ВСТРЕЧА ГОСТЕЙ И НАЧАЛО ПРАЗДНИКА
Специальные события (special events) являются социальной практикой, широко используемой в современной деловой активности, политической жизни,
социальных коммуникациях. Немыслимы без них и культурная жизнь, культурные процессы. Более того, сама сфера культуры и искусства с определен ной точки зрения представляет собой упорядоченную и не очень череду специально организуемых событий и мероприятий, которые, собственно, и являются продуктом, предлагаемым слушателям, зрителям, посетителям учреждений культуры. Концерт, спектакль, выставка, праздник — все это не что иное, как специально организуемое событие, выполняющее ряд социальных функций: от сугубо художественно эстетических до коммуникативных и даже экономических. В еvent менеджменте подчас работают специалисты раз ных профессий: журналисты, клубные работники, режиссеры, продюсеры и т. д. Хорошо, когда данные профессии взяты за базу, но на практике в этой сфере можно встретить кого угодно, вплоть до людей с сугубо техническим образованием или вообще без такового. Определений специального события довольно много. Вот некоторые из них:
1. Уникальный отрезок времени, проводимый с использованием ритуалов и церемоний для удовлетворения особых потребностей аудитории.
2. Мероприятие, которое изменяет отношения целевых аудиторий и бренда и обладает в их глазах субъективной значимостью.
3. Мероприятие, проводимое в целях формирования позитивного имиджа организации и привлечения внимания общественности к самой компании,
|
|
|
ее деятельности и продуктам.
4. Особое мероприятие или специально подготовленное происшествие, которое ярко переживается реципиентом на месте и используется как платформа для дальнейшего развития коммуникаций предприятия.
До настоящего времени не существует однозначного и четкого ответа на вопрос, к какой области можно отнести специальные события. Распространенным является представление о специальных со
бытиях как об одной из составляющих непрямой
рекламы, к которой они относятся наряду со стимулированием потребителей, торговых посредников,прямым маркетингом.
Также существует точка зрения, согласно которой специальные события находятся «на границе» связей с общественностью и
непрямой рекламы.
В данной работе мы будем придерживаться широкого понимания специальных событий, а именно: это явление общественной жизни, организуемое с целью привлечь широкое внимание конкретной аудитории и широкой публики к
организации, ее деятельности, руководству, развитию социальных коммуникаций и социального партнерства.
Мы сознательно отказываемся от широко распространенного в советское время словосочетания «специальные мероприятия». Вопервых, это слишком напоминает прежние быт и нравы. Спецмероприятия, на которые закрывались кафе и рестораны. Спецраспределители продуктов и товаров. Приставка «спец» означала, что все это предназначено не для простых смертных, а для
|
|
|
какихто специальных людей, принадлежащих к номенклатуре, т. е. входящих в опятьтаки специальные списки лиц, которым положены эти привилегии. Во вторых, — и это уже ближе к нашим дням — спецмероприятия проводят спецслужбы, используя спецназ. Поэтому мы пользуемся уже укоренившимся в мировой
практике термином «специальные события» (special events), дополняя его иногда выражением «социальные мероприятия», подчеркивая тем самым их общественную значимость.
Какие существуют специальные события? Спектр организуемых специальных событий чрезвычайно широк.
Праздники, знаменательные даты и юбилеи: корпоративные, общенациональные, международные, конфессиональные, профессиональные, региональные, местные.
Фестивали, конкурсы, викторины, спортивные соревнования.
Выставки, ярмарки, дефиле, карнавалы.
Концерты, спектакли.
Благотворительные и спонсируемые акции и мероприятия.
|
|
|
Церемонии: открытия, закрытия, вручения премий, стипендий, чествования.
Приемы: праздничные, юбилейные, в связи с приездом
VIP (very important persons — очень важных персон).
Презентации (возможно, в сочетании с приемом и прессконференцией): продукции, проектов и программ, организации, новых производств и офисов.
Конференции, семинары, круглые столы.
Экскурсии, дни открытых дверей.
Поездки, делегации — деловые и научные, ознакомительные поездки политиков и административного руководства, бизнестуризм.
Все эти мероприятия могут организовываться и проводиться самостоятельно, возможно организационное сотрудничество, партнерство с другими юридическими и физическими лицами, а возможно и пассивное участие организации и ее руководства. Существует несколько подходов к классификации специальных событий и социальных мероприятий в зависимости от основания их различения.
Прежде всего, специальные события могут различаться по преследуемым конечным целям, когда акцент делается на желаемый результат реализации события: продвижение товара или услуги, осуществление связей с прессой, интеграция той или иной социальной общности. В этом случае создание специальных событий нельзя будет считать самостоятельной сферой деятельности. Продвижение товаров будет отдано в ведение маркетологов, массовые мероприятия потребуют режиссеров массовых мероприятий.
|
|
|
По характеру целей специальные события могут быть разделены:
на празднования (celebrations);
образовательные специальные события (тренинги, семинары);
маркетинговые специальные события (презентации продукции);
интеграционные (reunion) специальные события (объединение людей происходит по принципу той или иной общности — родство, профессия, национальность, раса, интересы, хобби).
Специальные события по целям также могут быть разделены на следующие группы:
непосредственно ориентированные на получение прибыли и проводимые в коммерческих целях (прибыль образуется в результате действий в процессе проведения события);
косвенно ориентированные на получение прибыли и направленные прежде всего на создание позитивного впечатления.
Один из критериев успеха специального события сводится к тому, чтобы само событие или его название стало брендом. Непременной составляющей брендасобытия является как можно более запоминающийся и неповторимый внешний образ. Специальные события могут различаться по характеру
организационной деятельности, речь идет о применении
универсальных организационных процедур, стандартов, знаний и навыков, необходимых для достижения достаточно разных целей, что позволяет говорить об организации специальных событий как особом роде организационной деятельности.
Кроме этого, возможно разделение специальных событий
по другим критериям, таким как:
маркетинговая среда: внешние специальные события,
внутренние специальные события;
тип маркетинговой среды: политические, корпоративные,
социальные, культурные, спортивные;
характер взаимодействия участников: формальные, неформальные.
масштабы целевой аудитории: международные, государственные, корпоративные, микрособытия (деловая встреча, свидание);
маркетинговые задачи: закрепляющие достигнутые результаты, кардинально меняющие отношения целевой аудитории с брендом (ребрендинг, вывод нового продукта).
По периодичности специальные события бывают:
единовременными;
циклическими, привязанными к какойлибо дате;
многократными, когда акция проводится в различных
местах или же ее исполнители отправляются в тур по городам.
Все специальные события также могут быть разделены
по целевой аудитории:
закрытое корпоративное событие для партнеров, сотрудников или дистрибьюторов компании (семинары, конференции, праздники);
события, ориентированные на конкретную узкую аудиторию (VIPпрезентации, мероприятия для журналистов),
которая в дальнейшем может быть использована для дальнейшей трансляции информации;
события, рассчитанные на коммуникацию с массовой аудиторией (концерты, спортивные мероприятия).
Специальные события могут быть ориентированы на несколько типов аудитории:
внутреннюю — это сотрудники компании, для которых
организуются корпоративные праздники, юбилеи и торжества, дающие возможность для мотивации и являющиеся эффективным инструментом сплочения коллектива.
внешнюю — это партнеры, СМИ, клиенты, для которых
проводятся выставки, концерты, семинары, конференции, презентации.
комбинированную — она объединяет аудиторию внешнюю и внутреннюю.
Возникает вопрос: «Зачем нужно привлекать внимание к
этим событиям, тратить иногда немалые ресурсы — материальные, финансовые, временные — на их подготовку и проведение?» Какой смысл специально организовывать какието
события? Разве не достаточно многообразных обстоятельств,
которыми полна жизнь?
Действительно, в чем состоит значение специальных событий и общественных мероприятий? Какова мотивация создателей, зрителей, организаторов,
действующих лиц?
От случайных событий специальное событие отличается тем, что:
результат проведения специального события всегда уникален, а его успех зависит от субъективного восприятия участников;
результат события обесценивается в том случае,
если событие проходит незамеченным.
Для любого профессионально организованного
специального события характерны следующие аспекты:
активное участие, вовлеченность, активность;
переключение из состояния монотонной работы,
смена ритма, удивление (классический сленг организаторов — «чем сегодня удивлять будем?»)
позитивное восприятие, эмоциональность, символика, удовлетворенность.
КОМУ И ЗАЧЕМ НУЖНЫ
СПЕЦИАЛЬНЫЕ
СОБЫТИЯ
Действительно, в чем состоит значение специальных событий и общественных мероприятий? Какова мотивация создателей, зрителей, организаторов,
действующих лиц?
От случайных событий специальное событие отличается тем, что:
результат проведения специального события всегда уникален, а его успех зависит от субъективного восприятия участников;
результат события обесценивается в том случае,
если событие проходит незамеченным.
Для любого профессионально организованного
специального события характерны следующие аспекты:
активное участие, вовлеченность, активность;
переключение из состояния монотонной работы,
смена ритма, удивление (классический сленг организаторов — «чем сегодня удивлять будем?»)
позитивное восприятие, эмоциональность, символика, удовлетворенность.
Эти три аспекта тесно взаимосвязаны между собой, так как позитивное переживание способствует пробуждению активности, а активизация и вовлеченность в происходящее в свою очередь способствуют позитивному восприятию. Побудить человека совершить желаемые действия возможно не только посредством рационального сообщения, но и при помощи эмоциональных каналов. Именно на достижение этой цели и направлено специальное событие. Зачастую использование эмоционального канала бывает более эффективным благодаря двум факторам: 1) побуждение к активности на уровне эмоций действует напрямую;
2) факты и рекламные сообщения все меньше заслуживают
доверия.
Затрагивая эмоциональную сферу, специальные события
могут служить для сообщения информации, мотивирования,
активизации, формирования стиля поведения и установления норм.
Специальное событие всегда планируется целенаправленно и служит определенным целям:
непосредственный эффект (поступления от реализации
приуроченной к событию продукции);
воздействие на конкретных людей;
привлечение внимания и создание осведомленности;
привлечение участников, доноров, их мотивирование;
перенесение позитивного впечатления от события на продукт.
Специальное событие также создает условия и закладывает основу развития различных направлений связей с общественностью:
развитие партнерских отношений, в том числе во внешнеэкономической деятельности;
привлечение инвестиций (investor relations);
выстраивание оптимальных отношений с органами государственной власти (законодательной и исполнительной),
органами местного самоуправления;
оптимизация внешних и внутренних социальных инвестиций;
благотворительность и спонсорство;
социальное позиционирование организации, развитие
отношений с организованной общественностью (НКО, партиями, профсоюзами, конфессиями и т. д.);
добрососедские отношения с населением, другими организациями и предприятиями;
формирование и развитие корпоративной культуры, ее
традиций, ритуалов и т. д.
ВИДЫ СПЕЦИАЛЬНЫХ
СОБЫТИЙ
И ОБЩЕСТВЕННЫХ
МЕРОПРИЯТИЙ
Презентация — общественное представление чего либо нового, недавно появившегося, созданного, например: книги, журнала, кинофильма, телепрограммы, организации. Такие представления могут
быть посвящены самым различным событиям: новому проекту или программе, открытию нового офиса или представительства организации, выходу на
новые рынки, итогам деятельности за определенный период и т. д. Также возможны ежегодные презентационные акции.
Перечислим виды презентаций:
1. Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т. п.). Ее цели — формирование имиджа фирмы в деловых
кругах, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы на рынке товаров или услуг, реклама фирмы. По сути такая презентация является частью
рекламной кампании. 2. Презентация товара с целью создания знания
о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомления потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т. д., достижения предпочтения марке и т. п.
3. Презентация проекта, предполагающая информирование людей, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке, так как предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или
воплощения проекта.
4. Презентация плана будущих работ аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь — будущие работы организации или личности. Целями ее могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презентации критическому анализу и изменению.
5. Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Цель — ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные в наличии и содержатся в полном порядке. На презентацию, как и на пресс конференцию, приглашаются журналисты, предусматривается, что они смогут задать вопросы организаторам и получить на них ответы. Круг приглашаемых также включает партнеров, инвесторов, спонсоров и кредиторов, постоянных и корпоративных клиентов, чиновников и депутатов, экспертов. Если на прессконференции желательно использование
изобразительного ряда (слайды, видеосюжеты, компьютерные презентации и т. п.), то на презентации это обязательный, особо акцентированный момент. Презентуется новая продукция, новый офис, проекты и программы — поэтому без изображений, образцов, демонстраций презентация лишается смысла. Как и на прессконференции, на презентации гостям должны вручаться раздаточные информационные материалы, возможно — образцы продукции.
На прессконференции угощение является только жестом гостеприимства — на презентации оно особо акцентировано, хотя может быть и не столь существенным, как на приеме.
Как и на приеме, на презентации возможна культурная программа: концерт, выставка, живая музыка, приветствие артистов.
Обычно собственно презентация занимает 1,5–2 часа. Последующий фуршет или коктейль может длиться также 1–2 часа. Сценарный план презентации довольно стандартен:
представление гостей и хозяев;
демонстрация образцов продукции, видео, фотоматериаов;
краткое сообщение по теме презентации;
ответы на возникшие вопросы;
выступления гостей (некоторые из них надо планировать
и готовить);
вручение приглашенным сувениров, рекламной продукции, информационных материалов;
банкет, фуршет или прием;
культурная программа.
ПРАЗДНИКИ,
КОНКУРСЫ, ФЕСТИВАЛИ,
ЦЕРЕМОНИИ
Успешное развитие организации, проектов, программ предполагает проведение отдельных, иногда
масштабных акций: праздников, конкурсов, фестивалей, вручения премий, конференций, церемоний
и т. п. Важно привлечь к участию в таких мероприятиях авторитетных лиц: представителей власти, известных ученых, политиков, артистов, писателей,
спортсменов. Подготовка и проведение таких мероприятий ничем не отличаются от достаточно традиционных форм, технологий и методик культурно досуговой работы, давно и подробно описанных в литературе и
освоенных на практике. Тем не менее рассмотрим некоторые такие формы подробнее.
ПРАЗДНИКИ
Массовый праздник (МП) является эффективным средством, важным инструментом социальной коммуникации между всеми субъектами социальной жизни: бизнесом, органами власти, СМИ, организованной и неорганизованной общественностью. С формированием и укреплением государства особую категорию составили гражданские массовые праздники (в России — царские дни и исторические праздники). В государствах, имеющих государственную церковь, в том числе и в России, они соединялись с церковными торжествами. В настоящее время природа и функции МП существенно изменились. Например, наряду с традиционными для постсоветского человека праздниками (Новый год, Старый Новый год, 23 февраля, 8 Марта, 1 и 9 Мая), для которых сохраняется определенный обряд, появились и появляются новые праздники, для которых оригинальность и непохожесть на предыдущий становятся синонимами их успешности (дни городов, День национального единения, отраслевые профессиональные праздники и т. д.).
Расходная часть событийного бюджета может состоять из
следующих статей:
аренда помещения;
украшение зала и сцены;
полиграфические работы;
прессрелизы;
еда и напитки (кейтринг);
музыкальная аппаратура (сцена, свет, общий и бытовой
райдер);
спецэффекты;
фото и видеосъемка;
транспортные расходы;
сувениры и подарки, призы;
работа ведущего;
артисты, шоупрограмма.
Отдельные статьи расходов — работа режиссера и сценариста, звукорежиссера, художника по свету, оплата производства фонограмм и видеороликов, оплата услуг компании организатора. Около половины общей суммы обычно бывает потрачено на ресторанное обслуживание, еду и напитки. Еще четверть — на аренду площадки, декорации площадки, техническое оснащение площадки, охрану и транспорт. Оставшиеся средства
уйдут на организацию шоупрограммы — артистов, режиссеров, ведущего, ассистентов, конкурсы, игры и аттракционы, и возможно — на оплату услуг компанииорганизатора праздника. Конечно же, это примерное соотношение, и оно может меняться в каждом конкретном случае.
МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ ПРАЗДНИКА
Выбор площадки. Это самый серьезный элемент подготовки мероприятия. От особенностей и возможностей площадки зависит вся программа и, в конечном итоге, результат всей затеи.
Арендовать можно практически все — дворец, ресторан, клуб, боулингцентр, базу отдыха, стадион, теплоход, военный корабль. Не обязательно, кстати, придерживаться правила, что летом надо проводить спортивные праздники и арендовать загородные базы отдыха, а зимой устраивать мероприятия только под крышей ресторана. Можно, например, провести отличный праздник и зимой на уличной площадке с глинтвейном, катанием с горок на санях, снеговиками, катком и др. При выборе типа площадки для праздника придерживайтесь своей идеи, а не стереотипов. Расположение площадки. Важно помнить, что гости должны добираться до места проведения праздника без лишних усилий. И если выбранное место находится далеко от станции
метро или в пригороде, то вам придется отдельно продумывать, как обеспечить доставку гостей до места праздника и обратно. Чаще всего достаточно ограничиться заказом автобусов. Парковка. Принадлежит ли парковка выбранной вами площадке или она делится между несколькими учреждениями? Если на праздник приглашены VIPперсоны, или просто
предполагается приезд гостей на личном транспорте, то необходимо заранее зарезервировать для них места и обеспечить встречу специально проинструктированным персоналом. Необходимо также предусмотреть паркинг и проход для техников и артистов. Оборудование. Обратите особое внимание на то, какое оборудование имеется в зале и входит ли его использование в стоимость заказа. Часто то, что вы видите при посещении ресторана, не входит в его стандартное оборудование. Гардероб. В гардеробе, кроме того, что количество вешалок должно быть не меньше количества приглашенных гостей, необходимо место для хранения пакетов и прочих принесенных вещей. Если мест в гардеробе не хватает, то вам следует взять в аренду или купить вешалкистойки. Еще при планировании работы гардероба надо предусмотреть, чтобы на каждые 50–70 гостей приходилось по одному гардеробщику. Случается, что, например, гардероб имеется, однако работа гардеробщиков оплачивается отдельно. Лучше обговорить этот момент заранее. Туалеты тоже нельзя обойти вниманием. На 60 человек
необходимо минимум по одному месту, в независимости от того, что за мероприятие вы устраиваете — фуршет во дворце или барбекю в лесу (кстати, в лес туалеты вам придется специально заказывать). Отдельно продумайте и вопрос с текущей уборкой в туалете. Уборка. Немаловажным является вопрос уборки всего помещения. Кроме дежурных уборщиков во время мероприятия на случай ненароком разбитого бокала и тому подобного,
ктото должен обеспечить уборку после проведения праздника. Обычно эти работы не проводят хозяева сдаваемых в аренду дворцов, и их просьба в конце мероприятия об уборке и вывозе мусора может стать для вас неприятной неожиданностью.
ПРИГЛАШЕНИЯ
Этим обязательным элементом любого общественного мероприятия зачастую пренебрегают, особенно если праздник готовится исключительно для сотрудников компании. Но это в корне неправильно. Пригласительный билет — не что иное, как средство дополнительной мотивации к участию в корпоративном празднике, отдельный знак внимания и уважения к членам коллектива, пропуск на мероприятие, элемент создания праздничного настроения. Пригласительные билеты также можно использовать и в самой программе: по ним можно разыгрывать призы, обменивать на порции спиртных напитков, их, наконец, можно сделать частью общих игр, написав на каждом билете отрывок какойто фразы и предложив гостям собрать компанию с пригласительными, образующими одно целое, а первым собравшим присудить отдельный приз. Как выглядят пригласительные билеты? Как угодно, хоть в виде трамвайных талончиков или пивных бирдеккелей, если это согласуется с идеей праздника. А вот вручать их надо не
менее чем за две недели до дня мероприятия, чтобы все приглашенные могли согласовать ваше мероприятие со своими планами.
Что обязательно должно быть на пригласительном билете?
Вопервых, необходимо указать, кто приглашен (традиционно принято показывать уважение к гостю, вписывая его имя от руки). Кроме имени приглашаемого человека, стоит отметить, на сколько персон действительно это приглашение, это снимет вопрос, приглашают ли гостя с супругой или с коллегами (если приглашенный из сторонней организации) или
только его одного.
Вовторых — место проведения праздника. Кстати, лучше написать лишнее предложение, чем потом отвечать на бесконечные звонки с вопросами: «А куда здесь поворачивать?» и«Ну где же этот дом?».
Втретьих — время мероприятия. Причем необходимо указывать время, на которое запланирован сбор гостей, и отдельно — время начала праздничной программы, иначе можно столкнуться с недопониманием, грозящим затянуть начало праздника. Полезно также указывать, до какого примерно часа мероприятие продлится.
Вчетвертых, на приглашении должна быть информация о том, чему посвящено мероприятие, и кратко — о том, что будет происходить на вечере с указанием желательной формы одежды приглашенных.
В некоторых случаях полезно также сообщить, кто еще приглашен на праздник. Напишите, например, «приглашены все сотрудники компании» или «приглашены сотрудники конкретного подразделения компании, а также основные партнеры».
ТРАНСПОРТ
Хорошим тоном считается доставка гостей на место праздника и обратно по его окончании. Вообще все, что делается на празднике, должно быть продумано так, чтобы требовать от гостей минимальных размышлений и усилий. И если мы устраиваем мероприятие далеко от общедоступного места, то должны взять на себя заботы по дороге туда и обратно.
Оптимальный вариант — это, конечно автобусы с соответствующим уровнем комфорта и вместимости. А если вы взяли на себя обязанность доставить на место праздника актеров или других привлеченных участников, то обязательно планируйте для этого отдельный транспорт.
Обязательно точно определите время отъезда автобуса. Но приглашайте всех заранее, например, к 16.50, если планируйте отправление на 17.00. С такой же перестраховкой следует отнестись и к расчету времени в пути. Рассчитывать лучше на самую меньшую возможную скорость. Правильнее будет ускориться уже в дороге.
ВСТРЕЧА ГОСТЕЙ И НАЧАЛО ПРАЗДНИКА
На улице перед входом на арендованную вами площадку непременно должно быть какоето временное обозначение того, что именно сегодня и именно здесь проходит ваш праздник.
На самом входе у гостей ктото должен проверить билет. Лучше, если это будет ктото из организаторов, чем охрана. Оказавшись в фойе (у гардероба) гости обязательно должны видеть, куда им дальше идти. Если фойе небольшое, а зал для праздника один и виден сразу же от входа, то в фойе может больше никого и не быть, кроме работника гардероба и охранника. В остальных случаях ктото или чтото должно гостей направлять.
Часто возникает вопрос, а чем занять первых пришедших гостей в ожидании начала праздника? Чаще всего, занимать их ничем не нужно. Главное, чтобы к моменту их приезда были готовы все праздничные и тематические декорации и звучала музыка. Тем более что гостям предстоит раздеться, осмотреться, поздороваться со знакомыми, дамам — поправить макияж, так что скучать скорее всего никто не будет.
ВЕДУЩИЙ
Хороший ведущий — это до 90% успеха вашего мероприятия, это главный на шоу человек. Работайте с профессионалами, не стесняйтесь спрашивать и отсматривать предложенный материал. Иногда опытный ведущий с театральным образованием может заменить целое агентство праздников, если
там нет профессионалов.
Выбор ведущего определяет и его основные задачи на
празднике:
Проведение конкурсов, игр, соревнований, розыгрышей, аукционов и лотерей.
Распорядительство, то есть анонсирование предстоящих частей праздника, приглашение к поздравлениям, предложение тостов, проведение награждений, направление внимания гостей на какието моменты. Распорядительство — это и улаживание конфликтов, точнее их недопущение. Сообразительный ведущий почувствует неприятную ситуацию и сможет осторожно, не привлекая всеобщего внимания, предотвратить назревающий конфликт.
Конферанс — объявление шоуномеров и заполнение пауз
в программе шутками и разговорами.
По стилю работы остальных ведущих можно условно разделить на несколько категорий:
1. «Игровики» (массовикизатейники). Как правило, это выпускники средних специальных учебных заведений или самоучки, они сильны в проведении конкурсов, игр, шуточных аукционов, розыгрышей, юмористических поздравлений. Конкурсный ведущий не только должен направлять действия команд, не забывая комментировать происходящее для зрителей, но и уметь предвидеть поворот событий, поддерживать накал страстей и не допускать конфликтов. Чаще всего именно ведущих игровиков приглашают для проведения несложных корпоративных праздников.
2. «Конферансье». В его обязанности входят объявления, то есть конферанс. Он должен уметь «держать себя», уметь делать «подводки» к объявляемым номерам и уметь «тянуть» возникающие паузы. Хорошее чувство юмора ему просто необходимо, причем уместный повод он должен находить всегда и везде. Вам нужен конферансье, если у вас планируется развлекательная программа, состоящая из отдельных номеров, награждений и поздравлений. Чаще всего его можно встретить на концертах.
3. «Тамада». У тамады опыт проведения частных юбилеев и свадеб — это особая специфика поведения, речи и действий. «Свой парень» — главная задача понравиться гостям,
зачастую нетрезвым. Он работает в одиночку, человек оркестр. Такой ведущий — не самый подходящий вариант для корпоративной вечеринки.
4. «Спортивный комментатор». Этот человек должен не только знать соревнующихся и уметь бесконечно о них рассказывать, но быть знакомым с историей игры, держать в памяти случаи и курьезы, с ней связанные. Он должен по ходу комментария делать быстрые выводы, уметь предвидеть изменение ситуации и со вкусом преподнести предстоящий поворот игры.
5. «Радиоведущий». В его положительные особенности, кроме навыка связно излагать свои мысли, входит умение контролировать поведение собеседника, подспудно направлять его мысль в нужное русло. Но, как правило, при проведении корпоративных мероприятий только такого мастерства недостаточно. Ведь ведущему на празднике предстоит находиться перед гостями, а вот этого многие «радиоведущие» и не могут. К тому же они обычно не умеют хорошо проводить конкурсы, награждения и прочие праздничные события. Приглашение «радиоведущего» оправдано, если у него действительно есть необходимые дополнительные способности или
вы хотите пригласить «знаковую» фигуру (но тогда вам должно быть все равно — как он будет работать, ведь вы осознанно приглашаете его «имя»).
6. «Клубные» ведущие. К числу достоинств отнесем умение поддержать настроение массы танцующих и развлекающихся гостей меткими фразами, шутками и быстрыми конкурсами. Но учтите, что ведущий, постоянно работающий в молодежных клубах, привыкает к определенному стилю речи,
сленгу, юмору и развязному поведению. Поэтому совсем «молодежный и клубный» ведущий подойдет для корпоративного праздника в самом крайнем случае.
Общая продолжительность «организованной» программы
должна быть не более 1,5–2 часов. При этом один непрерывный блок составляет около 30–40 минут, больше внимание зрителя не удержать. И в этом блоке — дветри части по 10–15 минут из нескольких номеров и нескольких конкурсов. Более длительная программа — всего лишь потраченные впустую деньги, так как праздничное настроение уже будет достигнуто, аппетит приглушен и гостям захочется активности, то есть танцев.
СУВЕНИРЫ И ПОДАРКИ
Сувениры (от фр. souvenir — букв. «воспоминание, память») на корпоративном празднике обычно дарятся всем приглашенным. Причем, очень желательно, чтобы все гости получили одинаковые или равноценные сувениры. Это может быть забавная безделушка, зажигалка, брелок, ручка,
коврик для мышки, блокнот, шуточный диплом, памятный значок, бейсболка и т. д. и т. п., вплоть до календариков и елочных игрушек (на Новый год). Все эти предметы должны както соответствовать идее мероприятия, иметь его символику или логотип компании.
ПОСЛЕ ПРАЗДНИКА
Хорошим тоном считается разослать сразу же после праздника от имени заказчика письма или открытки всем пришедшим на мероприятие гостям с выражениями своей признательности за то, что они посетили этот вечер. Проявленное таким образом к ним уважение непременно сыграет положительную роль при дальнейшем сотрудничестве.
Фестивали.
Крупные фестивальные проекты влияют на укрепление авторитета страны как прогрессивной державы, сохраняющей свои традиции и национальную культуру. Фестиваль может быть средством поддержки и развития этнической
идентичности, стимулировать развитие культуры различных народов.
Необходимо отметить еще одну из важнейших задач фестиваля — это возможность самореализации любителей искусства. Десятки тысяч участников художественной самодеятельности разных возрастов ежегодно принимают в них участие.
Единственным стимулом является их любовь к искусству и дарованный природой талант, поэтому вряд ли можно переоценить психологическое и воспитательное значение таких фестивалей.
При организации фестиваля важно учитывать, что фестивальные события благодаря своей публичности могут быть
не только желанной новостью для СМИ, но нести определенную PRинформацию. Исследователями замечена способность культурномассовых мероприятий влиять на настроения, интересы и предпочтения людей. Этим и пользуются сейчас активно политики и бизнесмены. Музыкальные фестивали — это уникальная среда, где обычно жесткие социальные нормы, регулирующие поведение, смягчаются и рождают особую одобренную социумом гедонистическую атмосферу, в которой человек может выразить себя. Благодаря тому, что публика на фестивалях всегда
собирается ради общей и определенной цели, в ней действуют законы массы. Это делает ее более внушаемой. Повышению внушаемости способствует и праздничная, веселая непринужденная атмосфера. Посетители открыты для общения, настроены на положительное восприятие информации. Именно поэтому аудитория фестивальных мероприятий особенно интересна для рекламодателей и политических деятелей.
Даже компании, производящие продукцию, не имеющую отношения к искусству, могут прорекламировать свой товар с большей отдачей.
Планируя проведение музыкального фестиваля, следует прежде всего уделить особое внимание маркетингу этого «продукта». Необходимо определить тех, кто станет его потенциальным покупателем (потенциальную аудиторию), каков будет спрос по отношению к затраченным средствам и какова финансовая выгода.
При организации фестиваля необходимо определить и точные рамки его проведения, что положительно влияет на его посещаемость. Ограничение возможности посетить мероприятие в связи с его кратковременностью заставляет посетителей не откладывать покупку билетов, в то время как посещение
местной оперы или концертного зала можно отложить просто потому, что туда можно сходить в любой другой день.
Важной отличительной особенностью фестивальных мероприятий от стационарной деятельности учреждений культуры является юридическая, административная и творческая свобода. Поскольку фестивали контролируются меньше, чем другие концертные организации, при их организации можно более свободно составлять программу. С организацией фестиваля связано и большое количество рисков, так как при проведении подобных мероприятий участвует большое количество людей, здоровье которых может быть подвергнуто опасности. Поэтому необходимо обеспечить на фестивале присутствие служб безопасности. Погода также является примером непредвиденного риска. Фундамент эффективной стратегии
рискменеджмента касается трех ключевых принципов: первый — определить все потенциальные риски, второй — вероятность их появления, третий — минимизировать риск, используя технику планирования, чтобы исключить, насколько это возможно, вероятность его возникновения и вовремя
контролировать проблему. Исчерпывающая стратегия рискменеджмента должна свести к минимуму возможные неприятности, а также обеспечить соответствие законам и положениям местных властей. Непредвиденные обстоятельства тоже должны быть спланированы, чтобы при возникновении проблем мероприятие не ставилось под угрозу срыва.
Музыкальные фестивали — это не только публичное действие, но и готовый рекламный продукт, с помощью которого можно:
формировать и продвигать торговые марки (бренды);
привлекать туристов в места проведения фестивалей;
рекламировать товары и коммерческие фирмы;
создавать имидж политических деятелей, партий, общественных движений, организаций;
формировать имидж региона, города, преобразовывать
городскую среду;
привлекать внимание к проблемам общества, экологии;
развивать культурные потребности посетителей фестивалей
ЦЕРЕМОНИИ
Яркими специальными событиями являются церемонии.
Так, торжественная церемония награждения — это не столько «протокольное» подведение профессиональных итогов минувшего сезона, но и долгожданный театрализованный праздник Прочно вошли в отечественную театральную жизнь церемонии вручения премий «Золотая маска», Церемонии используются и в бизнесе. Так, церемонии открытия обычно знаменуют собой начало нового бизнеса, становление новой услуги компании — это начало нового этапа в жизни компании. Церемония открытия нового корпуса производственных мощностей, нового завода направлена на укрепление имиджа, улучшение репутации компании среди
инвесторов, акционеров, потребителей. Демонстрация современного оборудования и последних технологий косвенно свидетельствует о возможности обеспечения высокого качества продукции. Демонстрация хороших условий работы помогает привлечь лучшие кадры. Кроме того, церемония открытия способствует укреплению корпоративного духа и лояльности занятых.
ШОУ&МЕРОПРИЯТИЯ
Одной из основных особенностей проведения PRмероприятий в сфере шоубизнеса является возможность привлечения внимания средств массовой информации за счет использования громких имен. Газеты и журналы с удовольствием используют любой информационный повод для публикации
фотографии культового актера или музыканта. Таким образом, заявив участником презентации звезду, вы существенно увеличиваете шансы на публикации в прессе, а также приезд съемочных групп. И если на презентацию новых супер холодильников заманивать журналистов придется с помощью
фуршета, подарков и прочих знаков внимания, при этом проплачивая упоминание названия супер холодильника и его производителя в крохотной заметке, то на презентацию нового клипа или пластинки популярной группы журналисты будут выстраиваться в очередь. Однако это же и порождает
определенные сложности. Никому не нужны «желтые публикации», хотя существует мнение, что важно попасть на первую полосу и не имеет значения, что именно о тебе пишут (кстати, считается, что именно такая скандальная политика принесла популярность небезызвестному дуэту «Тату»). Тем
не менее, если задачи устроить скандал, чтобы попасть в вечерние новости, не стоит, следует проявить осторожность. Все приглашенные вами журналисты должны быть проверенными, кроме того, следует заранее договориться о характере последующих публикаций. Возможно, есть моменты, которые
хотелось бы замолчать, и наоборот, имеются детали, требующие обязательного упоминания. Кстати, именно изза необходимости расставить акценты следует перед началом мероприятия провести инструктаж с теми, кто будет выступать на прессконференции и презентации. Иногда следует подготовить для своих «подопечных» примерный текст выступления, особенно заострив их внимание на том, с чего нужно начать. Во время проведения мероприятия ктото из менеджеров должен всегда быть рядом с основными участниками — вопервых, чтобы оградить их от излишнего внимания прессы и
не допустить конфликта, а вовторых, чтобы проследить, не забыл ли артист пройденный перед началом мероприятия инструктаж. Такое «покровительство» должно быть максимально ненавязчивым.
ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ РАЗРАБОТКИ
КОНКУРСНЫХ ПРОЕКТОВ
Поскольку организация культурнодосуговых мероприятий деятельность творческая, то этапы подготовки всегда различные и могут варьироваться. Но основные этапы разработки театрализованных конкурсных программ выделить
можно.
Организационноподготовительный этап конкурсной программы включает:
1. Определение темы, идеи, целей и задач мероприятия.
Каждый проект в сфере культуры начинается с идеи, с определения темы проекта, жанра, цели, идеи и задач, будет ли она востребована. Об этом надо иметь четкое представление, перед тем как разрабатывать этапы подготовки проекта. Идея — это то, ради чего создается конкурс, основная мысль,
основной вывод.
Очень многое зависит от четкого замысла, выбора жанров и формы проведения программы. Менеджер должен продумать все от начала до конца, от идеи до закрытия занавеса.
2. Разработка нормативных документов:
а) положение о проведении конкурса;
б) подготовка необходимых решений местной власти о
проведении конкурса;
в) решение вопросов о финансировании конкурса хотя бы
частично за счет бюджета; организация финансирования конкурса за счет спонсоров, рекламодателей, меценатов;
г) составление и утверждение сметы затрат;
д) разработка договоров и другие документы.
3. Создание организационного комитета по проведению
конкурсной программы.
Творческо постановочный этап включает:
1. Определение творческопостановочной группы, в которую входят: директор, продюсер, режиссерпостановщик, сценарист, художникпостановщик, сценарист, главный бухгалтер, менеджер, звукорежиссер, художник по свету, хореограф, актерская труппа и др.
2. Написание сценарного плана и далее — собственно сценария, разработка оформительских эскизов. Сценарий — драматургическая основа мероприятия, драматургия — сюжетнообразная концепция зрелища. Создавая сценарий мероприятия, надо учитывать композицию — чередование номеров, которое обеспечивает нарастание эмоционального воздействия на зрителя.
Композиция состоит:
а) из завязки — события, с которого начинается основной конфликт; завязка может включать пролог — краткий
рассказ;
б) экспозиции — начала театрализованной программы и
инверсии — показа перед началом действия, чем закончится
конфликт;
в) кульминации — пик конфликта;
г) развязки — исчерпывание конфликта, снятие напряжения;
д) финала — эмоциональносмыслового завершения мероприятия.
Техническо подготовительный этап предполагает:
1) мероприятия по аренде зала — подписание договора с арендодателем, условия выполнения бытового и технического райдеров, определение сроков и оплаты аренды;
2) заключение договоров на аренду реквизита и декораций, костюмов, оборудования для технического обеспечения
мероприятия, светового и звукового оформления.
Этап рекламной деятельности состоит:
1) из подготовки и изготовления полиграфической и рекламной продукции: афиш, флайерсов, программок, календариков, буклетов, видео, аудиороликов, билетов;
2) размещения рекламы в СМИ:
- рассылка прессрелизов во все федеральные и региональные средства массовой информации, по случаю проведения мероприятия;
- организация и участие в прессконференции по поводу мероприятия с размещением баннера;
- размещение информации о проведении мероприятия в ведущих СМИ региона;
- теле и радиопродукция, реклама в электронных средств
массовой информации:
– размещение в эфире всероссийской телекомпании рекламного ролика мероприятия с указанием генерального спонсора;
– размещение в эфире коммерческой радиостанции рекламного ролика мероприятия с указанием генерального спонсора;
– включение эксклюзивного интервью или сюжета о мероприятии в телевизионную версию или в программу
на радиостанции;
– размещение информации о мероприятии на официальном сайте организации;
3) наружная реклама: размещение афиши о мероприятии
на рекламных местах города, в вузах, бизнесцентрах и правительственных учреждениях;
4) внутренняя реклама: размещение баннера или рекламного щита во время и в месте проведения мероприятия; распространение рекламной продукции (программки, флаерсы и буклеты) на мероприятии.
5) Реализация билетов через театральные кассы города,
распространителей, рассылка билетов с курьером по коллективным заявкам.
Дата добавления: 2022-01-22; просмотров: 38; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!