Автоматизированные системы контроля за исполнением документов
В настоящее время наиболее рациональным является автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты.
Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа. Одновременно на подлежащий контролю документ может ставиться отметка о контроле - специальный штамп в виде буквы «К», слова «Контроль» или просто делается отметка ярким карандашом (К). Это привлекает внимание исполнителя к контролируемому документу. Отметка о взятии документа на контроль проставляется на левом поле документа на уровне заголовка.
При ведении текущего контроля ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме - секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня вызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых (поле «Контрольная дата») истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня.
В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).
|
|
|
Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Так как машина фиксирует все задержки исполнения документов, программу контроля можно увязать с премированием сотрудников. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки по сроковому контролю могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.
При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых в автоматическом режиме. Это могут быть:
· справка (отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или количественные данные);
· справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные);
|
|
|
· справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные);
· справка (отчет) о количестве выполненных исходящих документов (исполнителями, списочный или количественно);
· справка (отчет) о движении документов (используется для фиксации передачи документа от исполнителя исполнителю);
· справка (отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественно);
· справка (отчет) о неисполненных исходящих документах (списочный или количественно);
· справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов и т. п.
Для получения определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открывшемся экране задаются начальная и конечная даты интересующего периода.
Полученный отчет выводится на экран компьютера и при необходимости распечатывается. Процесс составления и вывода на печать типовых справок (отчетов) может быть полностью автоматизирован, чтобы система самостоятельно выводила на печать типовые отчеты с заданной периодичностью. Например, руководитель подразделения может автоматически каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения по следующей форме:
|
|
|
Или справку о документах за исполнителями, как общую:
так и по конкретному исполнителю.
Такие справки позволяют руководителю более равномерно распределить работу между сотрудниками и используются при составлении должностных инструкций.
Аналитические справки (отчеты) о состоянии исполнения документов (заданий) являются важным критерием для определения эффективности работы сотрудников и используются при определении степени материального поощрения всех работников сферы управления. Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание.
Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота. Текущий контроль осуществляется путем вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает сегодня.
Специальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т.д. Аналитические справки по установленной форме могут автоматически составляться по предварительно созданным шаблонам и выводиться на компьютер руководителя.
|
|
|
Принципиальным решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации. Для организации такой работы с использованием сети наиболее продвинутые из систем автоматизации делопроизводства и документооборота (далее - АС ДОУ) позволяют как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами.
Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени.
Контрольные вопросы для самопроверки
1. В чем заключается значение и цель контроля исполнения документов в аппарате управления?
2. Кто осуществляет контроль за исполнением документов в организации?
3. В чем заключаются основные задачи службы контроля исполнения?
4. Какие технологические операции по контролю исполнения документов осуществляются службой ДОУ?
5. Что является определяющим фактором при выборе технологии контроля за исполнением документов? Назовите формы контроля.
6. Охарактеризуйте основные типы контроля исполнения документов.
7. Какие документы подлежат обязательному сроковому контролю?
8. Назовите виды срокового контроля.
9. Какими могут быть сроки исполнения? Как они устанавливаются?
10. Назовите основные этапы в технологическом процессе контроля исполнения документов.
11. Какие сведения о состоянии исполнительской дисциплины указываются службой ДОУ в месячных сводках, подаваемых руководству?
12. Расскажите о преимуществах автоматизированной системы контроля.
Тест
75. Контроль исполнения документа – это...
1. текущая проверка правильности работы с документом
2. совокупность действий, обеспечивающих своевременное и фактическое исполнение решений, заданий и поручений, содержащихся в документах
3. установление конкретных сроков исполнения документа
76. В должностные обязанности руководителя организации входит осуществление...
1. контроля своевременности исполнения документов
2. контроля соответствия формы документов их содержанию
3. контроля существа и полноты исполнения поручений
77. По документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня, осуществляется...
1. текущий контроль
2. предупредительный контроль
3. итоговый контроль
78. Документ можно считать исполненным и снять его с контроля...
1. когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу
2. когда руководитель поставит свою резолюцию
3. когда карточку из контрольной картотеки переставят в справочную
79.Срок исполнения входящих документов исчисляется с момента...
1. доведения их до исполнителя
2. поступления их в организацию
3. рассмотрения их руководителем предприятия
80. Передача документов на исполнение другим сотрудникам...
1. влечет за собой изменение срока исполнения документа
2. не является основанием для снятия с контроля или переноса сроков исполнения
3. означает повторную постановку документа на контроль
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 1183; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!