Жалнин Д. Гуманитарная и технологическая составляющие процесса управления знаниями
Гуманитарная и технологическая составляющие процесса управления знаниями
В современном мире растет доля компаний, руководители которых осознают, что производство является вторичным по отношению к знаниям, являющимся основополагающими для их бизнеса. Фирмы, применяющие управление знаниями, все чаще выигрывают на рынке по сравнению с компаниями, использующими обыкновенный сбор и накопление информации в слабоструктурированной «кипе». В таких компаниях внедряется методика управления знаниями, без которой невозможно эффективное использование информации, рассредоточенной в головах сотрудников, базах данных, хранилищах документов, сообщениях электронной почты, отчетах о продажах, данных о клиентах, партнерах и конкурентах предприятия.
Не секрет, что задача эффективного управления знаниями слагается из двух важнейших составляющих – гуманитарной и технологической. В этой статье мы рассмотрим соотношение и роли каждой из них.
Что такое управление знаниями?
Управление знаниями – общее название для методик, организующих процесс коммуникаций (целевого общения) в корпоративных сообществах, направляя его на извлечение новых и обновление существующих знаний и помогающих сотрудникам компании правильно ставить и вовремя решать задачи, принимать решения и предпринимать необходимые действия, получая нужные знания в нужное время. Такие методики на 80% используют гуманитарные технологии, и только на 20% – IT решения.
|
|
|
Слово «управление» мы применяем и для того, чтобы подчеркнуть преимущества управления перед хаотичным процессом обмена информацией. Это означает, например, что если информация была размещена или передана по правилам, отвечающим методикам управления знаниями, то в случае, если она будет востребована – возможно будет без труда найти и использовать ее.
Управление знаниями позволяет ставить и решать правильные задачи, вместо правильного решения задач самих по себе [Malhotra, Yogesh (2000). From Information Management to Knowledge Management: Beyond the 'Hi-Tech Hidebound' Systems. In K. Srikantaiah & M.E.D. Koenig (Eds.), Knowledge Management for the Information Professional. Medford InformationToday]. Правильное внедрение методик управления знаниями позволяет определять стратегию, что выражается в правильной постановке нужных задач и эффективном решении их с максимальным использованием накопленного опыта и совокупного интеллектуального потенциала сотрудников компании. Эффективность решений, в частности, достигается исключением повторного решения похожих задач в полном объеме или дублирования функций параллельных подразделений.
Роль гуманитарных технологий
Роль гуманитарных технологий заключается, прежде всего, в создании условий, при которых делиться знаниями в компании становится выгодно, а для передачи и использования знаний формируется корпоративная культура организации и участия в специальных корпоративных мероприятиях, направленных на передачу знаний, а также культура совместного доступа к данным – использования корпоративных баз знаний.
|
|
|
Знания находятся в умах людей и обнаруживают себя в момент взаимодействия между ними. В процессе общения сотрудники обмениваются знаниями, которые невозможно почерпнуть из документации и других источниках информации. Необходимо направлять это взаимодействие на достижение цели, генерацию новых идей и обновление существующих знаний.
Препятствием на пути внедрения методик управления знаниями может стать внутренняя конкуренция. Поэтому деятельность, направленная на формирование соответствующей корпоративной культуры и атмосферы доверия в сообществе должна учитывать эту особенность людей и направляться на то, чтобы они делились знаниями с радостью.
Другим негативным фактором может оказаться опасение продемонстрировать профессиональную некомпетентность. В борьбе с ним могут помочь аттестации, цель которых выявить (или подтвердить) экспертизу сотрудников наилучшим образом. Результаты таких аттестаций служат хорошим подспорьем для менеджера управления знаниями, одной из задач которого является направление знаний от экспертов к потребителям.
|
|
|
Если основным мотивом сотрудника является не индивидуальное лидерство, а достижение цели, то коллектив способен достичь больших результатов, нежели сумма результатов, достигнутых в отсутствие кооперации.
Роль сообществ
В компаниях, где не применяются методики управления знаниями, решение задач и принятие решений регулярно осуществляется в условиях недостаточной информированности сотрудников, которые используют только собственный опыт и знания, не всегда соответствующие необходимой для решения новых задач компетенции.
Носителями знаний являются люди. Ценность накопленных ими знаний и опыта конвертируется в конечном итоге в прибыль компании. Каждая компания имеет миссию, в которой формулируются глобальные задачи, которые она перед собой ставит и отражается ее позиционирование. Разумно предположить, что штат компании составляют сотрудники, совокупность знаний которых позволяет следовать миссии.
|
|
|
Тем не менее, опыт и знания отдельно взятого специалиста, перед которым поставлена задача, могут оказаться недостаточными для ее решения, поэтому в правильно организованной фирме создаются механизмы использования совокупного интеллектуального потенциала персонала.
Поскольку такие механизмы всегда предполагают наличие форматов коллективной работы, методики управления знаниями в компании требуют формирования сообществ.
Специалисты считают, что в организациях в той или иной форме используются только 20% всех знаний, которые становятся «явными» – т.е. формализованными или «кодифицированными»; это означает, что 80% остаются неиспользованными, фактически потерянными. Они остаются в сердцах и умах сотрудников данных организаций. Доступ к этим «невыраженным» знаниям наилучшим образом может быть получен в процессе взаимодействия людей.
Поскольку передача знаний происходит, прежде всего, во время взаимодействия между людьми в той или иной форме, формирование сообщества как среды людей, объединенных общим профессиональным интересом и конкретной целью – является важнейшей задачей. Эта среда должна позволять установить контакт между теми, кто ищет знания и источником знаний в условиях доверия – будь то эксперт «носитель знаний» или информационный контент, доступ к которому обеспечивается корпоративной базой знаний.
Передача знаний
Как было упомянуто выше, передача знаний происходит во время общения или коммуникации между людьми, направленной на получение необходимых знаний для решения задач или принятия решений.
Коммуникации могут быть персональными и групповыми, непосредственными или заочными.
Персональные коммуникации (общение) используются вами в повседневной жизни, например, тогда, когда вы обращаетесь за советом или консультацией к коллеге.
Для обеспечения эффективности групповых коммуникаций применяются гуманитарные мероприятия, организующие процесс общения в группах, направляющие его на передачу нужных знаний от экспертов к коллегам, которым они необходимы для решения актуальных задач. К таким мероприятиям можно отнести как привычные вам совещания и конференции, так и специально организованные семинары и тренинги, которые проводятся по инициативе менеджеров управления знаниями.
Заочные коммуникации могут происходить, например, посредством бумажных или электронных документов и посланий. Важно, чтобы IT система, поддерживающая процесс управления знаниями, направляла действия персонала в момент размещения информации таким образом, чтобы данные попадали в корпоративную базу знаний в структурированном и типизированном виде, обеспечивающем легкое и быстрое извлечение их в будущем.
Роль IT решений
Существует некоторая разница между информацией и знаниями. Информация сама по себе может оказаться в принципе бесполезной, если, столкнувшись с задачей, у вас не возникает понимания, где искать необходимую информацию, как ее использовать и к кому обратиться за помощью.
IT решения поддерживают правила, сопровождающие процесс управления знаниями, помогают снять барьеры на пути решения задач формирования единой рабочей среды, реализации механизма отчуждения, накапливания, использования и модификации знаний, поддержки инноваций и доведения сведений о них всем заинтересованным в них сотрудникам.
Как мы рассмотрели выше, IT решения не играют доминирующую роль в методиках управления знаниями: если в вашей фирме не будут проводиться мероприятия по формированию культуры совместной работы и общего доступа к данным, то никакие IT решения не позволят получить ощутимые результаты. Точно так же использование только лишь гуманитарных технологий без привлечения информационных технологий не приведет к эффективному управлению знаниями.
Форма представления знаний должна делать возможным их поиск и освоение с целью последующего использования. Это означает, что знания, формализованные в явном виде, будучи освоенными, могут стать частью опыта сотрудника и быть использованы им для решения задач и принятия решений.
Знания являются подразумеваемыми, прямо не выраженными, их трудно выделить в отрыве от контекста взаимоотношений между людьми (мы имеем в виду взаимоотношения при взаимодействии людей как внутри компании, так и с клиентами, поставщиками и партнерами), поэтому система должна позволять максимально сохранять «контекст», в котором должна рассматриваться информация. К контексту следует отнести связи «люди/содержание», взаимосвязи с другими информационными единицами корпоративной базы знаний (проектами, задачами, дискуссиями и отчетами и мероприятиях, в результате которых было найдено решение и т. д.).
Приведем для примера некоторые задачи, которые сложно решить без использования IT решений для управления знаниями.
- Сохранение контекста. Корпоративная база знаний сохраняет информацию в контексте решения задач, и отношений между людьми. Контекст, как правило, отражает путь, который привел к желаемому результату. Контекст раскрывает и фоновую информацию, альтернативы, которые были испробованы, а также причины, по которым они не принесли желаемых результатов. Такие знания могут быть использованы для совершенствования делового процесса, перенесены в новые продукты и услуги.
- Управление информационными потоками. Система управления знаниями направляет действия пользователей с целью размещения информации по определенным правилам, позволяющим в будущем успешно ее находить и использовать. Система дает средства фильтрации информации, предназначенной различным рабочим группам;
- Персонификация информации. Становится возможным использование хранящихся в системе связей «люди/содержание». Даже если вы не смогли обнаружить в системе знаний в полном объеме, которые идеально подходят для решения вашей новой задачи, вы можете использовать связь «человек/содержание» и найти эксперта, являющегося носителем необходимых Вам знаний;
- Уменьшение зависимости знаний от владеющих ими людей. Сводятся к минимуму потери, связанные с уходом сотрудников в другие компании (потери знаний, важных для ведения бизнеса; потери связей с ключевыми клиентами и поставщиками).
- Возможность ведения заочных коммуникаций не только уменьшит необходимость тратить время на личные встречи. Знания, полученные в процессе персональных заочных консультаций, будут сохранены в системе вместе с контекстом и могут быть использованы затем всем сообществом или группой.
- Доступ в любое время, в любом месте не создает ограничений на продолжительность заочных коммуникаций и гарантирует, что вы сможете получить накопленные компанией знания в нужное время, а не только в момент персонального общения или мероприятий, обеспечивающих групповые коммуникации.
Дата добавления: 2020-01-07; просмотров: 134; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!