Организация справочной работы и порядок выдачи документов для временного пользования при хранении их в структурных подразделениях
В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. Документ может быть вынут только лицом, ответственным за формирование и хранение дел.
При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются.
Образец листа-заместителя документа
Вид документа ________________ Дата ____________ Индекс _________
Автор _________________________________________________________
Заголовок (или краткое содержание документа) ________________________
________________________________________________________________
Выдал Получил
______________________________________ _______________________________
(наименование должности лица, (наименование должности лица
______________________________________ _______________________________
выдавшего документ) (получившего документ)
Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия
Дата Дата
Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.
|
|
|
За утрату документов и нарушение правил их хранения и использования виновные должностные лица несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
Если дело выдается целиком, то составляется карта-заместитель, где указывается структурное подразделение, в которое выдано дело, индекс дела, дата выдачи и возвращения, фамилия и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Сотрудникам предприятия дела выдаются по указанию руководителя структурного подразделения, где находятся на оперативном хранении дела. При выдаче дел сотрудникам с них берется расписка. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок до одного месяца.
|
|
|
Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и указанию руководителя предприятия - владельца документов. В карте-заместителе в этом случае указывают дополнительно наименование организации, запрашивающей документы, и составляют акт приема-передачи дела.
Бразец карты-заместителя дела
Наименование структурного подразделения
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ
Дело _________________________
(№ и заголовок)
Опись ________________________
(№ и название)
Фонд _________________________
(№ и название)
Выдано _______________________ ______________________
(дата выдачи) (кому выдано)
Во временное пользование до _______________________________
(дата возврата)
Наименование должности лица,
выдавшего дело подпись И.О. Фамилия
Не допускается выдача документов, дел и изданий с грифом «ДСП» и др. для работы вне предприятия. Исключения делаются только с разрешения руководства предприятия в оперативно необходимых случаях для согласования и подписания документов под личную ответственность их исполнителей.
|
|
|
Бухгалтерские дела могут быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера. Выдача дел за пределы учреждения разрешается его руководителем.
Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.
Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.
|
|
|
Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.
Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 1124; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!