При веденні листування повинні дотримуватися такі вимоги:
- Листування використовується в тому випадку, коли неможливо зв'язатися по-іншому (по телефону, особиста зустріч).
- Листи складаються на бланках листів формату А4 або А5 в залежності від розміру тексту.
- Лист підписується керівником організації (його заступником).
- Текст листа може бути простим (що складається з однієї - двох частин вступу і висновку), і складним (складається з вступу, основної частини і висновку).
- В одному листі міститься тільки одне питання. Обсяг не перевищує двох сторінок.
- Датою листа є дата його підписання.
- Вносити виправлення та доповнення після підписання забороняється.
Телеграма – це службовий документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку (телеграфом).
Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними.
Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім частки “не”). Не допускається: переносити слова тексту Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках (перший передають до відділення зв’язку, другий підшивають у справу.
Розрізняють ініціативнітелеграми і телеграми-відповіді.
Телефонограма – це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном.
Телефонограми складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника.
|
|
|
Текст телефонограми повинен бути чітким, стислим (до 50 слів), Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити та підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.
Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити з її змістом керівника чи працівників, яким адресовано телефонограму.
Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних чи спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику.
Висновок до другого питання:
Отже, довідково-інформаційні документи надають відомості, які спонукають приймати певні рішення, ініціюють управлінські рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу.
Сьогодні значна увага приділяється оперативності в роботі, що є знаком уваги до кореспондента. Якщо з якихось причин не вдається відразу дати відповідь на надісланий лист, то складається так звана “проміжна” відповідь, яка використовується в ООН. У такій відповіді кореспонденту повідомляється про те, що його листа одержали, що з ним проводиться робота і, коли вона буде завершена, йому дадуть повну й вичерпну відповідь.
Дата добавления: 2022-01-22; просмотров: 47; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!