Тема 8. Организация рационального движения документов в организации
Оптимизация системы документооборота.
Оптимизация - повышение интенсивности чего-либо в целях достижения высоких результатов. Поскольку основным правилом организации документооборота является обеспечение оперативного прохождения документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени, то цель оптимизации документооборота можно определить как приведение его в соответствие с потребностями управления с одновременным снижением затрат на его ведение.
Главными направлениями оптимизации документооборота являются:
1. оптимизация состава применяемых форм документов,
2. рационализация технологии документооборота.
1. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. Современные методики организации документационного обеспечения как в «традиционном», в первую очередь бумажном, варианте, так и в электронном виде требуют четкой диспетчеризации документов, в первую очередь определения фиксированных путей их прохождения. Это вполне выполнимая задача, так как большинство документов проходят в организациях определенные пункты и этапы обработки.
В целях оптимизации состава применяемых в организации форм документов разрабатываются Табель и Альбом форм документов.
|
|
|
2. Основным методом рационализации технологии документооборота является моделирование процедур прохождения документов в учреждении: составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм, документограмм и др.
Табель форм документов организации и методика его разработки
Табель форм документов организации(далее - Табель) - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.
Использование Табеля позволяет решать одновременно несколько задач:
· оптимизировать состав применяемых в организации форм документов и закрепить их в едином нормативном документе;
· установить единую классификацию применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);
|
|
|
· унифицировать и нормативно закрепить процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;
· упорядочить документационное обеспечение организации при использовании компьютерных информационных технологий;
· исключить возможность дублирования и информационной несовместимости документов, неоправданного создания новых форм документов.
Разработка Табеля - достаточно трудоемкая самостоятельная деятельность специалистов службы ДОУ, юридической службы, всех структурных подразделений или направлений деятельности. Разработка Табеля форм документов включает несколько этапов:
1) обследование документации,
2) выбор формы Табеля,
3) формирование структуры Табеля,
4) отбор форм документов для включения в Табель.
1) Обследование документации. На первом этапе выявляется полный фактический состав документов, создаваемых в организации, и документов, которыми организация руководствуется в своей деятельности. В ходе обследования документации организации изучаются:
· документы, составляющие правовую базу деятельности организации (законодательные и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, органов власти и управления субъекта Федерации, органов местного самоуправления, регулирующее данную сферу деятельности, а также нормативные правовые акты вышестоящей организации);
|
|
|
· организационно-правовая документация учреждения (устав или положение об организации, положения о подразделениях, структура и штатная численность организации, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных /совещательных/ органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников и др.);
· распорядительные документы организации (приказы, указания, распоряжения руководства, решения коллегиальных /совещательных/ органов по основной деятельности организации);
· комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу делопроизводства организации и определяющих состав и технологию обработки документов (инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.);
· документация организации как минимум за три последних года ее деятельности.
|
|
|
Кроме того, на первом этапе выявляется круг должностных лиц, имеющих право подписывать, утверждать, согласовывать документы, а также определяются рабочие места, где эти документы регистрируются, контролируются и т.д., так как состав граф Табеля не полностью нормативен и может включать, по желанию составителя, от шести до семнадцати граф.
Этап сбора и анализа материала преследует две основных цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления и характер деятельности организации, и создаваемых в процессе их реализации документов.
Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа, в которую вносится следующая информация:
· полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется, код формы, имя файла (если имеется электронный вариант документа);
· функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ (например, штатное расписание организации создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»);
· сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документ отсылается в другое учреждение).
Карты документов, собранные на первом этапе, в дальнейшем при работе над Табелем будут являться основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения будут использоваться для выработки структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.
2) Выбор формы Табеля.Форма Табеля выбирается с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля. Если стоит задача оптимизации состава документов организации, то графы Табеля должны содержать сведения о наименовании формы, кодах документа (по ОКУД или внутренним классификаторам), периодичности создания, правовом основании издания документа, подразделении, ответственном за подготовку документа, и некоторые другие.
Если разработка Табеля преследует более широкие цели - регламентацию процедуры подготовки и обработки документов и в целом совершенствование документооборота организации, Табель должен содержать сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости и указывать тираж документов.
Табель составляется в виде таблицы:
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 610; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!