Службовий (діловий) лист — узагальнююча назва різноманітних за змістом документів, які надсилаються поштою, за допомогою факсимільного зв’язку, електронною поштою тощо.
Нормативно правові акти, що регламентують діяльність відділення кадрів
Складання та ведення документації з особового складу регламентується наказом №109 ДПтСУ, який затверджує Типову інструкцію з діловодства в органах,установах виконання покарань, слідчих ізоляторах і навчальних закладах,що належать до сфери управління Державної пенітенціарної служби України відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від
30 листопада 2011 р. № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», з гідно з ДСТУ 4163-2003.
Одним з найголовніших документів є особова справа.
Формування особових справ цивільних співробітників регулюється КЗпПом (кодекс законів про працю)
Формування особових справ атестованих співробітників регулюється Наказом №93 ДДУ ПВП від 1999року «Інструкція щодо формування особових справ військовозобов’язаних…», який спирається на Наказ МВС України № 365. Парадокс полягає у тому, що цей наказ уже припинив свою дію і діє Наказ МВС №1245
Оособливою формою трудового договору є контракт. Застосування контракту передбачено законом (ст. 21 КЗпП України, Постанова Кабінету Міністрів України “Про впорядкування застосування контрактної форми трудового договору” від 15.03.94 № 170).
Контракт обов’язково укладається в писемній формі, яка затвер-
|
|
|
джена наказом Міністерства праці України № 23 від 15.04.1994
Оформлення та ведення особових справ
Особова справа — це сукупність документів, які містять найповніші відомості, про працівника й характеризують його біографічні, ділові, особисті якості.
Заводяться особові справи на всіх співробітників; оформляються вони після зарахування працівників на роботу.
Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес прийняття на роботу,
потім — усі основні документи, які з’являються упродовж трудової діяльності працівника в установі.
Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або за структурними підрозділами згідно зі штатним розписом. Справи на матеріально-відповідальних осіб зберігають окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до номера у штатно-посадовій книзі, котрий записується і в алфавітну книгу особових справ.
До особової справи входять такі документи:
1) додаток до особового листка з обліку кадрів;
2) особовий листок з обліку кадрів із фотокарткою працівника розміром 4 на 6 см;
3) автобіографія;4) копії документів про освіту, вчений ступінь, підвищення кваліфікації;
5) перелік наукових праць (для працівників, які мають учений ступінь ;6) характеристики чи рекомендаційні листи;
|
|
|
7) документи, на підставі яких видаються накази про призначення,переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо);
8) копії наказів переведення та звільнення працівника або виписки з них;9) матеріали проведення атестацій;
10) внутрішній опис документів.
Порядок розміщення цих документів, як правило, хронологічний; усі вони підшиваються.
- Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення можуть розміщуватись у “кишеньці” на зворотному боці її обкладинки.
Включення до особової справи наказів про відпустки, про направлення у відрядження, на курси чи стажування не допускається.
Вони можуть бути використані для проведення соціально-демографічних досліджень. Крім того у них нерідко можна знайти документи, необхідні для вивчення історії розвитку тих чиінших підприємств, установ.
Документи особової справи ведуться впродовж усього часу роботи особи на підприємстві й до номенклатури справ установи не заносяться.
У додатку до особової справи працівника робиться запис про його звільнення. Після виконання цих процедур особова справа вилучається та зберігається у відділі кадрів два роки, потім здається на зберігання в архів організації до кінця загального строку зберігання — 75 років.
|
|
|
Доступ до особових справ має бути обмеженим. Особові справи зберігаються на рівні із секретними документами.
Як правило, особові справи розміщують у сейфах.
Висновок до першого питання:
Отже, організація праці в кадрових службах передбачає вирішення раду завдань, серед яких:
- чітка організаційна побудова роботи діяльності та вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами;
- правильний розподіл функцій між окремими виконавцями і підрозділами, застосування кращого досвіду та методів ведення діловодства.
Вирішення цього питання здійснюється шляхом розробки та впровадження нормативних документів, посадових інструкцій, стандартів.
Особливу увагу необхідно звернути на правильну розробку посадової інструкції інспектора по кадрах;
Питання№2. Довідково-інформаційна документація, її призначення, види документів та вимоги до їх оформлення
До інформаційно-довідкових документів належать довідки, доповідні і пояснювальні записки, звіти, протоколи, зведення, огляди, акти, телеграми, листи і т.д.
|
|
|
Вони носять допоміжний характер стосовно організаційно-розпорядчих документів і не є обов'язковими до виконання. Довідково-інформаційні документи надають відомості, які спонукають приймати певні рішення, ініціюють управлінські рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу. Вони йдуть знизу вгору по системі управління: від працівника до керівника, від керівника у вищестоячі організації.
Довідка – це службовий документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій.
Довідки поділяються на дві групи:
- що містять інформацію про факти службового характеру;
- що засвідчують якийсь юридичний факт.
Найчисленнішою є друга група довідок. Їх видають заінтересованим громадянам або установам. Це довідки, що підтверджують факт роботи або навчання, обійману посаду, розмір зарплати, місце проживання тощо.
Для довідок використовуються уніфіковані трафаретні бланки.
Протокол – це службовий документ із записом ходу обговорення питань та рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів.
Протокол ведуть під час засідання колегіального органу. Веде протокол технічний секретар або обрана особа.
Протоколи можуть оформлятися від руки у спеціальному прошнурованому журналі або за допомогою друкарської машинки.
Оформляють протоколи на чистих аркушах паперу формату А4 або бланках установи.
Текст протоколу поділяють на дві частини: вступну та основну. У вступній частині зазначають прізвища та ініціали головуючого, присутніх, порядок денний, в основній – фіксують перебіг засідання колегіального органу.
Звіт – це службовий документ, що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого і т.д.
Звіти бувають прості й складні залежно від характеру виконаної роботи.
Розрізняють статистичні та текстові звіти.
Статистичні звіти оформляються від руки або машинописним способом на трафаретних бланках, текстові – на загальному бланку або на чистому аркуші паперу (формат А4) машинописним способом за схемою.Проект текстового звіту готує секретар-референт.
Акт – це службовий документ, який посвідчує якийсь факт і складається в присутності свідків або на підставі обстеження. Можливе складання акта й однією, але спеціально вповноваженою особою.
Акти складаються за результатами ревізій, при прийманні-здаванні справ, випробовуваннях нових виробів та зразків та ін.
В актах зазначають документи, що визначають повноваження осіб, які його склали.
Кількість примірників акта встановлюється нормативними документами або визначається практичними потребами.
Якщо висновки та пропозиції в акті викладаються в розпорядчій формі із зазначенням строків виконання приписаних дій, то акт подають керівникові, який має підписатися, підтвердивши цим, що зі змістом акта він ознайомлений.
Акт може бути підставою для видання адміністрацією установи, організації, підприємства відповідних розпорядчих документів.
Склавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті.
В актах проставляють дату заактування факту чи події.
Текст акта складається з двох частин: вступної та констатувальної.
Акт оформляють на загальних трафаретних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4.
Доповідна записка - документ, адресований керівникові даної або вищестоящої установи і що інформує його про сформовану ситуацію, що мав місце явищі або факті, про виконану роботу, а також містить висновки та пропозиції укладача. Доповідна записка готується як з ініціативи самого працівника, так і за вказівкою керівництва.
Мета ініціативної доповідної записки - спонукати керівника прийняти певне рішення. Тому текст її чітко ділиться на дві частини. У першій, констатуючій (описовою), викладаються що мали місце факти чи описується ситуація, в другій викладаються пропозиції, прохання. Доповідними записками інформують керівника про хід робіт. Такі записки видаються регулярно
Особливу групу в інформаційно-довідковій документації становить переписка - узагальнена назва різних за змістом документів (службовий лист, телеграма, телекс, телефонограма, факс, електронне повідомлення) використовуються для передачі інформації між організаціями.
Ділове листування займає 80% вхідної та вихідної документації. Вона ділиться на поштову і електронну.
Службовий (діловий) лист — узагальнююча назва різноманітних за змістом документів, які надсилаються поштою, за допомогою факсимільного зв’язку, електронною поштою тощо.
Офіційний лист є єдиним документом, на якому не ставиться назва його виду. Усі інші документи мають назву, наприклад: акт, наказ, доповідна записка тощо.
1. За змістом і значенням листи бувають: інструкційні й гарантійні, рекламні, комерційні, листи-запрошення тощо.
2.За функціональними ознаками листи можна поділити на дві групи:
- листи, які потребують відповіді;
- листи, які не потребують відповіді.
До першої групи належать: лист-прохання, лист-звернення, лист пропозиція (лист-рекомендація), лист-запитання, лист-вимога.
Відповіді на ці листи набувають певної форми залежно від характеру вихідного листа.
До листів, які не потребують відповіді , належать: лист-застереження, лист-нагадування, лист-запрошення, лист-підтвердження, лист-відмова, супровідний лист, лист-повідомлення, гарантійний лист, лист-розпорядження.
Інструкційні листи надходять від державних органів управління й містять, як правило, рекомендації, вказівки, роз’яснення з питань звітності, податків тощо
Гарантійні листи містять гарантії сплати, терміну постачання або якості продукції. До інформаційних листів умовно належать листи, які містять повідомлення, прохання, нагадування, пропозиції.
Рекламні листи містять рекламу, ціни на товари, послуги.
Комерційні листи складаються при укладенні й виконанні контрактів.
Іноді складаються супровідні листи, призначені для пояснення основного документа, що надсилається адресату.
Мовні конструкції листа:
-Листи, адресовані керівникам, і потребують особливого розгляду можуть починатися з шанобливого звернення до адресата.
-Текст більшості листів викладається від першої особи множини особи (просимо, направляємо).
Раді повідомити Вас…Інформуємо Вас про…
Просимо розглянути наші питання (підтвердити замовлення, повідомити про рішення…),
На жаль, ми не зможемо прийняти…, Зі свого боку, хотіли б попросити Вас про…, Сподіваємось одержати відповідь найближчим часом… , Чекаємо Вашої згоди… , Заздалегідь вдячні…, З повагою….
Дата добавления: 2022-01-22; просмотров: 20; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!