Задачи и функции службы документационное обеспечение управления
Министерство образования и науки Российской Федерации
Министерство образования Красноярского края
КГБПОУ «Красноярский педагогический колледж № 2»
Цикловая комиссия социальной работы
Кашихина Алёна Юрьевна
ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ НА ПРИМЕРЕООО «СОЮЗ»
Курсовая работа
Руководитель:
Немерова Л.Н.,
преподаватель
______________________
Красноярск, 2018
СОДЕРЖАНИЕ
| Стр. | |
| Введение | 3 |
| Глава 1. Организация службы документационного обеспечения управления | 4 |
| 1.1 Организационное построение службы документационного обеспечения управления | 4 |
| 1.2 Типовые задачи и функции службы документационного обеспечения управления | 8 |
| 1.3Типовая структура и численный состав документационного обеспечения управления | 11 |
| Глава 2. Анализ структуры и функций службы документационного обеспечения управления на примере ООО "СОЮЗ" | 17 |
| 2.1 Характеристика ООО "СОЮЗ" | 17 |
| 2.2 Анализ структуры и функций службы документационного обеспечения управления | 19 |
| Глава 3.Предложения по совершенствованию документационного обеспечения управления в ООО"СОЮЗ" | 21 |
| Заключение | 23 |
| Литература | 26 |
| Приложения | 28 |
|
|
|
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность данной темы состоит в том, что от того, насколько эффективно функционирует службадокументационного обеспечения управления, зависит процесс управления организациями и учреждениями.
Предмет данной курсовой работы – организация службы ДОУ на примере ООО «СОЮЗ»
Объект данной курсовой работы - процессы организации службы документационного обеспечения управления.
Цель данной курсовой работы - проанализировать структуру и функции службы документационного обеспечения управления на примере организации.
Задачи:
§ описать организационное построение службыдокументационного обеспечения управления;
§ раскрыть типовые задачи и функции службыдокументационного обеспечения управления;
§ описать типовую структуру и численный состав службыдокументационного обеспечения управления;
§ проанализировать структуру и функции службыдокументационного обеспечения управления на примере конкретнойорганизации;
§ внести предложения по совершенствованию службыдокументационного обеспечения управленияворганизации.
ГЛАВА1. ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
Организационное построение службы документационного обеспечения управления
|
|
|
Управленческие решения принимаются на основе информации, которая содержится в документах. Поэтому документационное обеспечение управления (ДОУ) учреждений является важнейшей обслуживающей функцией управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением - службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).
В пятом разделе Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. закреплено следующее: "Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации".
Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:
|
|
|
§ структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннююструктуру, если имеет, то сложная она или нет);
§ требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобыназвание было несложным, легко запоминалось и произносилось);
§ существующие делопроизводственные традиции.
В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.
Эффективность труда сотрудников службы документационного обеспечения управления в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современной офисной техникой, от учета при создании службы документационного обеспечения управления организационного, юридического и технического аспектов.
Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы документационного обеспечения управления, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными, то есть создание условий для разделения труда и его специализации.
|
|
|
Среди организационных проблем можно выделить:
§ выбор оптимальной организационной формы работы сдокументами;
§ определение должностного и численного состава службыдокументационного обеспечения управления;
§ регламентация задач и функций службы документационного обеспечения управления вцелом, её подразделений;
§ повышение квалификации сотрудников службы.
Под техническим аспектом понимается продуманная политика установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе.
На сегодня в практике выработалось три формы организационного производства: централизованная; децентрализованная; смешанная.[2]
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного подразделения или одного сотрудника. В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов с момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов для их передачи в архив.
Такая форма работы с документами является наиболее рациональной, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы документационного обеспечения управления за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику и т. д. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота 10 тыс. документов в год.
Децентрализованная форм организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного подразделения. Эта форма характерна для организаций и предприятий, имеющих отделы, находящиеся в различных помещениях, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности подразделений).
Смешанная форма организации работы с документами - самая распространенная. При этом (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование) сосредотачивается в центральной службе документационное обеспечение управления, а в каждом подразделении выполняются операции по созданию документов, их систематизации, хранению дел.
Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция проводится для одних документов централизовано (например, в канцелярии), а для других - децентрализовано (в подразделениях). Чаще всего в подразделениях регистрируются внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по личному составу и т. д.
Говоря о службе документационного обеспечения управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции.
Задачи и функции службы документационное обеспечение управления
Хорошо организованная управленческая деятельность строится таким образом, что каждый отдел (сотрудник) выполняет свои определенные функции. Если каждый отдел (сотрудник) будет четко выполнять свои обязанности и функции, тогда не будет возникать дублирования по выполнению каких-либо управленческих действий и вся деятельность будет четко регламентирована.
Независимо от названия отдела, который занимается делопроизводством (служба документационного обеспечения управления, канцелярия, секретариат и т. д.), основной его целью является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.[1] Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:
§ постоянное совершенствование форм и методов работы сдокументами;
§ обеспечение единого порядка документирования, организацииработы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов;
§ сокращение документооборота;
§ разработка и внедрение нормативных и методическихдокументов по совершенствованию документационного обеспечения ворганизации.
Основными целями и задачами службы документационного обеспечение управления являются:
§ организация порядка документирования, организация работы сдокументами, построение поисковых систем;
§ контроль исполнения и подготовки документов к передаче вгосударственный архив в соответствии с действующими нормативами;
§ сокращение документооборота, количества форм документов;
§ разработка и внедрение нормативных и методическихдокументов по совершенствованию документационного обеспечения организации;
§ совершенствование форм и методов работы с документами;
§ обеспечение единой разработки и внедрения прогрессивныхтехнологий документационного обеспечения управления на базе применения современной организационной техники.
В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.
К технологическим функциям следует отнести:
§ осуществление первоначальной (экспедиционной) обработкивходящих документов;
§ регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
§ ведение информационно-справочной работы по документаморганизации;
§ машинописное изготовление документов (набор текста накомпьютере);
§ копирование, тиражирование и оперативное размножениедокументов;
§ разработка и проектирование бланков документов;
§ подготовка документов к отправке.
Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:
§ подготовка к докладу руководству поступающих документов;
§ организация своевременного рассмотрения документовруководством организации;
§ регулирование хода исполнения документов, прохождения иисполнения документов в установленный срок;
§ организация хранения документов в структурныхподразделениях;
§ организация работы архива в соответствии с правилами,инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;[10]
§ повышение квалификации работников делопроизводственнойслужбы и архива;
§ организация рабочих мест работников делопроизводственнойслужбы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
§ организация документационное обеспечение управления по обращениям граждан;
§ разработка (совместно с соответствующими структурнымиподразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.
К контрольным функциям относят:
§ контроль за правильностью оформления документов,представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);
§ контроль за сроками исполнения документов;
§ осуществление контроля за правильностью оформления иформирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
§ организация контроля за работой с документами вструктурных подразделениях;
§ обобщение сведений о ходе и результатах исполнениядокументов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
§ обеспечение хранения дел и оперативного использованиядокументной информации.
Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:
§ разработку номенклатуры дел организации, инструкции поделопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему документационное обеспечение управления организации;
§ проведение экспертизы научной и практической ценностидокументов;
§ проведение совещаний и консультирование по вопросам,относящимся к компетенции делопроизводственной службы.
Дата добавления: 2018-06-27; просмотров: 411; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!