Создание документа на основе шаблона
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное
учреждение высшего профессионального образования
«Тульский государственный университет»
Кафедра «Финансы и менеджмент»
Информационные системы в экономике
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
по проведению практического занятия № 1 на тему:
«Оформление документации в Microsoft Word»
для студентов специальностей
направления: 521600 «Экономика»
специальностей: 060400 «Финансы и кредит»;
060500 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»;
060800 «Мировая экономика»
всех форм обучения
Тула 2012
Разработал к.э.н., доцент кафедры «ФиМ» Огнянович А.В.
Содержание
1. Цель и задачи проведения практического занятия. 4
2. Содержание практического занятия. 5
2.1. Стили и шаблоны.. 5
2.2. «Очистка» текста документа от «мусора». 46
3. Задание на практическое занятие. 47
4. Отчет о выполнении практического задания. 48
Список рекомендуемой литературы. 49
Цель и задачи проведения практического занятия.
В современном мире специалист экономического профиля вынужден достаточно часто составлять различные документы. Чаще всего для этого используется текстовый процессор MS Word.
Цель данной работы заключается в закреплении навыков правильного использования средств MS Word для выполнения оформления документов, что позволяет в дальнейшей профессиональной деятельности добиться более высоких результатов с наименьшими затратами сил и средств.
|
|
|
Задачи данной работы состоят в умении выполнять следующие действия в MS Word:
1. создавать и использовать стили;
2. настраивать параметры абзаца;
3. настраивать параметры шрифта;
4. настраивать параметры страницы;
5. работать с рисунками, формулами, таблицами;
6. «очищать» текстовый документ от различного «мусора» в оформлении с помощью режима отображения непечатаемых символов и инструмента поиска и замены.
Содержание практического занятия.
Стили и шаблоны
Совершенно очевидно, что для эффективного форматирования текста документов необходим определенный механизм, и можно даже в общих чертах описать принцип его действия. Программа, реализующая такой механизм, должна предоставлять возможность:
· определить именованные типы документов, с которыми вы работаете, например: договор, календарный план, заявление, заказ, глава книги и т. п.;
· для каждого из этих типов определить именованные типы структурных элементов документа и их оформление, например параметры абзаца и шрифта для заголовков разных уровней, основного текста, нумерованных и маркированных списков и т. д.
|
|
|
Тогда, создавая или оформляя конкретный документ, достаточно будет выбрать его тип, а затем указать тип каждого из его структурных элементов, чтобы программа автоматически применила к ним соответствующие параметры форматирования. При этом информация о форматировании элементов различных типов документов должна храниться отдельно от самих документов, чтобы пользователь в любой момент мог изменить параметры форматирования того или иного элемента и чтобы заданное им форматирование было автоматически применено ко всем документам данного типа.
Эта простая, естественная и универсальная схема придумана давно и на практике доказала свою эффективность для самых разнообразных систем подготовки документов. Применяется она и в Word. На данном уроке вам предстоит освоить такой способ форматирования.
Понятия шаблона и стиля документа
То, что мы назвали типом документов, согласно терминологии программы Word называется шаблоном, а то, что мы назвали типом структурных элементов документа, в Word называется стилем.
Шаблон документа — это файл с расширением dot, в котором содержатся набор стилей, а также настройки меню, панелей инструментов и сочетаний клавиш, элементы автотекста и макросы. Шаблон может также включать текст, предназначенный для вставки в создаваемые на его основе документы.
|
|
|
Каждый документ Word связан с определенным шаблоном, который выбирается при его создании, используется по умолчанию или присоединяется к нему позднее. По умолчанию новые документы Word основываются на шаблоне шаблон;NormalNormal.dot. Далее мы будем называть его просто Normal.
Стиль — это именованный набор параметров форматирования, которые можно применить к выбранному фрагменту текста. Очевидно, что перечень параметров, применимых к конкретному фрагменту текста, зависит от его типа, поэтому различают четыре вида стилей:
· стиль;знакастиль знака — содержит только параметры шрифта;
· стиль;абзацастиль абзаца — содержит полный набор сведений, необходимых для форматирования абзаца, то есть параметры абзаца и параметры шрифта;
· стиль;таблицыстиль таблицы — содержит информацию о границах таблицы, цветах текста ее элементов, заливке, выравнивании и шрифтах;
· стиль;таблицыстиль списка — содержит сведения о форматировании маркированного или нумерованного списка.
Стили (то есть их имена и определения) хранятся в файлах документов и шаблонов. При создании документа в него копируется набор стилей из того шаблона, на котором он основан. Форматируя документ, можно использовать стили, содержащиеся в нем самом, а также стили из шаблона Normal и встроенные стили Word. Кроме того, можно применять стили из так называемых общих шаблонов.
|
|
|
Общие шаблоны не используются в качестве основы для конкретных документов, они загружаются автоматически при запуске программы или вручную после ее запуска, после чего хранящиеся в них стили становятся доступными во всех открываемых в программе документах.
Программа Word дает возможность не только изменять, переименовывать и удалять стили, содержащиеся в документе или шаблоне, но и создавать в нем новые стили. Кроме того, она позволяет копировать стили из одного файла в другой, в том числе из шаблона в шаблон, из шаблона в документ, из документа в шаблон и из документа в документ.
Все сказанное здесь о доступе к стилям и выполняемых над ними операциях относится и к другим элементам, которые могут храниться в шаблонах документов Word. Однако эти элементы сейчас описываться не будут, поскольку данный урок посвящен исключительно форматированию текста.
Создание документа на основе шаблона
Как вы только что могли убедиться, для эффективной работы с документами необходимо, чтобы они создавались на основе специализированных шаблонов, соответствующих типам документов. Поэтому прежде всего нужно рассмотреть процедуру создания документа на основе выбранного шаблона.
Посредством команды Файл-Создать откройте область задач Создание документа и в области Шаблоны щелкните на ссылке На моем компьютере. Программа отобразит диалоговое окно Шаблоны, показанное на рис. 1, где вы сможете выбрать один из имеющихся на компьютере шаблонов.
Вместе с Word устанавливается большой набор шаблонов для создания разнообразных документов личного и делового характера. Поэтому шаблоны на вашем компьютере есть обязательно.
Рис. 1.Выбор шаблона для создания нового документа
Когда вы щелкаете на значке шаблона, справа появляется образец документа, который будет создан на его основе. Создайте несколько документов на основе готовых шаблонов, чтобы получить представление о том, как они могут выглядеть.
Если щелкнуть на ссылке Новый документ в области задач Создание документа или выбрать значок с тем же именем в диалоговом окне Шаблоны, программа создаст новый документ на основе шаблона Normal. То же самое происходит после щелчка на кнопке Создать файл панели инструментов Стандартная . Вы не должны забывать, что при работе над документом доступны все сочетания клавиш, стили и другие элементы, входящие в состав шаблона Normal, даже если, создавая документ, вы выбрали иной шаблон.
Помимо шаблонов в диалоговом окне Шаблоны представлены так называемые мастера — мини-программы для создания стандартных документов. Каждая из них вводитсерию диалоговых окон, где можно выбрать разные варианты оформления документа и ввести сведения для заполнения его основных полей (таких, как имя адресата письма или реквизиты составителя резюме). Файлы мастеров, имеющие расширение wiz, присоединяются к документам подобно шаблонам, но их содержимое нельзя изменять. Набор стандартных мастеров устанавливается вместе с Word, а кроме того, их могут создавать разработчики программного обеспечения.
Форматирование текста с помощью стилей
Предположим, вы назначили некоторому фрагменту текста определенный стиль. Если теперь изменить параметры форматирования данного стиля в документе, внешний вид текста автоматически изменится. То же самое произойдет, если скопировать в документ одноименный стиль с другими параметрами из шаблона данного документа, другого шаблона или документа. При этом программа дает возможность задать для документа установку, которая обеспечивает автоматическое обновление стилей при его открытии — стили заново копируются в документ из его шаблона. Соответственно, любые изменения в шаблоне документа влияют на все основанные на нем документы, для которых задана упомянутая установка, и таким образом обеспечивается их согласованное форматирование.
Далее мы будем различать два способа форматирования текста: непосредственное, то есть выполненное вручную способами, о которых рассказывалось на предыдущем уроке, и стилевое, произведенное путем назначения тексту определенных стилей.
Встроенные стили
В программе Word определен ряд встроенных стилей и сочетаний клавиш для их применения. Эти стили и сочетания клавиш доступны в любом документе Word, если только они не переопределены в самом документе или в его шаблоне. Важнейшие из них приведены в табл. 5.1. Кроме того, существуют стили для заголовков следующих, более низких, уровней, для различных видов списков, для таблиц с разнообразным оформлением, для основного текста разного формата, для колонтитулов, номеров строк, страниц и т. д. Наконец, существует ряд специализированных стилей. Они применяются автоматически для форматирования таких элементов, как сноски, примечания, представления структуры документа, оглавление и предметный указатель, а также для некоторых других целей и по умолчанию не отображаются в списках стилей, доступных для использования в документе.
Таблица 1. Стандартные стили и сочетания клавиш для их применения
| Стиль или операция | Область действия | Сочетание клавиш |
| Обычный | Абзац | Ctrl+Shift+N |
| Основной шрифт абзаца (при его применении форматирование выделенной части абзаца приводится к стилю этого абзаца) | Символ | Ctrl+Пробел |
| Заголовок 1 | Абзац | Ctrl+Shift+1 |
| Заголовок 2 | Абзац | Ctrl+Shift+2 |
| Заголовок 3 | Абзац | Ctrl+Shift+3 |
| Маркированный список | Список | Ctrl+Shift+L |
| Нет списка | Список | Отсутствует |
| Обычная таблица | Таблица | Отсутствует |
| Повышение уровня заголовка (с изменением его стиля) | Абзац | Alt+Shift+ |
| Понижение уровня заголовка (с изменением его стиля) | Абзац | Alt+Shift+® |
Первоначально шаблон Normal содержит только стиль Обычный и три специализированных стиля — Нет списка, Обычная таблица и Основной шрифт абзаца. Однако в этот шаблон можно добавлять любые стили, как стандартные с измененными характеристиками, так и определенные вами, чтобы они тоже были доступны во всех документах, создаваемых без выбора конкретного шаблона.
Далее при изложение материала о работе со стилями в качестве примеров будут использоваться стандартные стили Word. Для последующих экспериментов создайте новый пустой документ и скопируйте в него текст из сформированного на предыдущем уроке файла Выделение.doc . Выделите весь текст и приведите его форматирование к стилю Обычный, нажав клавиши Ctrl+Shift+N, а затем Ctrl+Пробел.
Применение стиля к тексту
Нет ничего проще, чем отформатировать фрагмент текста с помощью стиля — достаточно выделить его в документе и на панели инструментов Форматирование выбрать из раскрывающегося списка Стиль нужное имя. При этом следите, чтобы типы выделенного фрагмента и стиля совпадали, то есть стиль знака применялся к группе символов, а стиль абзаца — к абзацу, иначе результат может не соответствовать вашим ожиданиям.
Выделите первый абзац в документе Выделение.doc, щелкнув слева от него, чтобы захватить и знак абзаца. Затем выберите в раскрывающемся списке Стиль стандартный стиль Заголовок 1. Текст примет вид заголовка: будет расположен по центру строки, а его шрифт изменится и увеличится. Если вы выделите несколько слов без знака абзаца, программа применит к ним только параметры шрифта стиля Заголовок 1 и не станет менять параметры абзаца. По умолчанию, то есть когда ни один фрагмент текста не выделен, действуют те же правила, что и при непосредственном форматировании текста (о нем речь шла на предыдущем уроке): стиль абзаца или списка применяется к тому абзацу, а стиль знака — к тому слову, в котором находится курсор.
Поверх любого стиля, независимо от его типа, можно производить непосредственное форматирование текста. Выделите первое слово заголовка и выберите для него курсивное начертание — все остальные установки его форматирования останутся неизменными. Снова выделите это же слово и нажмите клавиши Ctrl+Пробел, с помощью которых удаляется любое форматирование, наложенное поверх стиля абзаца. Программа уберет курсивное начертание и вернет слово к тому виду, какой имеют остальные слова данного абзаца.
Применяя к одному и тому же фрагменту текста стиль абзаца и стиль знака, вы должны знать, что параметры последнего имеют преимущество. Когда, к примеру, для стиля абзаца Синий задан синий цвет шрифта, а для стиля знака Красный — красный, то если в абзаце, имеющем стиль Синий , к одному слову применить стиль Красный, оно будет окрашено в красный цвет. При этом в отношении тех параметров, которые принимают одно из двух возможных значений и определяют начертание и другие видоизменения шрифта, здесь действует важное правило: если такой параметр включен в обоих применяемых стилях, для результирующего текста он будет отключен, как если бы вы выделили абзац, щелкнули на кнопке Курсив, а затем выделили слово и снова щелкнули на этой же кнопке.
Просмотр информации о стилях
Информация о стилях в программе Word представлена в четырех местах. Прежде всего взгляните на содержимое поля со спискомСтиль на панели инструментов форматирования — список, как вы уже видели, используется для выбора стиля выделенного фрагмента текста, а в самом поле отражается его текущий стиль.
Щелкните кнопке Панель форматирования той же панели инструментов или выберите команду Формат- Стили и форматирование . Откроется одноименная область задач Стили и форматирование, показанная на рис. 2. Ею вы будете постоянно пользоваться.
Рис. 2. Область задач Стили и форматирование
В текстовом поле, которое находится в верхней части этой области задач, указан стиль выделенного фрагмента текста. Расположенная под ним кнопка Выделить все предназначена для выделения всего текста, имеющего такой же стиль. В списке Выберите форматирование для применения представлены стили, имеющиеся в документе и шаблоне Normal , а также сочетания параметров форматирования, примененные к элементам документа непосредственно, без использования стилей.
Раскрывающийся список Показать, расположенный в нижней части области задач, служит для выбора категории стилей, отображаемых в этой области и в списке Стиль на панели инструментов Форматирование . Он содержит следующие элементы:
· Доступное — стили и форматирование из документа и три стандартных стиля заголовков;
· Используемое — только те стили, которые используются в текущем документе (не те, что в нем определены, а лишь те, которые назначены хотя бы одному фрагменту текста);
· Доступные стили — стили из документа и три стандартных стиля заголовков (но без форматирования, примененного непосредственно);
· Все — полный набор стилей, которые можно использовать при форматировании документа: стили из документа и стандартные (однако специализированные стандартные стили, автоматически применяемые программой для форматирования определенных элементов, в этом режиме по умолчанию скрыты);
· Специальное — команда открытия диалогового окна Настройки формата , в котором можно выбрать для отображения конкретные стили, в том числе специализированные.
Диалоговое окно Настройки формата, открываемое при выборе последней из описанных установок, показано на рис. 3. В нем можно указать, какие стили и команды должны отображаться в области задач Стили и форматирование и в списке Стиль на панели инструментов форматирования. Здесь доступен полный набор стилей, определенных в документе и в программе Word. В списке Отображаемые стили следует установить флажки для тех стилей, имена которых вы хотите видеть при работе с документом. Содержимое этого списка определяется установкой, выбранной в раскрывающемся списке Категория:
· Доступные стили — стили из документа, а также наиболее часто используемые стандартные стили;
· Используемые — только те стили, которые применяются в текущем документе;
· Все — полный набор доступных стилей;
· Специальные — только пользовательские стили;
· Не показывать стили — только непосредственное форматирование.
Рис. 3. Диалоговое окно Настройки формата
Кроме того, в диалоговом окне Настройки формата имеется флажок всегда показывать заголовки 1–3. Его назначение очевидно. Флажки из группы Прочее форматирование управляют отображением в области задач Стили и форматирование и в списке Стиль следующих элементов:
· без форматирования —команда Очистить формат, снимающая все форматирование текста и применяющая к нему стиль Обычный, если выделен весь абзац, и стиль абзаца, если выделена его часть.
· шрифты — непосредственное форматирование знаков;
· абзацы — непосредственное форматирование абзацев;
· списки — непосредственное форматирование списков.
Установки, заданные в диалоговом окне Настройки формата , можно сохранить в шаблоне документа, для чего следует установить флажок сохранить настройки в шаблоне. Тогда они будут действовать для всех документов, создаваемых на основе данного шаблона.
Информация о стилях присутствует и в области задач Показать форматирование (не первое) Показать форматирование — под заголовками Стиль знака и Стиль абзаца. Если выделенный текст имеет стиль Обычный, его стиль здесь не указывается.
Наконец, существует возможность отобразить названия стилей, назначенных каждому абзацу документа. Для этой цели используется расположенная в левой части окна документа полоса стилей (рис. 4).
Рис. 4. Полоса стилей
Чтобы вывести полосу стилей на экран, нужно переключиться в обычный режим просмотра документа, открыть диалоговое окно Параметры и на вкладке Вид задать для параметра ширина полосы стилей любое значение, отличное от нуля. После этого можно будет расширить полосу стилей, передвинув ее границу с помощью мыши. Для того чтобы скрыть полосу, достаточно перетащить ее границу влево, к самому краю окна.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 328; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!