Б) Импорт списка сотрудников в Access
Импортируем созданную нами таблицу Excel в предварительно созданную базу данных Access с помощью команды Импорт таблиц.
Рис.4 и 5. Окно базы данных и окно создания новой таблицы.
В) В Режиме Таблица создала таблицу КОНТАКТЫ, которая содержит следующие поля:
| Табельный номер | Домашний адрес | Домашний телефон |
Информацию о Табельных номерах мы возьмем из имеющейся таблицы Сотрудники, а остальную информацию зададим произвольно.
В режиме Конструктор для назначения ключевого поля в созданной таблице выполним следующие шаги:
- выделим строку «Табельный номер» и щелкнем на кнопке с изображением ключа на панели инструментов. Обратим внимание на тип данных ключевого поля – он должен быть текстовым. В таблице «Свойства поля» (в нижней части окна) зададим размер поля 255.
Рис.6. Таблица КОНТАКТЫ, открытая в режиме Конструктор
Г) В Режиме Таблица создала также таблицу ОТДЕЛЫ, которая содержит следующие поля:
| Отдел | Рабочий телефон |
При вводе данных в таблицу ОТДЕЛЫ названия отделов мы возмем из таблицы «Сотрудники. xls», а номера телефонов зададим произвольно.
(Рис.7)
Создать схему связей между таблицами базы данных ПЕРСОНАЛ.
Связь между таблицами определяет отношение подчиненности, при котором одна таблица является главной (или родительской), а вторая – подчиненной (или дочерней). В данной задаче при связывании таблиц ФИО и КОНТАКТЫ главной будет таблица ФИО, подчиненной – таблица КОНТАКТЫ, а при связывании таблиц ФИО и ОТДЕЛЫ главной будет таблица ОТДЕЛЫ, подчиненной – таблица ФИО. Таблицы КОНТАКТЫ и ОТДЕЛЫ между собой не связаны.
|
|
|
Для создания связей необходимо установить соответствие величин одной таблицы величинам из другой таблицы. Связи устанавливаются через определенные пользователем ключевые поля. Обычно связывают ключевое поле родительской таблицы с соответствующим ему полем дочерней таблицы. В таблицах ФИО и КОНТАКТЫ ключом является поле «Табельный номер». По значению ключа записям из таблицы ФИО могут быть поставлены в соответствие записи из таблицы КОНТАКТЫ. Схема базы данных позволяет Access автоматически использовать связи данных при конструировании форм, запросов, отчетов на основе взаимосвязанных таблиц.
- поместим таблицы КОНТАКТЫ, ФИО и ОТДЕЛЫ в окно Схема данных;
- устанавливая связь между таблицами ФИО и КОНТАКТЫ, в таблице ФИО выделим поле «Табельный номер» и перетащим его на соответствующее поле таблицы КОНТАКТЫ с помощью мыши;
- открывается окно Изменение связей. В левой части окна указано связываемое поле «Табельный номер» родительской таблицы ФИО, в правой - связываемое поле «Табельный номер» дочерней таблицы КОНТАКТЫ. При необходимости поля можно изменить, щелкнув по стрелке прокрутки и затем выбрав желаемое значение;
|
|
|
- установим флажки Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей, Каскадное удаление связанных полей;
- нажимая кнопку Создать, будет создана связь типа «один к одному» (1:1).
Рис.8 Окно создания схемы данных.
Установим связь между таблицами ОТДЕЛЫ и ФИО аналогичным способом. Будет установлена связь один ко многим:
Рис.9 и 10. Окно, используемое для создания связей между таблицами.
II. Создание форм
Форма – это окно, в котором мы сможем поместить элементы управления, которые либо представляют пользователям информацию, либо получают информацию которые они вводят. Формы позволяют просматривать данные, хранящиеся в таблицах, добавлять новые записи, изменять данные и удалять записи из таблиц. Формы обеспечивают комфортное взаимодействие между пользователем и БД. Формы могут отображаться различными способами.
Создаём Форму для работы с таблицей «ОТДЕЛЫ» в режиме Мастер форм. Этот режим представляет собой наиболее простой способ построения форм и создаёт формы, которые включают все поля таблицы, при этом стиль оформления заранее определён.
|
|
|
Для создания формы в режиме Мастер форм необходимо выполнить следующие действия:
- в разделе Создание надо выбрать объект Формы, нажмите кнопку Создать;
- в открывшемся диалоговом окне Новая форма выберите способ создания формы – Мастер форм: ленточная, в строке Выберите в качестве источника данных таблицу - «ОТДЕЛЫ», щёлкаем ОК
- на экран выведётся форма, заполненная данными, которая отражает содержание таблиц «Расписание»
2. С помощью Мастера форм создала форму для работы одновременно с двумя таблицами: ФИО и КОНТАКТЫ. Эта форма служит для ввода полной информации о вновь принятых сотрудниках или удаления записей об уволенных сотрудниках.
Режим Мастер форм позволяет в ходе диалога выбирать нужную таблицу, поля, внешний вид и стиль формы.
Рис.12 Окно Мастера форм - служит для выбора полей, которые необходимо включить в форму.
Рис.13
III. Создание запроса на выборку информации из базы данных
Одним из способов нахождения информации в БД Access является создание запросов. Запрос предназначен для выполнения различных операции с записями, находящихся в БД (сортировка, выбор по критериям и т.д.). Существует несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный запрос, создание таблиц. Наиболее распространенным является запрос на выборку. Запросы на выборку используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений. Существуют также запросы на изменение данных.
|
|
|
Для создания запросов я использую Мастер запроса.
В соответствии с заданием, создадим систему, которая будет выдавать справку о всех контактных данных сотрудников: отдел, фамилия, рабочий телефон, домашний адрес, домашний телефон.
С помощью Конструктора создадим запрос на выборку данных из трех таблиц – ФИО, ОТДЕЛЫ и КОНТАКТЫ. Выборка, полученная по запросу, будет содержать следующие поля:
| Отдел | Фамилия | Рабочий телефон | Домашний адрес Домашний телефон | |||||
Рис.14 Окно построения запроса на выборку данных из взаимосвязанных таблиц в режиме Конструктора.
Дата добавления: 2015-12-21; просмотров: 40; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!