Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте документа или в резолюции.
Срок исполнения может быть продлен только организацией или должностным лицом, которые его установили. Для этого нужно сразу после получения документа или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения оформить новый срок. Продление срока должно быть мотивировано серьезными обстоятельствами.
Работа с исходящими документами
Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов состоит из следующих операций:
- регистрация исходящих документов;
- экспедиционная обработка документов;
- отправка документа адресату;
- подшивка второго экземпляра исходящего документа в дело.
После регистрации, секретарь или специальный отдел проводят экспедиционную обработку отправляемых документов. Она включает в себя:
- сортировку по адресатам,
- упаковку в конверты,
- написание на конверте почтового адреса и наименование адресата,
- проставление штампа организации,
- проставление знака почтовой оплаты,
- передачу корреспонденции в почтовое отделение.
При необходимости составитель документа указывает вид отправления - заказное письмо, ценное письмо, по факсу, электронной почтой, нарочным и т.д.
Распорядительные документы, протоколы рассылают в виде заверенных копий или выписок. Докладные записки, справки и другие подобные документы передают адресатам внутри учреждения в подлиннике.
Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы - немедленно.
|
|
|
Исходящие документы печатают, как правило, в двух экземплярах. Первый, подписанный экземпляр, направляют адресату, второй (отпуск) - помещают в дело.
Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращен, на нем следует поставить штамп или сделать пометку "Подлежит возврату" и такую же пометку сделать в регистрационной карточке (журнале).
Дата добавления: 2020-04-25; просмотров: 155; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!