаниехотя бы на три штатные единицы. Что бы разграничит обязанности бухгалтера и секретаря. Также ввести должность техника и юриста.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В данной работе были рассмотрены анализ структуры и функций службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на примере ООО «Союз».
Управленческие решения принимаются на основе информации, которая содержится в документах. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) учреждений является важнейшей обслуживающей функцией управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением - службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).
|
|
|
Эффективность труда сотрудников службы документационное обеспечение управления в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современной офисной техникой, от учета при создании службы документационное обеспечение управления организационного, юридического и технического аспектов.
Хорошо организованная управленческая деятельность строится таким образом, что каждый отдел (сотрудник) выполняет свои определенные функции. Если каждый отдел (сотрудник) будет четко выполнять свои обязанности и функции, тогда не будет возникать дублирования по выполнению каких-либо управленческих действий и вся деятельность будет четко регламентирована.
Независимо от названия отдела, который занимается делопроизводством (служба документационное обеспечение управления, канцелярия, секретариат и т. д.), основной его целью является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.
Основными целями и задачами службы документационное обеспечение управления являются:
|
|
|
· организация порядка документирования, организация работы с
документами, построение поисковых систем;
· контроль исполнения и подготовки документов к передаче в
государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
· сокращение документооборота, количества форм документов;
· разработка и внедрение нормативных и методических
документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;
· совершенствование форм и методов работы с документами;
· обеспечение единой разработки и внедрения прогрессивных
технологий документационного обеспечения управления на базе применения современной организационной техники.
Проанализировав структуру и функции службы документационное обеспечение управления ООО «Союз» можно сделать следующие выводы.
Поскольку объем документооборота в организации небольшой, служба документационное обеспечение управления представлена секретарем.
Не все типовые функции документационное обеспечение управления в организации исполняются. Соответственно организационной проблемой является регламентация задач и функций секретаря. Большим минусом для организации является то, что руководство не назначает сроки исполнения документов, и контрольная функция службы документационное обеспечение управления никем не исполняется. Это ухудшает эффективность управления организацией. В организации не соблюдаются ГОСТы, ГСДОУ по оформлению документов и ведению документационное обеспечение управления.
|
|
|
Для усовершенствования работы службы документационное обеспечение управления (секретаря) необходимо организовать работу секретаря в соответствии с правилами работы служб ДОУ. Для этого должна быть разработана должностная инструкция секретаря.
Руководству организации необходимо устанавливать сроки исполнения документов. Должностные обязанности секретаря должны включать помимо использующихся в организации функций, те, которые не исполняются, исходя из проведенного анализа: контроль за исполнением документов, проверка правильности оформления документов для руководства сотрудниками, расчет объема документооборота, разработка номенклатуры дел для подразделений, организация своевременного рассмотрения документов руководством, организация хранения документов, организация работы архива и проведение экспертизы научной и практической ценности документов. А также назначить комиссию, ответственную за проведение экспертизы ценности документов.
При увеличении объема документооборота свыше 10000 документов за год, необходимо увеличить численный состав службы документационное обеспечение управления. Этот процесс должен сопровождаться созданием положения о службе документационное обеспечение управления, разработкой новых должностных инструкций для сотрудников службы ДОУ, а также созданием инструкции по делопроизводству. Все это позволит повысить эффективность управления
Помимо этого, необходимо автоматизировать либо отдельные делопроизводственные операции, либо весь процесс документооборота. Это позволит добиться повышения производительности и качества труда сотрудников организации.
Таким образом, поставленная цель курсовой работы была достигнута, поставленные задачи выполнены.
ЛИТЕРАТУРА
1. Андреева В.И. Делопроизводство: практ. пособие / В.И.Андреева. -9изд., испр. и доп. - М.: Интел-синтез, 2003 -184с.
2. ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения. / Ростехрегулирование, Приказ 373-ст от 27.12.2006 (с изм. От 23.06.2009) // ИС СПС Консультант плюс.
3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст. / ИПК Издательство стандартов, 2003.
4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991.
5. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МЦФЭР, 2006. - 560 с.
6. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. (в ред. N 37 от 29.04.2008 N 200)
7. Кузнецова Т.В Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) 5-е издание, испр. и дополн.- М.:ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007.- 528с.
8. Кузнецова Т.В. Секретарское дело - Изд. 6-е, исправленное и дополненное - М.: ООО “Журнал “Управление персоналом”, 2006. - 344 с.
9. Основные правила работы архивов организаций. //Росархив, ВНИИДАД. - М., 2003.
10. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения.//Росархив, ВНИИДАД. - М., 2001.
11. Приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 "Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия" // "Сборник законодательных и нормативных правовых актов об архивном деле", Москва, 2002
12. Служба документационного обеспечения управления (служба ДОУ) [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http:// www/.termika.ru
13. " Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ(принят ГД ФС РФ 21.12.2001)(ред. от 25.11.2009)(с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2010)//CПС Консультант Плюс
14. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (принят ГД ФС РФ 25.04.2006) // СПС Консультант Плюс
15. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (принят ГД ФС РФ 1.10.2004) (ред. От 13.05.2008) // СПС Консультант Плюс
Дата добавления: 2018-06-27; просмотров: 624; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!