Автофильтрация с заданием конкретного значения
Основные понятия
Цель любой информационной системы – обработка данных об объектах (отраслях, предприятиях, подразделениях, работниках и т.д.). Имеющиеся данные пользователь стремится каким-то образом упорядочить, чтобы быстро находить и извлекать информацию на основании заданных условий. С целью эффективного проведения операций обработки в Excel, данные целесообразно организовать в виде списка.
Список - это таблица, состоящая из совокупности однотипных строк. Каждая строка соответствует описанию конкретного объекта.
Списокформируется из полей и записей.
Поле- это характеристика объекта. Полю соответствует столбец таблицы. Каждое поле имеет уникальное имя (наименование реквизита, метка столбца). Метка столбца записывается в одну ячейку.
Запись – это набор данных (реквизитов), описывающих один объект, которым соответствуют клетки таблицы, расположенные в одной строке.
Список можно рассматривать как несложную базу данных (БД)[1], предствленную в виде таблицы. Это допустимо, так как она содержит взаимосвязанные данные, для управления которыми в Ecxel имеются специальные команды и функции.
Обработка данных в Ecxel включает следующие основные операции: сортировка, подведение итогов, фильтрация, статистическая обработка, построение сводной таблицы. Проведение обработки данных в Excel осуществляется с помощью команд пункта меню Данные.
Наиболее простой операцией обработки данных является их сортировка. Под сортировкой понимается упорядочение информации по значениям одного или нескольких полей.
|
|
|
По отсортированной таблице, в которой есть повторяющиеся данные (после сортировки они группируются), часто возникает необходимость подведения промежуточных расчетов для каждой группы данных. Операция промежуточные итоги позволяет проводить вычисления по подгруппам.
Фильтрация – это поиск и извлечение данных по какому-либо условию (критерию). В отфильтрованном списке выводятся на экран только те строки, которые содержат определенные значения или отвечают определенным критериям, при этом остальные строки оказываются скрытыми.
Под статистической обработкойсписков будем понимать проведение расчетов с использованием встроенных функций категории “Работа с базой данных” и исследование влияния факторов (независимых переменных) на показатель (функцию, зависимую переменную) с применением процедуры “Таблица подстановки”.
Одним из наиболее мощных средств при работе со списками являются сводные таблицы. Сводные таблицы полезны как для анализа данных, так и для обобщения информации, хранящейся в БД. Под сводной таблицей понимается таблица, полученная из первоначальной таблицы в соответствии с заданными настройками. Сводные таблицы являются динамическими объектами, позволяющими выводить информацию с различной степенью детализации.
|
|
|
Рекомендации по созданию списка на листе книги
· На листе не следует помещать более одной таблицы.
· Таблица должена быть организована так, чтобы во всех строках в одинаковых столбцах находились однотипные данные.
· Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец.
· В таблице не должно быть пустых строк и столбцов.
· Метки столбцов должны находиться в первой строке таблицы.
· Формат имен полей рекомендуется задавать так, чтобы он отличался от формата записей.
· Ввод данных в ячейке не должен начинаться с пробела, так как наличие пробела влияет на результаты сортировки и поиска.
ПРИМЕР 1. Формирование списка «Учет пассажирооборота по видам перевозок».
Пусть имеются данные по видам перевозок за период с 1996 по 1998 года по кварталам об объемах пассажирооборота (в тыс. пасс.), выручке (в тыс.руб.), средней стоимости проезда (в руб.). Формируемый список включает шесть полей и может выглядеть как показано на Рис. 1.1.
|
|
|
| A | B | C | D | E | F | |
| 1 | Учет пассажирооборота по видам перевозок | |||||
| 2 | ||||||
| 3 | Год | Квартал | Вид перевозок | Пассажирооборот, тыс. пасс | Выручка, тыс. руб. | Средняя стоимость проезда, руб. |
| 4 | 1996 | 1 | междугородние | 12768 | 654324 | 51,25 |
| 5 | 1996 | 1 | пригородные | 124582 | 1601210 | 12,85 |
| 6 | 1996 | 2 | пригородные | 123476 | 1453245 | 11,77 |
| 7 | 1996 | 3 | городские | 234567 | 1875634 | 8,00 |
| 8 | 1996 | 4 | пригородные | 12437 | 187658 | 15,09 |
| 9 | 1997 | 1 | междугородние | 1265 | 64786 | 51,21 |
| 10 | 1997 | 2 | городские | 7634564 | 65438765 | 8,57 |
| 11 | 1997 | 3 | пригородные | 125436 | 3456554 | 27,56 |
| 12 | 1997 | 4 | пригородные | 342323 | 3421234 | 9,99 |
| 13 | 1998 | 1 | междугородние | 236548 | 23153275 | 97,88 |
| 14 | 1998 | 1 | городские | 7586972 | 65438765 | 8,63 |
| 15 | 1998 | 1 | пригородные | 582348 | 5873124 | 10,09 |
| 16 | 1998 | 2 | городские | 6423765 | 42438875 | 6,61 |
| 17 | 1998 | 2 | пригородные | 498964 | 6025763 | 12,08 |
| 18 | 1998 | 2 | междугородние | 14584 | 851464 | 58,38 |
| 19 | 1998 | 3 | пригородные | 464332 | 8572896 | 18,46 |
| 20 | 1998 | 3 | городские | 4635286 | 43214332 | 9,32 |
| 21 | 1998 | 3 | междугородние | 15695 | 840234 | 53,54 |
| 22 | 1998 | 4 | пригородные | 23565 | 348765 | 14,80 |
| 23 | 1998 | 4 | городские | 7834535 | 65438765 | 8,35 |
| 24 | 1998 | 4 | междугородние | 13442 | 851464 | 63,34 |
Рис. 1.1. Список «Учет пассажирооборота по видам перевозок»
|
|
|
Фильтрация данных
Фильтрация данных позволяет отбирать для обработки некоторое подмножество записей из списка на основе заданного критерия.
Критерий – это одно или несколько связанных условий отбора. Критерий можно задавать как на основе значений одного поля, так и по нескольким полям одновременно.
Возможны следующие способы задания критериев:
· задание в качестве критерия текстовой или числовой константы;
· использование шаблона для текстовых критериев;
· задание количественных критериев с использованием логических выражений[2];
· задание количественных критериев с использованием встроенных функций.
Фильтр позволяет просматривать данные, удовлетворяющие заданному критерию.
Различают автофильтр и расширенный фильтр. Для их выполнения доступны соответствующие команды Данные/Фильтр/Автофильтр и Данные/Фильтр/Расширенный фильтр и применяются разные технологии. Поэтому правила выполнения команд рассматриваются раздельно.
Применение Автофильтра
Чтобы быстро отфильтровать данные с одним или двумя условиями отбора по одному или более полям, рекомендуется применять команду Автофильтр. Эта команда позволяет отбирать данные "на месте", т.е. в исходной таблице скрываются строки, не удовлетворяющие заданному критерию.
|
Рис. 2.1. Раскрывающийся список кнопки Автофильтра |
В автофильтре условия отбора задаются с помощью раскрывающегося списка, вызываемого из заголовков столбцов щелчком на кнопке со стрелкой (см. Рис. 2.1).
Если активной является строка (Все), то фильтрация по данному полю отключена. Строка (Первые 10…) соответствует отбору первых десяти записей. Строка (Условие…) используется для настройки автофильтра, т.е. для задания одного или двух связанных условий отбора. Ниже перечисляются существующие значения данного поля. Если выбрать одно из значений, то будут отражены записи, имеющие это значение в поле.
Таким образом, конкретные значения полей позволяют задавать одно условие на равенство. Настройка автофильтра применяется для задания условий с использованием логических выражений.
Чтобы отменить фильтрацию следует либо выполнить команду Данные/Фильтр/Отобразить_все, либо отключить команду Данные/Фильтр/Автофильтр.
Автофильтрация с заданием конкретного значения
Ê
· 
Выделить таблицу, содержащую БД, либо строку заголовков;
· вызвать команду Данные/Фильтр/Автофильтр;
· нажать кнопку со стрелкой в поле, содержащем данные, по значениям которых необходимо отфильтровать список;
· выбрать требуемое значение поля из развернувшегося набора;
· в случае проведения фильтрации по нескольким полям повторить предыдущие два шага.
ПРИМЕР 8. Выбор данных за 1998год. (Фильтрация по полю "Год" со значением 1998):
Þ выделите строку заголовков;
Þ вызовите команду Данные/Фильтр/Автофильтр;
Þ нажмите кнопку со стрелкой в столбце "Год";
Þ выберите 1998.
Результаты представлены на Рис. 2.2.
Для восстановления исходной таблицы щелкните на строке (Все) в списке поля "Год".
Рис. 2.2.Результаты фильтрации по полю "Год"
ПРИМЕР 9. Выбор данных по междугородним перевозкам за 1998год (Фильтрация по полю "Год" со значением 1998 и по полю "Вид перевозок" со значением "междугородние"):
Þ повторите все действия из предыдущего примера;
Þ нажмите кнопку со стрелкой в столбце "Вид перевозок";
Þ выберите "междугородние".
Результаты представлены на Рис. 2.3.
Рис. 2.3. Результаты фильтрации по полям "Год" и "Вид перевозок"
Для восстановления исходной таблицы щелкните на строке (Все) в раскрывающемся списке поля "Год" и раскрывающемся списке поля "Вид перевозок".
Дата добавления: 2021-01-21; просмотров: 198; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!