Рассмотрение документов руководством

После сортировки и проставления отметки о поступлении, докумен­ты, требующие рассмотрения руководителем, передают ему или доклады­вают о них.

Если к документам надо подобрать дополнительные материалы (кон­тракты, письма, акты и т.д.), секретарь подбирает их и передает руководи­телю вместе с поступившими документами.

Руководитель рассматривает документы, как правило, в день поступ­ления их в организацию. Решение руководителя по документам отражает­ся в резолюции. Резолюция – это надпись руководителя на документе с указанием: кому, что сде­лать, к какому сроку, подпись руководителя и дату.

Гл.бухгалтеру Петровой Л.П. Подготовить квартальный отчет к заседанию Совета директоров. 03.04.2015   С.Иванов

Например: 

 

Резолюций на документе может быть несколько. Каждая последующая должна конкретизировать задание по исполнению документа.

В резолюции исполнителей может быть названо несколько. Ответственным считается тот, кто назван первым.

Получив документы от руководителя, секретарь вносит сведения из резолюции в журнал (карточку) регистрации входящей корреспонденции. После этого документ передают исполнителю, указанному в резолюции. До­кументы, которые исполняются несколькими подразделениями, пере­дают им поочередно или одновременно в копиях (используют ксероко­пирование).

Регистрация документов

Регистрация документов – это запись необходимых сведений о документе с целью их учета и дальнейшего поиска.

Обрабатывая входящую и внутреннюю корреспонденцию, секретарь или служба ДОУ проводят ее регистрацию. Регистрация документа включает:

- проставление даты;

- проставление регистрационного индекса;

- запись необходимых сведений о документе в регистрационной форме.

Главное назначение регистрации документов:

- придание им юридической силы;

- подтверждение факта их создания;

- подтверждение факта их поступления.

Цель регистрации документов:

- обеспечить их учет;

- контроль;

- быстрый поиск.

Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Исклю­чается повторный ввод в систему исходных сведений о документе и при­своение ему нового индекса при передаче документа из канцелярии в структурное подразделение, из одного подразделения в другое или из од­ной базы данных в другую.

Технологию и пункты регистрации регламентирует инструкция по документационному обеспечению деятельности учреждения или табель документов.

К инструкции прилагают перечень документов, не подлежа­щих регистрации, и классификаторы. Классификаторы информации, используемые при регистрации:

- номенклатура дел;

- классификатор корреспондентов;

- классификатор структурных подразделений учреждения;

- классификатор руководителей и специалистов;

- классификатор видов документов;

- классификатор вопросов деятельности организации.

В конкретных организациях состав классификаторов может быть до­полнен.

Документы регистрируют в день поступления. При регистрации на документе проставляют индекс и вносят исходные данные о документе в регистрационную учетную форму (журнал, карточку).

Индексирование заключается в присвоении документу индивидуаль­ного условного индекса (номера), обозначающего принадлежность к конкретной классификационной группе и порядковый номер в ней.

В каждой организации должна быть единая и стабильная система ин­дексирования документов и постоянное расположение составных частей индекса.

В основе индексирования документов лежит номенклатура дел орга­низации. Обозначения производят только арабскими цифрами. Простой индекс состоит из порядкового номера документа и индекса дела по но­менклатуре. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Например, индекс 32/04-10 означает:

32 - порядковый номер документа по регистрации;

04-10 - индекс дела по номенклатуре;

04 - индекс структурного подразделения, в которое направлен до­кумент;

10 - номер дела,

При индексировании предложений, заявлений и жалоб граждан в ин­декс документа может быть включена первая буква фамилии заявителя (6/12-7/А).

Наличие в индексе порядкового номера обеспечивает поиск и со­хранность документов.

Поступившим ответным документам новый индекс не рекомендуется присваивать. Факт их поступления фиксируют в зоне "Отметка об исполнении" регист­рационной формы инициативного документа. Для учета таким документам присваивают очередной порядковый номер, который подписывают к ин­дексу инициативного документа.

Индекс ставят в регистрационном штампе на документе и в регистра­ционной форме учета.

Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и т.д.) служат поряд­ковые номера в пределах регистрируемого массива.

Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, корреспон­дентам, территории (докладные записки, любая переписка, отказы и т.д.), служит порядковый регистрационный номер, дополненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа.

Сотрудник, регистрирующий документы, должен знать состав доку­ментов организации, распределение функций между структурными под­разделениями, разделение обязанностей между руководителем и его за­местителями.

Регистрация документов позволяет:

- подтвердить факт получения или отправки документа;

- создать регистрационно-справочный аппарат, который можно ис­пользовать в информационных целях;

 - вести контроль за исполнением документа;

- давать качественные и количественные характеристики документам.

В практической деятельности используют различные способы (формы) регистрации: журнальный, карточный, автоматизированный.

Журнальную форму регистрации используют организации и струк­турные подразделения, где документооборот менее 500-600 документов в год.

Все листы журналов нумеруют в правом верхнем углу, начиная со второго. Все листы прошивают прочными нитками. Концы ниток выводят на последний пронумерованный лист (оборотная сторона). Используя бу­мажный квадрат по диаметру больше круглой печати, склеивают середины концов нитки. Сверху ставят печать организации с захватом части квадра­та или непосредственно в середину квадрата. На этой же странице делают надпись, заверяющую правильность оформления.

Например:

"В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круг­лой печатью 90 (девяносто) листов".

Надпись заверяет личной подписью делопроизводитель (секретарь), указывая должность, и проводя расшифровку личной подписи (фамилия, инициалы).

После окончания записей в журнале, делают надпись, например тако­го содержания, "В данном журнале зарегистрировано 372 документа с № 1 по № 372. Случайно пропущен номер 4)." Запись заверяют подписью.

Все журналы имеют номера по номенклатуре дел.

На обложке журнала должно быть написано: название журнала, на­звание организации, регистрационный номер по номенклатуре дел, в пра­вом нижнем углу - начато 00.00.0000 и окончено 00.00.0000. Числа начала и окончания журнала ставят по регистрации первого и последнего докумен­та в журнале (в пределах календарного года).

Журнальная форма регистрации имеет свои технологические недостатки:

- формальный характер закрепления документа за валовым порядковым номером;

- сложности ведения по журналу поисковой, справочной и кон­трольной работы;

- сложности обязательной многократной регистрации документов;

- отсутствие возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения.

 Положительное качество журнальной формы: информация не может быть утрачена.

Для регистрации документов карточным способом применяют единую регистрационно-контрольную карточку. Применяют при объеме документооборота до 10 тысяч документов в год.

Преимущества. Можно изготовить несколько экземпляров карточки: для передачи в структурное подразделение, для справочной картотеки, для постановки документа на контроль (контрольной картотеки).

Изготовляют карточки типографским способом на бумаге формата А5 (148x210 мм). Для более быстрой ориентации можно применять цветовые различия по категориям документов. В этом случае карточки изготовляют с цветными полосами по верхнему полю. Например, возможно использование цветного бланка кар­точек: для входящих документов – зеленого цвета, исходящих – синего цвета, внут­ренних - желтого цвета.

Регистрационные графы на карточке, в журнале и компьютере суще­ственных различий не имеют.

Организация самостоятельно регламентирует в инструкции по делопроизводству:

- расположение реквизитов на карточке;

- зоны для записи;

- порядок использования оборотной стороны карточки;

- состав дополнительных реквизитов (определяет организация);

- количество заполненных экземпляров карточек (определяется числом справочных, контрольных и контрольно-справочных картотек, которые имеют канцелярии и структурные подразде­ления).

Недостатком карточной формы (способа) является возможность утери карточки.

При использовании автоматизированного способа регистрации документов компьютер автоматически проставляет дату и порядковый номер документа, позволяет из списка выбрать корреспондента (если переписка ведется регулярно), исполнителя или структурное подразделение, а также автоматически вести контроль над исполнением документов.

Исполнение документов

Руководители структурных подразделений должны обеспечивать оперативное рассмотрение документов, доводить их до исполнителей, осуществлять контроль за качественным исполнением документов по су­ществу вопроса.

Руководитель подразделения выделяет документы, требующие сроч­ного исполнения.

Документы, полученные для согласования, рассматривают в первую очередь.

Исполнитель получает документы в день их регистрации или на сле­дующий день по указанию руководителя подразделения. Срочные доку­менты передают для исполнения немедленно.

Исполнение документа включает:

- сбор и обработку информации;

- подготовку проекта документа;

- оформление;

- согласование;

- представление на подписание (утверждение) руководством пред­приятия или руководителями структурных подразделений;

- подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет количество экземпляров документа и пере­дает документ на тиражирование. Если нужно, готовит список на рассыл­ку документа в организации.

Если нет необходимости составлять дополнительный документ, то исполнитель осуществляет такие промежуточные действия, как запрос сведений, телефонные переговоры и т.д., подготавливая, таким образом, окончательное решение к намеченной дате.

Если назначен ответственный исполнитель, то все другие исполните­ли отвечают за своевременный и качественный анализ информации и пре­доставление ответственному исполнителю в установленные им сроки не­обходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.п.).

Ответственный за исполнение документа отвечает за полноту и дос­товерность информации, использованной при подготовке документа.

Согласованный проект документа представляют руководителю орга­низации или структурного подразделения для подписания вместе с мате­риалами, на основании которых проект готовился.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель проверяет его содержание, наличие приложения; секретарь проверяет правильность оформления, наличие необходимых реквизитов. Неправильно оформлен­ные документы возвращают на доработку исполнителям.

---

Дата добавления: 2020-04-25; просмотров: 117; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!