Проектирование документации и электронный документооборот.

⇐ ПредыдущаяСтр 17 из 66Следующая ⇒

Документы являются основным носителем информации в АИС, включает логически связанные реквизиты и обладает юридической силой. Документы могут быть первичные и производные, результативные. В первичных документах содержится первичная информация, отражающая состояние экономического объекта и его системы управления, а в результативных документах имеются сводно-группировочные сведения, являющиеся результатом обработки ранее полученной информации. По способу заполнения и те и другие документы получаются вручную либо при помощи технических средств.

Документы могут быть сканированы, получены по электронной почте, подготовлены на ПЭВМ с помощью различных текстовых редакторов.

Документ существует от момента создания до момента сдачи в архив или уничтожения. Жизненный цикл документа заключается в его движении или документообороте. Есть документы с длительным жизненным циклом, они содержат условно-постоянную информацию, используемую многократно для решения широкого круга задач (справочники профессий, банковских реквизитов клиентов, структурных подразделений предприятий и пр.). Документы короткого жизненного цикла включают в основном, оперативную переменную информацию, актуальную для однократного решения задач.

В зависимости от содержащейся в них информации различают документы: нормативные, плановые, учетные, расчетные, аналитические и пр.

Документация, используемая на предприятиях различных отраслей, может быть унифицированной либо специфической. В финансово-кредитных организациях действует только унифицированная документация. Требования к таким документам следующие:

· стандартные формы построения, предусматривающие определенные размеры бланков и выделение заголовочной, содержательной и оформляющей частей;

· приспособление к компьютерной обработке;

· включение всех необходимых для целей управления реквизитов и исключение их дублирования.

Унифицированные формы документов обеспечивают сокращение многообразия их форм для целей управления, минимизацию состава реквизитов и соблюдение порядка размещения реквизитов в формах документов.

Первичные документы для бухгалтерского учета могут быть и не унифицированные в виду многообразия отраслевых форм и специфики их построения для учета труда и заработной платы, производственных запасов, сбыта и реализации продукции и пр. По оценкам специалистов, в мире ежедневно появляются более миллиона новых документов. Необходимо создать автоматизированную систему потоков документов, их обработки и хранения, включая правила заполнения их пользователями, маршрутные схемы прохождения, обеспечение защиты документальной информации, автоматизации рутинных работ при формировании документов, совершенствование документооборота на основе систем электронной почты и электронной подписи.

Если нет возможности применить унифицированные формы документов в какой-либо задаче, то проектируются новые формы первичных документов, приспособленные к автоматизированной обработке. В этой работе участвуют и экономисты-пользователи.

Первичные документы в основном формируются двумя путями: либо традиционными ручными способами до ввода в компьютер, либо непосредственно на ПЭВМ. В любом случае следует спроектировать документ по существу, т.е. включить в него те реквизиты, которые необходимы для целей управления и определяют правовую сторону хозяйственных операций.

Проектирование форм документов, выписываемых вручную сводится к удобному расположению реквизитов на бланках. В типовой форме документа содержатся заголовочная, содержательная и оформляющая части. В заголовочной части помещаются постоянные реквизиты, определяющие форму и отдельный экземпляр документа (наименование предприятия, название документа, его номер, код фирмы, код документа и пр.).

В содержательной части представлены справочно-группировочные и количественно-суммовые реквизиты. Здесь используется зональная, анкетная, табличная или комбинированная формы представления.

В оформляющей части формы документа приводятся даты составления документа и подписи лиц, удостоверяющих правомерность выполняемых хозяйственных операций. Реквизиты, подлежащие вводу в компьютер путем набора на клавиатуре, обводятся утолщенными линиями.

Ввод информации с первичных документов на клавиатуре компьютера ведется по макетам, отражаемым на экране дисплея. Они могут в точности повторять первичный документ, либо отражать различные документы, имеющие одинаковый состав реквизитов. По унифицированному макету переносится информация по отгрузке в такие документы, как приказ на отгрузку, накладная, счет-фактура и пр. В любом случае осуществляется визуальный и машинный контроль вводимой информации на полноту заполнения реквизитов, их соответствие допустимым величинам и пр. Бухгалтер может быстро и без проблем подготовить платежное поручение, счет, накладную и др. первичные документы, создавая базу данных для учета первичных документов и документооборота на предприятии.

Программа по созданию первичных документов представляет:

─ необходимый для повседневной работы набор первичных документов;

─ определенный доступ к справочникам объектов (предприятий, товаров, сотрудников и др.) непосредственно из подготавливаемого документа, что сводит к минимуму рутинную работу по его заполнению;

─ возможность создания справочников новых объектов.

Программа по созданию первичных документов позволяет автоматически заносить реквизиты организации в любой из формируемых в ней документов (платежное поручение, счет, счет-фактура), тем самым, избавляя бухгалтера от рутины постоянного занесения этих сведений вручную.

Один раз заполнив информацию об организации, бухгалтер больше к этому вопросу не возвращается, за исключением моментов, связанных с какими-либо изменениями или дополнениями.

Заполнение формируемых документов может производиться путем выбора различных объектов непосредственно из справочников.

В том случае, если нужный объект в справочнике отсутствует, то возможен ввод его наименования и всех прочих реквизитов непосредственно в поля первичных документов. После сохранения данный объект появиться в справочнике.

Все документы с занесенными реквизитами (автоматически – из данных справочников или вручную, если таких данных нет) учитываются программой в базе данных, создаваемой с помощью СУБД и выводятся на принтер в виде заполненных первичных документов.

Пример формы «Приходного ордера», полученного на ПЭВМ, представлен в табл. 4.5.

Таблица 4.5.

Типовая межотраслевая форма N М-4

Утверждена Постановлением

Госкомстата России

от 30.10.97 N 71а

ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР N 13707 ┌────────┐

│ Коды │

├────────┤

Форма по ОКУД │ 0315003│

├────────┤

Организация ВМЗ по ОКПО │05757848│

└────────┘

Структурное подразделение СКМ ТЭСЦ-3

Склад покупного металла ТЭСЦ-3

Дата состав- ления	Поставщик		Страховая компания	Корреспондирующий счет		Номер документа
	наимено- вание	код				сопрово- дитель- ного	пла- теж- ного
				счет, субсчет	код анали- тического учета
15-ДЕК-2015	ООО ОМК-СТАЛЬ	10229				598040014Д

Грузоотправитель: ОО ОМК-СТАЛЬ г. Москва

Материальныеценности		Единица измерения			Количество				Учет-ная цена,руб. коп.		Сумма по учетной цене, руб. коп.		Сумма НДС, руб. коп.		Всего с учетом НДС, руб. коп.		Номер пас-порта		Поряд-ковый номер по склад-скойкарто- теке		Номер поступления
					по доку- менту		при-нято
наимено-вание,сорт,размер, марка	номен- клатурный номер, категория БДДС		код	Наиме-нование
1	2		3	4		5		6		7		8		9		10		11		12		13
1770.0x6.0_20_ТУ 14-1-3579-83	071.003407			тонна		63,800		63,800		14500,00		925100,00										10069
						63,600		63,600		14500,00		922200,00										10110
						62,900		62,900		14500,00		912050,00										10111

	Штрипс рулонный
	Итого по позиции:					190,300		190,300				2759350,00

Итого:						190,300		190,300				2759350,00

Принял _____________ ___________ _____________ Сдал ____________ ___________ ______________

должность подпись расшифровка должность подпись расшифровка

Ответственный УМТС ___________ ___________ _____________

должность подпись расшифровка

Борьба с возрастающим потоком бумажных форм на предприятиях и в организациях ведется путем перехода от бумажных форм документов к электронным.

Под электронными формами документов понимается не изображение бумажного документа, а изначально электронная (безбумажная) технология работы; она предполагает появление бумажной формы только в качестве твердой электронной копии.

Электронная форма документа (ЭД) – это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора. После заполнения формы ее можно отправить по электронной почте, по факсу или на рабочий стол другого сотрудника. Обычно для этого нужно лишь нажать кнопку, поскольку электронный адрес получателя заранее определен.

Электронная (безбумажная) технология подразумевает не заполнение бумажных форм и их последовательную обработку, а работу с электронными формами сразу с этапа заполнения до этапа извлечения данных и их сбора в определенной базе данных (или экспорт этих данных в какое-либо специализированное приложение).

Система электронного документооборота (СЭД) направлена на

Ø усиление контроля над документопотоками компании;

Ø создание универсальной рабочей среды коммуникаций между сотрудниками;

Ø организация централизованного размещения макетов документов;

Ø повышение продуктивности рабочего процесса за счет снижения объемов ручного ввода и дублирования информации;

Ø организация электронного архива с возможностью иерархии документов и различными видами библиотек;

Ø удобный поиск документов по заданным критериям;

Ø веб-доступ в любой момент времени из любой точки мира;

Ø разграничение прав доступа пользователей.

На информационном рынке множество предложений, реализующих СЭД:

─ InterTrust (http://www.intertrust.ru/)

─ Такском-Файлер (http://taxcom-filer.ru/)

─ clarisdoc.ru (http://www.lp.clarisdoc.ru/)

─ «Е1 Евфрат» (http://www.evfrat.ru/)

─ DIRECTUM (http://www.directum.ru/)

─ Docsvision (http://www.docsvision.com/)

─ Канцлер (http://www.kancler.by/)

─ Вест Концепт (http://www.westconcept.ru/)

─ ТЕЗИС (http://www.tezis-doc.ru/)

─ Хабрахабр (http://habrahabr.ru/)

─ ELMA ECM+(http://www.elma-bpm.ru/)

─ TerraLink xDE (http://xde.terralink.ru/)

Автоматизированная система документационного обеспечения (АС ДОУ), предполагаемая CompanyMedia (http://nicemanagement.ru/doips), позволяет выполнять работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также организовать взаимодействие сотрудников (передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т.д.). В более широком смысле под АС ДОУ понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающая в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. Ее можно сравнить с «кровеносной системой» компании.

АС ДОУ призвана повысить эффективность управленческой деятельности организации за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решать следующие основные задачи:

· документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);

· обеспечение документооборота (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов на архивное хранение);

· обеспечение работы с документами в процессе осуществления управленческой деятельности (контроль исполнения; учет, оперативное хранение, организация систем классификации, индексирования, поиска и обработки документов);

· защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов сотрудниками при соблюдении необходимого уровня контроля доступа;

· обеспечение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживание пользователей;

· автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов (выполнение правил хранения, обеспечение поиска и использования);

· осуществление передачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов.

Внедрение АС ДОУ имеет следующие ярко выраженные положительные стороны:

o во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства;

o появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью;

o поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально распределенную структуру организация;

o система автоматизации делопроизводства по сути является носителем строго формализованной и строго документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами;

o ускоряется прохождение документов по организации, особенно при организации электронного документооборота и пр.

Технический прогресс в области средств вычислительной техники и передачи данных, организация вычислительных сетей в настоящее время позволяют существенно изменить подход к автоматизации потоков информации и документопотоку. Так, системы электронных платежей изменяют способы общения пользователя с банком, позволяет ему решать свои задачи, минуя операциониста и не выходя из своего офиса. Наличие ноутбуков позволяет современному бизнесмену осуществлять платежи практически в любом месте, где есть телефонная связь.

Совершенствование документооборота происходит на основе систем электронной почты и электронной подписи, что значительно повышает эффективность управления.

Результатом решения экономических задач является вывод обобщенных данных на бумагу, на дисплей, на машинные носители. Чаще всего экономические данные выводятся на бумажные носители и на дисплей в форме таблиц, но имеет значение и графическое изображение в виде гистограмм. На машинные носители выводятся архивные данные, а также сведения, передаваемые на другие уровни АРМ при отсутствии непосредственной связи между ними.

Наибольший удельный вес в бухгалтерском учете занимает выдача данных на бумажные носители в виде машинограмм. Вначале изучается возможность получения типовых машинограмм и их привязки к конкретным условиям конкретной организации.

Если разрабатывается индивидуальный проект, то проектируются все выходные документы с точки зрения их содержания и формы. Состав реквизитов формы должен отвечать ее назначению. Проектирование формы сводки заключается в удобном расположении реквизитов на бланке. Обычно группировочные признаки располагаются по степени убывания уровня их подчиненности (например, цех, участок, фамилия, имя, отчество, табельный номер сотрудника), а количественно-суммовые итоги – по степени возрастания итогов (итоги по табельному номеру, участку, цеху).

В ходе проектирования разрабатываются «шапки» выходных таблиц, записываемые на машинные носители и используемые при печати сводок на ПЭВМ. В качестве прикладных программных средств печати электронных таблиц используются такие пакеты, как Excel, Lotus, QuattroPro, SuperCalc и др. Исходные данные набираются на клавиатуре, а для вычислений промежуточных величин и итоговых строк (граф) в соответствующие клетки помещаются формулы расчета. Обычно вносятся любые изменения в таблицу с удалением граф (строк), их передвижки, дублирования, сортировки, печати и пр.

Дата добавления: 2021-11-30; просмотров: 15; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

⇐ Предыдущая 12 13 14 15 161718 19 20 21 Следующая ⇒

Мы поможем в написании ваших работ!