Особенности организации конфиденциального делопроизводства
Конфиденциальное делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование конфиденциальной информации, обработку, использование, оперативное хранение и уничтожение конфиденциальных документов и защиту содержащихся в них сведений.
Конфиденциальное делопроизводство строится с учетом следующих системных принципов:
- централизация – обязательная централизованная регламентация, управление документами и операциями по их обработке (в традиционном бумажном виде и в информационных системах);
- практическая целесообразность; экономическая эффективность (технические мероприятия по ограничению доступа к конфиденциальной информации, как правило, являются более затратными, чем организационные);
- разрешительный характер доступа;
- добровольность – согласие обладателя информации, ее носителя, субъекта персональных данных на предоставление прав доступа к конфиденциальной/защищаемой информации.
Конфиденциальное делопроизводство, так же как и обработка персональных данных, отличаются конкретными особенностями в организации и технологии.
К ним относятся:
- обязательная и строгая нормативная регламентация, причем локальные нормативные акты организации утверждаются, вводятся в действие и изменяются распорядительными документами, подписанными первым руководителем организации (единоличным исполнительным органом, отвечающим за организацию системы управления);
|
|
|
- обособленная организация на специально выделенном отдельном участке (в службе безопасности или на отдельном участке в службе делопроизводства) и в специальной информационной системе (одной или нескольких);
- учет информации и сведений, содержащихся в документах и учет материальных носителей этих документов; строгое соблюдение правил документирования, оформления реквизитов (особенно идентификационных реквизитов и ограничительных грифов), правил сбора и обработки персональных данных;
- фиксация каждого этапа документирования и каждого этапа движения документа; оперативное управление правами доступа в созданной организационной системе управления правами доступа и в применяемых информационных системах;
- обязательное документирование разрешительной системы доступа;
- идентификация пользователей в соответствии с правами доступа;
- контроль и проверки на всех этапах работы с документами;
- персональная ответственность должностных лиц организации и руководителей структурных подразделений за организацию работы с информацией ограниченного доступа, конфиденциальными документами и персональными данными;
|
|
|
- все оперативные указания по изменению и особенностям применения утвержденных локальных нормативных актов организации по вопросам конфиденциального делопроизводства даются исключительно первым руководителем (единоличным исполнительным органом), а не его заместителями.
То есть полномочия по организации и порядку применения правил конфиденциального делопроизводства не делегируются. Заместители руководителя имеют право ограничивать или разрешать доступ к конфиденциальным документам, но только в рамках утвержденных первым руководителем регламентных документов.
С целью установления режима ограничения доступа к конфиденциальной/защищаемой информации в любой организации должны быть проведены следующие мероприятия:
- разработка перечня конфиденциальной информации, защиту которой осуществляет организация как владелец информации этой категории;
- введение ограничения доступа к этой информации: в локальных нормативных актах устанавливается порядок обращения с этой информацией, и специально создаваемое структурное подразделение (служба безопасности), а также должностные лица и руководители структурных подразделений контролируют его соблюдение;
|
|
|
- учет лиц, получивших доступ к конфиденциальной информации (ведение соответствующих списков руководителей, сотрудников, ролей пользователей информационных систем, руководителей и сотрудников организаций-контрагентов и т.п.);
- регулирование использования конфиденциальной информации (с работниками организации и с контрагентами на основании договоров и дополнительных соглашений);
- нанесение на документы грифов ограничения доступа/грифов конфиденциальности.
Объединение конфиденциальных документов, содержащих и коммерческую, и служебную тайну, одним делопроизводством обусловлено тем, что эти документы почти полностью идентичны по технологическим процедурам их составления, обработки, обращения, хранения и защиты.
Если технология секретного и различных типов специального делопроизводства в основном регламентирована государственными нормативными актами, то порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну, вообще не установлен. Его должен определять обладатель конфиденциальных документов с учетом специфики деятельности предприятия. При этом необходимо обеспечивать нужных уровень функционирования предприятия, сохранность документов и конфиденциальность содержащейся в них информации.
Дата добавления: 2021-07-19; просмотров: 39; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!