Разработка простейшей базы данных в Microsoft Access
Создать базу данных (БД) можно различными способами:
- выбрать Новая база данных и нажатьОк;
- использовать команду Файл\Создать;
- нажать кнопку Создать на панели инструментов.
Во всех случаях возможно создать новую пустую БД (вкладка Общие) и выбрать образец (вкладка Базы данных).
Cоздание таблицы
Таблица создается после образования БД через окно БД. В этом окне необходимо выбрать категорию Таблицыи нажать кнопку Создать.
При этом открывается окно диалога Новая таблица(рисунок 9).
Рисунок 9 – Окно создания таблицы
В его правой части представлены варианты дальнейших действий:
- Режим ввода данных (Режим таблицы);
- Конструктор;
- Мастер таблиц;
- Импорт таблиц;
- Связь таблиц.
Непосредственно для создания таблицы используются первые три варианта. При выборе варианта производится создание таблицы, после чего ей необходимо присвоить имя и сохранить. Рассмотрим эти варианты подробнее.
Создание таблицы с помощью Мастера.
MS Access содержит целый ряд таблиц, которые можно использовать в качестве прототипов требуемой таблицы. После запуска Мастера таблиц возникает последовательность диалоговых окон (переход по кнопке Далее), позволяющих выбрать таблицу с помощью Образцов таблиц и соответствующих им Образцов полей.Поля можно переименовать по желанию. Можно установить и связи между таблицами с использованием соответствующего окна. Завершение работы производится кнопкой Готово.
|
|
|
Создание таблицы в режиме таблицы (ввод данных)
Таблица создается по умолчанию при выборе данного режима в окне Таблица\Создать.Автоматически появляется таблица на 10 столбцов с универсальными названиями и 20 строк (рисунок 10).
Рисунок 10 – Мастер создания таблицы
Для проверки правильности задания типов и редактирования названий полей необходимо перейти в Конструктор таблиц (Вид\Конструктор или специальная кнопка).
Создание таблицы в режиме Конструктора
Этот режим предоставляет наиболее широкие возможности по определению параметров создаваемой таблицы. В окне диалогаНовая таблица необходимо выбрать опцию Конструктор и нажать Ок.
В верхней части окна Конструктора имеется зона описания создаваемых полей: название, тип данных (выбор из всплывающего окна), описание (комментарий для пользователя, возникающий при просмотре таблицы в нижней части экрана).
Важное значение имеет тип Счетчик (автоматическое присвоение новой записи следующего номера без возможности исправления) и Мастер подстановок.
Поле типа OLE позволяет включать в таблицу графические объекты, видео и звуковые файлы, программы и т. п. Для включения этих объектов надо выполнить в режиме таблицы команду меню Вставка/Объект или нажать правую кнопку мыши и выбрать опцию Добавить объект или Объект…/Изменить объект. В появившемся окне в случае использования уже созданного объекта надо задать Создать из файла и выбрать нужную информацию.
|
|
|
В Конструкторе таблицы можно указать для поля Первичный ключ. Ключ указывается для поля, содержащего информацию, которая однозначно идентифицирует запись (пример – порядковый номер). Его можно задать нажатием соответствующей кнопки на панели инструментов или через правую кнопку мыши.
Структуру таблицы в этом окне можно корректировать, изменяя наименование поля и его тип, выполняя вставку нового поля, удаляя ненужное поле, меняя порядок следования полей.
В нижней части окна Конструктора содержится дополнительная информация по полю (Общие/Подстановка). Она часто используется для ускорения ввода данных в таблицу (см. ниже).
Важной операцией является задание значений в строках Обязательное поле, Индексированное поле.
Для индексированного поля возможно задание варианта:
- нет;
- да (допускаются совпадения);
|
|
|
- да (совпадения не допускаются).
Разработанную структуру таблицы необходимо сохранить.
Следует придерживаться определенных правил при создании таблицы и вводе в нее информации:
- никогда не создавать поле, информация в котором может быть вычислена на основании других полей;
- никогда не создавать повторяющихся полей;
- никогда не создавать полей с одинаковыми значениями во всех записях;
- каждая запись должна быть уникальной;
- необходимо наличие уникального ключа.
Многотабличные базы данных
Возможно создание баз данных, информация в которых содержится в нескольких таблицах. При этом между таблицами должны быть установлены связи (отношения). Связь устанавливается на основании данных в совпадающих полях. Поля могут иметь и разные имена, но тип данных должен совпадать (допускается связь через поля Счетчик - Числовое/Длинное целое).
MS Access поддерживает четыре типа отношений:
- один к одному;
- один ко многим;
- многие к одному;
- многие ко многим.
Отношение один к одному означает, что каждая запись в одной таблице соответствует только одной записи в другой таблице.
Отношение один ко многим и многие к одному означает, что каждая запись в одной таблице соответствует нескольким записям в другой таблице.
|
|
|
Отношение многие ко многим означает, что одна запись в первой таблице может быть связана с несколькими записями во второй таблице и одна запись во второй таблице может быть связана с несколькими записями в первой таблице. Такую связь можно создать только через третью (промежуточную) таблицу.
Связь устанавливается заданием общего поля.
Первые три вида связей формируются одинаково. Создание связей производится в окне Схема данных (рисунок 11) при выполнении команды Сервис/Схема данных или при нажатии одноименной кнопки. Таблицы должны быть закрыты. В окне нужно указать таблицы командой Связи/Добавить таблицу или кнопкой на панели инструментов (через окно Добавление таблицы). Имя поля в первой таблице схемы данных надо «перетащить» мышью во вторую таблицу на связываемое поле. В результате появятся линия и окно диалога Изменение связей. Необходимо проверить правильность связи и подтвердить ее создание. Также в этом окне важно определиться с опцией Обеспечение целостности данных. При выборе этой опции, правильном задании ключевого поля и индекса (в Конструкторе таблиц) на линии связи возникают соответствующие значки типа связи.
Одно из полей связи обязательно должно быть ключевым.
В окне Схема данных можно выполнять следующие действия:
- изменить структуру таблицы (правая кнопка мыши на обозначении таблицы);
- изменить связь (двойное нажатие кнопки мыши на линии связи);
- удалить связь (двойное нажатие кнопки мыши на линии связи);
- удалить таблицу из схемы данных (кнопка Delete).
В результате установления связей при просмотре таблицы возникает специальный значок (крест), нажатие на который открывает связанные записи подчиненной таблицы. Повторное нажатие закрывает эту всплывающую информацию. Такая процедура не позволяет полностью просмотреть информацию в БД со связью многие ко многим.
Рисунок 11 – Схема данных
Дата добавления: 2018-05-12; просмотров: 220; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!