Основные особенности делового языка документа.

Тема 3: Понятие и виды служебных документов, образующихся в правоохранительных органах.

Документ, его виды и функции.

Классификация документов.

Основные особенности делового языка документа.

Требования, предъявляемые к служебному документу.

Слово «документ» в переводе с латинского «свидетельство», «способ доказательства». Доку­мент - это материальный объект с закреплённой в нём информацией для передачи её во времени и простран­стве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Документы делятся:

Входящие - документы, поступающие из других учреждений и организаций;

Исходящие - документы, отправляемые в другие учреждения, организации.

Внутренние - документы, создаваемые в учреждении и используемые сотрудниками в управленческом процессе.

Организационно-распорядительная документация бывает:

- распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

- информационно-справочная документация (письма, телеграммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки);

- организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания).

Документ выполняет информационную, организационную, юридическую и воспитательную функции.

Важнейшей функцией документа является инфор­мационная, т.к. в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Организационная функция заключается в том, что с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организа­ций обеспечивает коммуникативная функция докумен­тов.

     Документ несёт юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказатель­ства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделён юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

      Воспитательная функция заключается в том, что документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки. Хорошо оформленный документ воспитывает эстети­ческий вкус управленческих кадров, повышает пре­стиж учреждений и организаций.

 

Классификация документов.

Документы можно классифицировать по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации и характеру содержания.

По видам деятельности (назначению): научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, учебно-методические, плановые, финансово-расчётные, отчётно-статистические, по бухгалтерскому учёту, торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.

По наименованию существует множество разновидностей документов, например: научные отчёты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчёты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, деловые письма, факсы, телеграммы, анкеты и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов.

По степени гласности: открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).

По юридической силе документы подразделяются на подлинные и подложные. Подлинные бывают действительные и недействительные. Недействительным  документы становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинник – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника.

Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр заверенного документа, имеющего одинаковую силу с подлинником.

По происхождению документы классифицируют на: служебные (деловые); подготовленные в организациях; личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности: информационные, содержащие сведения и факты о деятельности организации, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа, излагаемого деловым языком.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т.п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Анкета – способ представления унифицированного документа или текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкета рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по роду параметров.

Таблица – форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк.

Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

В хозяйственной деятельности организации используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество. Это, в частности, договоры, трудовые соглашения и т.п.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

 

Основные особенности делового языка документа.

Язык делового письма сложился в сфере управления в последние 100-150 лет. Его определяют как официально-деловой.

Основными чертами официально-делового стиля считаются: нейтральный тон изложения, лаконичность и краткость текста, точность и ясность выражения мысли.

Нейтральный тон изложения является нормой официального делового языка, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов к минимуму.

Лаконичность изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

Особые требования при изложении текста предъявляются в отношении точности и ясности выражения мысли.

Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, приведённого в документе, и автором текста, и его адресатом.

Требования точности изложения достигается употреблением специальной (отраслевой) терминологии, использованием устойчивых языковых формул, сочетаемостью слов в предложении, использованием уточнений, дополнений, вводных слов и т.д.

Деловой язык документа, кроме сказанного выше, характерен рядом других особенностей.

В письме, например, не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Следует писать: не сего года, а текущего года. Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным. Слова типа «санирование» вместо «оздоровление», «пролонгировать» вместо «продлить» ещё не получили права на широкое употребление.

Особенностью делового языка является употребление слов с «универсальным» значением, таких как, например, «слАбо», «недостаточно». Например: «До настоящего времени подготовка к зимнему сезону ведётся слабо (недостаточно)».

Специфической особенностью делового языка является ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами. Например: руководство – брать на себя, возлагать, осуществлять, отстранять от, подменять, укреплять и т.д.

Особенностью делового стиля является также широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (формул). Например: «В подтверждение нашей договорённости ….», «Напоминаем Вам, что … Ваша задолженность по оплате составляет ….».

Языковые формулы, отражая устойчивые элементы делового языка, обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

---

Дата добавления: 2020-11-15; просмотров: 168; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!