Специфика бухгалтерского учета в компьютерной среде
Информационное обеспечение компьютерной обработки данных бухгалтерского
учета состоит из внемашинного и внутримашинного. Основными носителями
внешней информации при автоматизированной обработке являются входные и
выходные документы, т.е. носители информации утвержденной формы, имеющие
юридическую силу. Входная документация содержит первичную необработанную
информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную
либо при помощи технических средств. Выходная документация включает
сводногруппировочные данные, полученные в результате автоматизированной
обработки, и изготавливается, главным образом на печатающих устройствах.
Внутримашинное информационное обеспечение включает все виды специально
организованной информации, представленной в форме, удобной для восприятия
техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы
знаний, а также их системы. Информация записывается на магнитном диске в
памяти компьютера. По содержанию внутримашинное информационное обеспечение
представляет собой совокупность фактических сведений, используемых в
хозяйственной деятельности объекта. Его состав и структура определяются
способами организации файлов, баз и банков данных, взаимодействия между
ними, развитием их во времени.
Пофайловая организация информационного обеспечения состоит в
формировании различных массивов. Классифицировать их можно по различным
|
|
|
признакам: по смысловому содержанию, способам использования, назначению,
методу организации. По роли в машинной обработке и технологии использования
массивы классифицируются следующим образом: постоянные массивы; текущие
(переменные) массивы; промежуточные массивы; выходные массивы; хранимые
массивы; поисковые (информационные) массивы и служебные массивы. Все виды
массивов составляют информационный фонд компьютерной системы,
представляющий собой динамичную совокупность взаимосвязанных элементов
информации. Для поиска файлов на магнитном диске создаются каталоги.
Каталоги представляют собой оглавление диска, в который записываются
краткие сведения о диске.
База данных – это специальным образом организованное хранение
информационных ресурсов в виде интегрированной совокупности файлов,
обеспечивающее удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным.
Банк данных – автоматизированная система, составляющая совокупность
информационных, программных технических средств и персонала, обеспечивающих
хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных. Главными
|
|
|
составляющими данных являются база данных и программный продукт, называемый
системой управления базой данных.
Главными показателями баз и банков данных являются конечные
пользователи, т.е. специалисты, ведущие различные участки учетной работы.
Их состав неоднороден, они различаются по классификации, степени
профессионализма, уровню в системе управления: например, главный бухгалтер,
бухгалтер и т.д. Удовлетворение их информационных потребностей – это
решение большого числа проблем в организации внутримашинного
информационного обеспечения. Специальную группу пользователей банком данных
образуют прикладные программисты, обычно они играют роль посредников между
базой данных и конечными пользователями, так как создают удобные
пользовательские программы на языках системы управления базами данных.
Централизованный характер управления данными вызывает необходимость
администрирования такой сложной системы как банк данных.
Преимущества работы с банком данных для пользователя окупают затраты и
издержки на его создание, поскольку:
- повышается производительность работы пользователей, достигается
эффективное удовлетворение их информационных потребностей;
|
|
|
- централизованное управление данными освобождает прикладных
программистов от организации данных, обеспечивает независимость прикладных
программ от данных;
- развитая организация базы данных позволяет выполнять разнообразные
нерегламентированные запросы, новые предложения;
- снижаются затраты не только на создание и хранение данных, но и наих
поддержание в актуальном и динамичном состоянии, уменьшаются потоки данных,
циркулирующих в системе, сокращается их избыточность и дублирование.
Как банк, так и база данных могут быть сосредоточены на одном
компьютере или распределены между несколькими компьютерами. Для того, чтобы
данные одного исполнителя были доступны другим или наоборот, эти компьютеры
должны быть соединены в единую вычислительную систему с помощью
вычислительных сетей. Состав информационной многоуровневой распределенной
базы данных определяется в ходе составления рабочего проекта
компьютеризированной информационной системы предприятия. В типовых
проектах, как правило, предусматривается состав базы данных, единых для
всех предприятий (план счетов бухгалтерского учета, виды оплат и удержаний
по заработной плате, виды операций движения материалов, типовые проводки и
|
|
|
т.д.). Пользователь по своему усмотрению может вносить изменения в эти
массивы, создавая другие базовые массивы, состав которых определяется
отдельным пользователем и заполняется им вручную (подразделения,
сотрудники, материалы и др.).
Первичные учетные документы
Первичный учет организации является базой бухгалтерского учета. Факт совершения любой хозяйственной операции должен подтверждается первичным учетным документом.
При этом в соответствие с Законом «О бухгалтерском учете и отчетности» N 3321-XII от 18.10.1994 г. (в ред. Закона Республики Беларусь от 26.12.2007 N 302-З) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь, по формам, утвержденным республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров Республики Беларусь, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики. При отсутствии утвержденных типовых форм (форм) или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы.
Такой жесткий порядок применения форм первичных документов был изменен вступлением с 1 апреля 2011 г. в силу Указа Президента Республики Беларусь N 114 от 15.03.2011г., следствием чего явилась существенная либерализация порядка ведения первичного учета. Наиболее значимым изменением стало установление в соответствие с подпунктом 2.1 пункта 2 Указа перечня первичных учетных документов, формы которых утверждаются уполномоченными государственными органами (утв. Постановлением Совета министров Республики Беларусь № 360 от 24.03.2011г. «Об утверждении перечня первичных учетных документов»).
При этом пунктом 1.3. Указа республиканским органам государственного управления предоставлено право утверждения по согласованию с Министерством финансов форм первичных документов, не вошедших в данный перечень. Кроме того, организации и индивидуальные предприниматели могут самостоятельно разрабатывать и утверждать для применения формы первичных учетных документов, независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами государственного управления.
Важным элементом организации первичного учета является установление перечня лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, который должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции, связанные с поступлением или выплатой денежных средств, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление этих документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных. При этом заполнение первичных документов должно обеспечивать сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.
Перечень первичных учетных документов
| 1. Товарно-транспортная накладная | Министерство финансов |
| 2. Товарная накладная | » |
| 3. Приходный кассовый ордер | » |
| 4. Расходный кассовый ордер | » |
| 5. Акт о приеме-передаче основных средств | » |
| 6. Акт о приеме-передаче нематериальных активов | » |
| 7. Акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ | Министерство архитектуры и строительства |
| 8. Акт о передаче не завершенного строительством объекта | » |
| 9. Акт о передаче затрат, произведенных при создании объекта инженерной и (или) транспортной инфраструк |
21. Регистры бухгалтерского учета
Хозяйственные операции, оформленные соответствующими документами, для получения обобщенной информации о наличии и изменениях имущества предприятия, хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности подлежат группированию и отображению в определенном порядке в учетных регистрах.
В бухгалтерском учете хозяйственные операции группируются в соответствии с их экономическим содержанием и отражаются в учетных регистрах.
После проверки, приемки и бухгалтерской обработки, все первичные документы подлежат регистрации в специальных таблицах, называемых регистры.
Учетными регистрами называются таблицы специальной формы, приспособленные для регистрации первичных документов и обобщения взятой из этих документов информации о наличии и движении имущества предприятия и его обязательств.
В регистры из документов переносят всю информацию о совершившейся хозяйственной операции. Для этого в таблицах для каждого показателя отводится отдельная графа – порядковый номер записи, дата, наименование и номер документа, содержание операции, количество, сумма и другие.
Информация, которая содержится в учетных регистрах, используется для оперативного руководства, экономического анализа хозяйственной деятельности отдельных участков и предприятий в целом, а также для составления отчетности. Поэтому своевременное и правильное отображение хозяйственных операций в учетных регистрах - одно из обязательных условий качества и оперативности учета.
В соответствии со статьей 10 Закона Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности" регистры бухгалтерского учета составляются на бумажных или машинных носителях информации по типовым формам регистров бухгалтерского учета. Допускается составление регистров бухгалтерского учета по формам, отличающимся от типовых, если они разработаны организациями с соблюдением общих методических принципов бухгалтерского учета.
При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.
Следовательно, предприятие может вести регистры для отражения в бухгалтерском учете дифференцированного учета данных о товарах по разработанной им форме (с соблюдением реквизитов для регистров, установленных статьей 10 Закона), в которой будет отражен учет денежных сумм, количество проданных товаров, запасов по каждому виду товара. Вышеуказанные регистры не требуется ежемесячно выводить на бумажный носитель, но по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством, предприятие обязано изготовить за свой счет копии таких регистров на бумажных носителях.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 900; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!