Организация документооборота

Документооборот – движение документов от момента их составления (или получения от других предприятий), периода обработки и до передачи в архив.

Принятые документы подлежат обработке: проверке, расценке (таксировке), группировке и контировке (указание на документах корреспондирующих счетов произве­денных хозяйственных операций). Производится проверка по существу формальная и арифметическая.

Если при проверке документов обнаружена их подделка, наличие недосто­верных или искаженных записей либо выявлены факты злоупотребления, то такие документы задерживают и передают главному бухгалтеру для рассмотрения и принятия соответствующих мер.

После обработки документы используются для отражения хозяйственных операций бухгалтерскими проводками в регистрах синтетического аналити­ческого учета.

Порядок документооборота на каждом предприятии устанавливается главным бухгалтером и является обязательным для всех его работников.

Для каждого вида документа (накладная, ордер, счет и др) разрабатывается особая схема документооборота, называемая график документооборота, который со­ставляется главным бухгалтером и утверждается руководителем.

В графике указываются отделы, службы предприятия, перечень представля­емых ими документов по датам и лица, ответственные за выполнение графика. При этом требования главного бухгалтера относительно порядка представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех служб и подразделений предприятия.

Наличие графика документооборота дисциплинирует лиц, отвечающих за создание и передачу документов, конкретизирует ответственность, выявляет нарушителей и помогает своевременно принимать управленческие решения.

 

Учетные регистры

Для систематизации учетной информации, полученной на основании обра­ботки первичных документов (нарядов, актов, накладных, ведомостей по на­числению и выплате заработной платы, кассовых ордеров), предусмотрено ис ­пользование регистров учета. Учетный регистр – носитель информации, полученной на базе первичных документов или из других регистров.

Приказом № 356 Министерства финансов Украины утверждены Методичес­кие рекомендации по применению регистров бухгалтерского учета, к которым относятся:

- журналы с ведомостями,

- Главная книга,

- реестр депонированной заработной платы,

- бухгалтерская справка,

- лист-расшифровка.

Хозяйственные операции в учетных регистрах должны быть отражены в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены. И хотя отчетным периодом считается календарный год или квартал, учетные регистры составляются ежемесячно (в редких случаях — ежеквартально), подписываются исполнителя­ ми и главным бухгалтером.

Аналитические данные в учетных регистрах должны согласовываться с дан­ными синтетического учета на последнее число месяца.

Информация в учетные регистры заносится после проверки первичных документов по форме и содержанию.

В учетных регистрах подчистки и необоснованные исправления текста и цифровых данных не допускаются. Ошибки исправляются корректурным способом

Ошибки, возникающие в учете, можно подразделить: по причинам возникновения, значению и месту возникновения.

По причинам возникновения выделяют три обстоятельства: утомление, небрежность работника, неисправность вычислительной техники. Для предотвращения этих ошибок следует работникам создавать условия при которых они не переутомляются, наказывать в административном порядке и материально тех кто небрежно выполняет свои обязанности, своевременно выполнять профилактический осмотр и ремонт вычислительной техники.

По значению выделяют два типа ошибок: локальные и транзитные. Локальные вызывают искажение информации только в том документе или регистре, где они допущены. Транзитные вызывают автоматические ошибки в нескольких местах. Транзитные ошибка опаснее, так как существенно искажают данные бухгалтерского учета.

По месту возникновения ошибки бывают в записях, числах и разноске. Ошибки в тексте могут повлечь составление неверной бухгалтерской проводки. Наиболее часто встречающиеся ошибки в числах: в числе недописаны нули; пропущены значащие числа в конце или середине числа; перепутаны записи в графах; переставлены цифры в числе. Ошибки в разносках возникают довольно часто. Бухгалтер может записать сумму в дебет, забыв занести ее в кредит, и наоборот, записать сумму в журнал, но не разнести ее по счетами др;

Наиболеераспространенным способом выявления ошибок является проверка записей способом пунктирования - возле проверенных записей ставят знак "V". Специальные способы выявления ошибок обусловлены спецификой применяемых в учете методов: двойной записи, бухгалтерского баланса, сочетания синтетического и ана­литического учета. Ошибка обнаруживается при неравенстве сумм в оборотной ведомости, 6алансе, оборотах.

Для исправления допущенных ошибок в учетных регистрах применяют следующие способы:

- корректурный способ заключается в том, что неправильную запись зачеркивают одной чертой так, чтобы можно быль прочесть зачеркнутое, а сверху и рядом пишут правильную сумму. Исправление подтверждают надписью «Исправлено»,подписью лиц, подписавших документ. В отдельных случаях, например при записях в трудовой книжке, подпись лица, сделавшего исправление, заверяется печатью. В кассовых, банковских документах, ценных бумагах, формах отчетности такие исправления (хоть и оговоренные) не допускаются.

- способ дополнительных проводок применяют в случае, если корреспонденция счетов правильна, но сумма хозяйственной операции занижена. Исправление производится путем дополнительной бухгалтерской проводки;

- сторнирование или «красное сторно», исправление производится в той же сумме и в той же корреспонденции счетов, но красными чернилами. После чего делается правильная проводка.

 

 

Инвентаризация

Документация и первичный учет хозяйственных операций, система двойной записи на счетах БУ не могут обеспечить отражения всего действительного оборота средств предприятия и их источников в процессе хозяйственной деятельности. Существуют хозяйственные процессы, не поддающиеся повседневной регистрации и документированию в момент их совершения. Например: потери материальных ценностей в результате естественной убыли, ошибок при оформлении и проведении складских операций, злоупотреблений, хищений, бесхозяйственности. Данные о таких и аналогичных фактах могут быть выявлены при помощи инвентаризации.

Инвентаризация - это способ выявления на предприятии (с последующим отражением в учете) хозяйственных средств и их источников, не оформленных документацией. Цель — обеспечение достоверности показателей учета и контроля за сохранностью имущества предприятия.

При сопоставлении фактического наличия средств с данными учета устанавливаются недостачи либо излишки. Причины их могут быть следующими:

- пересортица (недостача одних и излишек других ценностей,

одинаковых по виду и назначению, но разных по стоимости);

- недостача в пределах естественной убыли;

- недостачи в связи с халатностью, допущенной работниками при

выпол­нении ими должностных обязанностей;

- недостачи в связи с фактами хищения и злоупотреблений со стороны

ма­териально ответственных лиц;

- недостачи и излишки, допущенные "искусственно" из-за ошибок в

учете при оформлении документов или в связи с их утерей.

Также посредством инвентаризации выявляются непригодные к дальнейшему использованию ценности; залежалые (более 3 - 12 месяцев) ценности. Для реализации последних принимаются соответствующие меры.

По полноте охвата хозяйственных средств и расчетов предприятия различают инвентаризацию:

- полную, которая охватывает все виды средств и проводится обычно один раз в год с тем, чтобы обеспечить полноту отражения всех хозяйственных фактов в годовом отчете;

- частичную, которая охватывает отдельный вид хозяйственных средств и расчетов.

По времени проведения инвентаризация бывает:

- разовая, которая проводится единоразово;

- перманентная, которую проводит постояннодействующая комиссия,которая ежедневно или по графику посещает места хранения ТМЦ, выбирая для проверки те виды ТМЦ, по которым в учете на момент проверки значится минимальный остаток. Организация данного типа инвентаризации не требует приостановки приходно-расходных операций и обеспечивает постоянный контроль за работой материально-ответственных лиц.

По причине проведения инвентаризация бывает:

- плановая;

- случайная, которая осуществляется эпизодически (при смене материально ответственного лица);

- внезапная, т.епроводится срочно и неожиданно по распоряжению руководства предприятия или вышестоящих органов, по требованию следственных и контролирующих органов.

Порядок и сроки проведения инвентаризации на предприятии регламенти­руются Инструкцией № 69 «Инструкция по инвентаризации ОС, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов».

Инвентаризацию проводит инвентаризационная комиссия, назначенная при­казом руководителя и возглавляемая руководителем (или его заместителем), в состав которой входят главный бухгалтер, компетентные и материально ответ­ственные лица.

Материально ответственные лица до начала инвентаризации дают расписку, что все документы по приходу и расходу ими сданы в бухгалтерию и не оприхо­дованных или не списанных в расход ценностей у них не имеется.

Инвентаризация материальных ценностей проводится путем пересчета, взвешивания и обмера, сверки фактического наличия с данными учета.

Результаты инвентаризации оформляются инвентаризационными описями, сличительной ведомостью и протоколом, на основании которого в учете произ­водятся соответствующие записи и данные учета ТМЦ приводятся в соответствие с их фактическим наличием на предприятии. Материально ответственные лица дают письменные объяснения возникновения недостач или излишков. По данным результатов инвентаризации и письменных объяснений руководство предприятия принимает решение о регулировании разницы между данными учета и фактическим наличием ТМЦ.

Расхождения в данных регулируются таким образом:

- основные средства, ТМЦ, ценные бумаги, денежные средства и др. имущество, которое выявилось в излишке подлежит оприходованию и зачислению на результаты финансово-хозяйственной деятельности;

- недостачи в пределах норм естественной убыли списываются на расходы производства;

- сверхнормативные недостачи ценностей и расходы от порчи относят на виновных лиц;

- сверхнормативные потери и недостачи материальных ценностей и готовой продукции, если виновных не установлено, относят на расходы деятельности.

Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете в течении 10 дней после ее окончания.

 

---

Дата добавления: 2016-01-04; просмотров: 11; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!