ВИДЫ И ФОРМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЛУЖБЫ ПРИЕМА И РАЗМЕЩЕНИЯ
В соответствии с Постановлением Совета Министров Правительства Российской Федерации от 30.07.1993 № 745 были утверждены формы документов строгой отчетности, которые могут использоваться гостиничными хозяйствами при расчетах с населением для учета наличных денежных средств, разработанные и представленные Комитетом Российской Федерации по муниципальному хозяйству:
1-Г «Анкета»,
2-Г «Журнал регистрации иностранных граждан»,
3-Г «Счет»,
4-Г «Карта гостя»,
5-Г «Кассовый отчет»,
7-Г «Расчеты оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету»,
8-Г «Квитанция о возврате денег»,
9-Г «Акт о порче имущества гостиницы»,
10-Г «Заявка на бронирование мест»,
11-Г «Автостоянка»,
12-Г «Квитанция на предоставление дополнительных платных услуг»,
13-Г «Заявка на бронирование мест».
На граждан, прибывших в командировку, на совещания, конференции, сборы, заполняют анкету (форма 1-Г) в одном экземпляре (см. приложение 2). Для хранения анкет и работы с ними в службе приема и размещения должны быть две картотеки: в первой хранятся анкеты на проживающих в гостинице, во второй — на лиц, выбывших из гостиницы в течение 1 мес.
В некоторых гостиницах анкету заполняют сами портье (администраторы) на основании паспорта (дополнительный сервис гостиницы). Заполнение данной анкеты свидетельствует о заключении договора между клиентом и гостиницей. Портье должен проследить за тем, чтобы гость правильно заполнил данный документ, дату заселения, дату выезда, указал свой домашний адрес. Ведь в дальнейшем неправильно указанные данные осложнят, например, поиск забытых вещей в номере, кроме того, правильно заполненный адрес гарантирует получение оплаты, если гость выехал, не заплатив за предоставленные услуги. Неверно указанная дата выезда может привести в дальнейшем к простою номера, а если гость планирует остаться дольше, номер может быть продан, что в результате приведет к конфликту между администрацией и гостем.
|
|
|
Счет (форма 3-Г) заполняется при оформлении оплаты за бронь, проживание, а также за дополнительные платные услуги при отсутствии специальных талонов (см. приложение 2). Счет выписывается в трех экземплярах: первый — выдается проживающему гостю, второй экземпляр счета вместе с «Кассовым отчетом» ежедневно сдается в бухгалтерию, третий хранится до выезда гостя в расчетной части гостиницы в специальных кармашках, расставленных по числам оплаты в контрольной картотеке.
Выписка данного документа подтверждает, что договор между исполнителем и потребителем заключен. Гость обязан оплатить оказанную исполнителем в полном объеме услугу после принятия ее. С согласия гостя услуга может быть оплачена им при заключении договора в полном объеме или частично внесением аванса.
|
|
|
Кассиру или портье необходимо обратить внимание на то, что если используемый гостиницей бланк счета по форме 3-Г изготовлен не типографским способом (например, с помощью компьютера), то в этом случае считать данный документ бланком строгой отчетности нельзя, поэтому расчеты с гостем должны быть проведены с обязательным использованием контрольно-кассовой техники (ККТ).
При механизированном способе ведения расчетов счет заполняется в двух экземплярах. В нем фиксируется оплата за весь период проживания. Оба экземпляра хранятся в контрольной картотеке до выезда гостя. Работник бухгалтерии сверяет форму 3-Г с формой 1-Г. Счета являются бланками строгой отчетности.
Карта гостя (форма 4-Г) дает право заселившему гостю на получение ключа от номера и внеочередное обслуживание в предприятиях общественного питания, бытового обслуживания и связи, расположенные в гостинице. На числовой сетке карты гостя отмечается период оплаты. При выезде гостя этажный персонал делает отметку с указанием даты и часа освобождения номера (места), наименования и числа мест багажа. В вестибюле карта гостя сдается портье (см. приложение 2).
|
|
|
Кассовый отчет (форма 5-Г) составляется в двух экземплярах сотрудником, осуществляющим расчеты с проживающими гостями. Первый экземпляр вместе со счетами или контрольной кассовой лентой (при механизированном расчете) ежедневно сдается в бухгалтерию, второй сохраняется у подотчетного лица. Работник бухгалтерии сверяет форму 5-Г с формой 3-Г (см. приложение 2).
Расчеты оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету (форма 7-Г) ведется дежурным администратором или портье в двух экземплярах. Окончательный итог подводится после выезда проживающих гостей и служит основанием к оплате счета, предъявляемого предприятию, организации (см. приложение 2).
При проживании в гостинице у гостя могут измениться какие-либо обстоятельства, в связи с которыми он может выехать из гостиницы досрочно. В этом случае гостю возвращается часть денежных средств, заплаченных им за проживание, и заполняется квитанция на возврат денег по форме 8-Г (см. приложение 2).
Квитанция на возврат денег выписывается работником гостиницы в одном экземпляре. Сдается в бухгалтерию вместе с кассовым отчетом. При оформлении возврата на первом и третьем экземплярах счета (3-Г) делается отметка о произведенном возврате.
|
|
|
Работник бухгалтерии сверяет идентичность подписи гостя в квитанции на возврат с подписью в анкете, после чего анкета возвращается в службу приема и размещения.
Если возврат осуществляется в день внесения оплаты (до закрытия смены и снятия Z-отчета), то гостю должен быть выписан новый счет и пробит новый кассовый чек на сумму фактически оказанной услуги. При этом «старые» документы, а именно счет, который был выписан первоначально, и чек должны быть изъяты у проживающего.
Погашенный чек (начальный чек или аннулированный) наклеивается на лист бумаги и вместе с актом и первоначальным счетом сдается в бухгалтерию. Сумма, на которую осуществлен возврат, заносится в специальный журнал кассира в графу 15, и на данную сумму уменьшается сумма выручки за день. Такая процедура возврата предусмотрена типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин (ККМ) при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных Письмом Минфина России от 30.08.1993 № 104.
Если возврат осуществляется в день, не совпадающий с днем внесения денежных средств в кассу, то после снятия отчета возврат денежных средств производится только из главной кассы гостиницы на основании письменного заявления и документа, удостоверяющего личность. При этом кассиром организации составляется расходно-кассовый ордер с обязательным заполнением всех реквизитов данного документа. К расходно-кассовому ордеру прикладывается заявление на возврат, первоначально пробитый чек и первоначально выписанный счет. На счете и чеке бухгалтером или компетентным сотрудником делается пометка о том, что был сделан возврат на некую сумму. Счет, чек (для отчета по командировке, например) и деньги отдаются гостю
Акт о порче имущества гостиницы (форма 9-Г) составляется работниками гостиницы в трех экземплярах: первый передается в бухгалтерию, второй — материально ответственному лицу, в подотчете которого находится имущество гостиницы, третий выдается на руки гостю (см. приложение 2).
Квитанция «Автостоянка» (форма 11-Г) составляется на автостоянках гостиничного комплекса при приеме и выдаче автотранспорта, выписывается в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию, второй выдается на руки клиенту (см. приложение 2). Является бланком строгой отчетности.
Квитанция на предоставление дополнительных платных услуг (форма 12-Г) выписывается на дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей (заказ билетов в аэропорт, оплата услуг переводчика, предоставление чая, кофе по желанию проживающего). Составляется в двух экземплярах: первый представляется в бухгалтерию, второй — клиенту. Является бланком строгой отчетности (см. приложение 2).
Дата добавления: 2021-11-30; просмотров: 1940; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!