Раздел 2. Структура документа
Тема 1. Стандартизация и унификация документов
Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель», принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов.
Стандарт – нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.
Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа).
Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. В процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их реквизитов).
Реквизит документа - элемент оформления официального документа.
Формуляр документа - набор реквизитов официального документа, расположенных в определенной последовательности.
Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и зоны расположения реквизитов.
ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» вступил в действие 01 июля 2003 года, был разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), закрепляет максимальный состав реквизитов организационно-распорядительных документов и правила их оформления, реквизиты размещаются согласно формуляра-образца, который имеет два варианта расположения реквизитов (угловой и продольный).
|
|
|
Общие требования оформления организационно-распорядительных документов (ОРД)
Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах РФ.
Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:
— обеспечение юридической силы документа
(юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления);
— создание условий для оперативного исполнения документов;
— возможность оперативного поиска документа;
— возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства оргтехники.
|
|
|
— обеспечение качественного внешнего вида документа.
Требования к изготовлению документа
Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Соблюдение правил изготовления документов на печатающих устройствах обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.
Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 2 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) – 28 символов.
Текст документа печатают через полтора интервала, выравнивают по ширине, используют шрифт Times New Roman 14, в многостраничных документах нумеруют страницы по середине верхнего поля кроме первой.
Тема 2. Правила оформления реквизитов документов
| Наименование реквизита | Код реквизита | Требования к оформлению | Пример | Примечания | ||||
| Государствен- ный герб РФ | 01 | Помещают в соответствии с Положением о Государственном Гербе РФ[1] | ||||||
| Герб субъекта РФ | 02 | Помещают в соответствии с правовыми актами субъектов РФ | Не воспроизводит- ся, если на бланке помещен герб РФ | |||||
| Эмблема организации[2] (товарный знак, знак обслуживания) | 03 | Помещают в соответствии с Уставом (положением) организации | Не воспроизводит- ся, если на бланке помещен герб РФ или субъекта РФ | |||||
| Код организации | 04 | Проставляется в соответствии с общероссийским классификатором предприятий и организаций | ОКПО 0000000000 | Присутствует на бланке письма | ||||
| Основной государствен- ный регистрационный номер юридического лица | 05 | Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами и означает номер записи в едином государственном реестре юридических лиц | ОГРН 0000000000 | Присутствует на бланке письма | ||||
| Инн/кпп | 06 | Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (ИНН для организаций 10-тизначный цифровой код, КПП – 9-тизначный цифровой код) | ИНН/КПП 0000000000/000000000 | Присутствует на бланке письма | ||||
| Код формы документа | 07 | Проставляется в соответствии с общероссийским классификатором управленческой документации | ОКУД 0000000000 | Присутствует на бланке письма | ||||
| Наименование организации | 08 | Указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах.[3] | РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) | |||||
| Справочные данные об организации | 09 | Указываются: почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, факсов, телексов, банковских счетов и другие необходимые для осуществления ее деятельности сведения | Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 Тел/факс (095) 718-78-74 E- mail: mail@ unidad. ru | Присутствует на бланке письма | ||||
| Наименование вида документа | 10 | Указывается в соответствии с Уставом (Положением) организации и требованиями УСОРД | ПРИКАЗ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ | Для писем, как правило, не указывается | ||||
| Дата документа | 11 | Указывается дата подписания или утверждения (для протокола – дата заседания, для акта – дата события) в последовательности: день месяца, название месяца, год. День и название месяца обозначаются двумя парами арабских цифр, год – четырьмя.[4] | 02.10.2006 02 октября 2006 г. | Если разрабатывает- ся несколькими организациями, то датой документа является наиболее поздняя из указанных ими при подписании | ||||
| Регистрацион- ный номер документа | 12 | Указывается арабскими цифрами порядковый номер по регистрационному журналу. В необходимых случаях последний может дополняться индексом дела по номенклатуре дел организации, кодом корреспондента, кодом исполнителя и пр. | № 32/12-04 | Регистрацион- ный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных по журналам каждой из этих организаций и проставленных через косую черту в порядке указания авторов документа | ||||
| Ссылка на регистрацион- ный номер и дату документа | 13 | Указывается номер и дата документа, на который дается ответ | На № 21/41-02 от 12.06.2003 | Применяется только в исходящих ответных документах | ||||
| Указание на место составления (издания) документа | 14 | Указываются в соответствии с принятым административно-территориальным делением, с использованием общепринятых сокращений | г. Волгоград Москва | Указываются, если затруднено его определение по реквизитам 08, 09 | ||||
| Сведения об адресате
| 15 | Указываются наименования адресатов: организаций или структурных подразделений (в именительном падеже), должностных или физических лиц (в дательном падеже) | Генеральному директору ОАО «Северные регионы» В.А.Лагутину | При направлении документа в несколько однородных организаций (структурных подразделений) сведения указываются обобщенно | ||||
| Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 | ||||||||
| О.П .Образцову ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264 | ||||||||
| Гриф утверждения документа | 16 | При утверждении должностным лицом – УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) с указанием наименования должности утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии, а также даты утверждения. При утверждении постановлением (решением, приказом, протоколом и т.п.) – УТВЕРЖДЕНО (без кавычек) с указанием наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО «Электронные технологии» ____Л.В.Кузнецов «____»_____200_г. | Располагается в правом верхнем углу документа | ||||
| УТВЕРЖДЕН Решением общего собрания акционеров от 05.04.2003 № 14 УТВЕРЖДЕНО Приказом ВНИИДАД от 05.04.2003 № 82 | ||||||||
| Резолюция | 17 | Указываются фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись поручителя и дата | Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой «ТЕРМИКА» к 05.10.2003 Личная подпись Дата | В отдельных случаях допускается оформление резолюции на отдельном листе | ||||
| Заголовок к тексту | 18 | Включает в себя согласованное с наименованием документом указание на краткое содержание последнего (обычно в предложном или родительном падеже). В строке должно быть не более 28 символов, точка после не ставится, переносы не допускаются, между строками один интервал, от левого поля или по центру в зависимости от шаблона | ПРИКАЗ О создании аттестационной комиссии ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Ведущего эксперта | Заголовок к тексту документов, оформленных на листах А5, может не составляться | ||||
| Отметка о контроле | 19 | Указывается на документах, исполнение которых поставлено на контроль штампом «К» или «Контроль» | Контроль К – в правом верхнем углу красными чернилами | |||||
| Текст документа | 20 | Составляется на государственном языке в соответствии с законодательством РФ (субъекта РФ). Оформляется в виде таблицы, анкеты, связного текста или сочетания перечисленного. | ||||||
| Отметка о наличии приложения | 21 | При наличии приложений к документу – Приложение: на стольких-то листах, в стольких-то экземплярах. Для приложения, не названного в тексте, указывается и его наименование. При наличии нескольких приложений приводится их нумерация | Приложение: на 5 л. в 2 экз.
 Мы поможем в написании ваших работ! | |||||