Понятие об организационной технике
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ)
КУРС ЛЕКЦИЙ
Преподаватель: Кабанова Ксения Владимировна
Раздел 1. Предмет и задачи курса «Документационное обеспечение управления»
Тема 1 Сущность понятий «Документационное обеспечение управления» и «Документирование управленческой деятельности»
Документационное обеспечение управления (ДОУ) (делопроизводство, офисные технологии, информационные технологии в управлении) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Главная задача ДОУ – обеспечение эффективной работы организаций различного профиля, совершенствование управленческого труда, удешевление и сокращение управленческого аппарата.
История отечественного делопроизводства
Выделяют следующие этапы:
1. Делопроизводство в Древнерусском государстве (Х-ХI в.) и в период феодальной раздробленности (ХI-XV вв.)
2. Приказное делопроизводство (XVI-XVII вв.)
3. Коллежское делопроизводство (XVII в.)
4. Министерское делопроизводство (XIX – начало XX вв.)
5. Советская эпоха государственного делопроизводства
|
|
Современное государственное регулирование ДОУ
В настоящее время регламентация документирования, организации и технологи документационного обеспечения управления ведется по трем направлениям:
· Законодательное регулирование
· Стандартизация
· Разработка нормативно-методических документов.
Законодательное регулирование
Высшей правовой значимостью обладают законы РФ: Гражданский кодекс РФ; Закон РФ «О стандартизации» (1993 г.); Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» (1995 г); Закон РФ «О языках народов РФ» (1991 г.); Постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного Герба РФ» (1995 г.); Закон РФ «О государственной тайне» (1993 г.); Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» (2002 г.) и другие.
Стандартизация
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Нормативно-методические документы
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (1991);
Типовая инструкция по делопроизводству (утв. приказом Росархива 2000 г.);
|
|
Основные правила работы ведомственных архивов (1988);
Перечни документов с указанием сроков хранения (типовой и ведомственный) (1996);
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ 16.04.2003 № 225.
Инструкция по заполнению трудовой книжки, утв. Постановлением министерства труда и соц. развития РФ (вводится с 01.01.2004).
Тема 2. Основные свойства, функции и признаки документа
Информация – (от лат. Information – разъяснение, изложение)
– сведения, передаваемые людьми, устным, письменным или др. способом.
– обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире; передача признаков от клетки к клетке; от организма к организму; одно из основных понятий кибернетики (наука об управлении, связи и переработке информации) (общенаучное понятие)
– сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальными устройствами.
Требования, предъявляемые к управленческой информации
· Полнота
· Оперативность
· Достоверность
· Адресность
· Доступность для восприятия.
|
|
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация.
Официальный документ (имеющий право на использование в организации, учреждении, предприятии) – документ, созданный юридическим лицом или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Функции документа
· Информационная (в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека).
· Организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности).
· Внешние связи предприятия обеспечивает коммуникативная функция документов.
· Юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов).
· Воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус).
Классификация документов
по способу документации :
рукописные;
электронные;
графические;
кино-, фото-, фонодокументы;
по сфере использования:
организационно-распорядительные;
финансово-бухгалтерские;
научно-технические;
|
|
по труду;
отчетно-статистические и другие
По месту составления:
входящие (поступившие в организацию);
исходящие (отправленные из организации);
внутренние (составленные и использованные в самой организации);
по грифу ограничения доступа:
открытые (несекретные);
с грифом ограничения доступа («Для служебного пользования», «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности», «Коммерческая тайна»).
по происхождению:
официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке);
личные (касающиеся интересов конкретного лица и являются именными).
по юридической значимости:
подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);
копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);
заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);
дубликаты (повторные экземпляры подлинного документа, имеющие юридическую силу).
По форме изложения:
индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме);
трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы);
типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, например, командирования, и используемые во всех организациях);
по срокам хранения:
постоянного хранения;
долговременного хранения (свыше 10 лет);
временного хранения (до10 лет).
Понятие об организационной технике
Комплект специальных приспособлений для создания, обработки, хранения, передачи документов носит название средства организационной техники (оргтехника).
Цель использования средств оргтехники — сокращение трудозатрат на обработку информации и создание комфортных условий работы сотрудников.
Дата добавления: 2021-06-02; просмотров: 49; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!