Оперограмма движения входящих документов
| Технологическая операция | Главный врач | Секретарь | Начальник ОДО (исполнитель) | Делопроизводитель |
| Получение документов | 
| |||
| Передача документов с пометкой «лично» | ||||
| Предварительное рассмотрение | ||||
| Передача нерегистрируемых документов | ||||
| Регистрация | ||||
| Рассмотрение документов | ||||
| Передача исполнителю | ||||
| Исполнение и контроль | ||||
| Подшивка в дело |
Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принимаемого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы.
3. Документограмма -организационный документ, графическое изображение динамики процессов, протекающих в организации от момента создания или получения документа до момента сдачи его в архив. Документограмма применяется в работе по рационализации делопроизводства, так как помогает проследить логическую связь, последовательность этапов работы в аппарате управления, выявить дублирование информации в различных формах документов, совместить документы, несущие однородную информацию. На основе построения документограмм, например, определяется количество документов в структурном подразделении организации, состав исполнителей, порядок движения документов, трудоемкость их обработки.
|
|
|
Если количество документов по конкретной задаче не превышает 10-20 в год, то для отображения результатов обследования может использоваться схема документооборота, например схема контроля исполнения документов: При более сложных методах обработки собранных сведений, проектирования банка данных анализ производится с помощью построения информационных моделей. Составленные тем или иным методом модели организации документооборота могут иметь самостоятельное значение и должны быть утверждены в качестве нормативных документов организации. Однако на практике исходя из удобства пользования, традиций, модели организации документооборота включаются в инструкции по делопроизводству.
Результаты аналитической работы по изучению, регулированию и оптимизации документооборота являются основой для подготовки раздела об этапах содержания и обработки внутренних и исходящих документов. По качеству подготовки этих разделов можно судить о научно-методическом потенциале действующей в организации службы документационного обеспечения и культуре труда руководства и сотрудников. |
|
|
|
Контрольные вопросы для самопроверки
1. Как вы понимаете значение слова «оптимизация»? В чем заключается цель оптимизации документооборота?
2. Какие направления оптимизации документооборота можно отнести к главным?
3.Назовите основные методы оптимизации делопроизводства.
4. Что собой представляет Табель форм документов? Каково его содержание?
5. В каких документах в истории российского делопроизводства были сформулированы требования к структуре и содержанию Табеля форм документов?
6. Какие задачи позволяет решать Табель форм документов одновременно? Считаете ли вы целесообразным применение этого документа сегодня?
7. Сколько этапов включает разработка Табеля форм документов? Дайте краткую характеристику каждого этапа.
8. Что такое Альбом форм документов и с какой целью его разрабатывают?
9. Из каких этапов состоит разработка Альбома форм документов? Дайте их краткую характериатику.
|
|
|
10. Какую роль в рационализации документооборота играет универсальная маршрутно-технологическая карта создания документа?
11. Для чего создается оперограмма движения документов? В каком виде она представляется?
12. Какие методы, кроме маршрутно-технологической карты и оперограммы, способствуют рационализации документооборота?
Тест
54. Проектирование рациональной системы документооборота основывается на...
1. многократности пребывания документа в различных инстанциях
2. исключении возвратного движения документов
3. пребывании документа в структурном подразделении по необходимости ознакомления с ним
55.. Четкая организация работы с документами необходима для ...
1.упорядочения их регистрации
2. правильного хранения
3. создания оптимальных условий для всех видов работ с документами
56. Структура Табеля форм документов должна...
1. соответствовать структуре организации или отдельным функциям, решаемым организацией
2. соответствовать номенклатуре дел организации
3. быть самостоятельной и не должна приводиться в соответствие ни с одним документом
57. Предпочтительным принципом построения Табеля форм документов является...
|
|
|
1. структурный
2. функциональный
3. смешанный
58. Формы документов, не включенные в Табель форм документов, ...
1. не могут создаваться
2. могут создаваться, но только с разрешения руководителя предприятия
3. могут создаваться, но при условии их включения в другие документы
59. Структура Альбома форм документов должна соответствовать...
1. структуре учреждения
2. управленческим функциям и задачам учреждения
3. структуре Табеля форм документов
60. Альбом форм документов организации - это...
1. сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации
2. сборник всех видов документов
3. сборник форм документов, разработанных в данной организации
61.Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивают...
1. унификацию форм документов
2. юридическую силу документов
3. оперативность реализации управленческих функций организации
62. Маршрутно-технологические карты предназначены для...
1. отражения операций, проводимых над документами
2. отражения пунктов обработки документов
3. для отражения всех этапов прохождения документов, сроков их обработки и исполнения
63. Документ, обеспечивающий рациональную систему документооборота, - это...
1. инструкция по делопроизводству
2. Табель форм документов
3. маршрутно-технологическая карта
64. Графическая интерпретация процесса составления документа - это...
1. оперограмма
2. документограмма
3. функциограмма
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 3311; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!