Заполнение и редактирование таблиц баз данных
Microsoft Access — реляционная система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки. Microsoft Access имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Также, благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.
База данных представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных, т.е. любых сведений о явлениях, процессах и действиях над ними. Базы данных имеют различные объекты, основными из которых являются таблицы. Структура простейшей базы данных соответствует структуре её двухмерной таблицы, содержащей столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи.
Сегодня с уверенностью можно утверждать, то Microsoft Access – это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией.
Общие указания для MS Access:
ü Разработать связанные таблицы и схему данных;
ü В соответствии с функциями информационной технологии сформировать запросы;
ü Подготовить отчет;
ü Для управления приложением создать кнопочную форму
2.1.1. Microsoft Access
Создание таблиц в режиме конструктора
Чтобы создать таблицу, вначале нужно создать новую базу данных, сделать это можно следующим образом: нужно нажать на вкладку «Файл» в левом верхнем углу, откроется окно, представленное на рис.60. В этом окне нужно кликнуть на «Пустую базу данных рабочего стола», откроется рабочее окно MS ACCESS.
|
|
|
Рис. 60. Окно MS ACCESS
Рис. 61. Рабочие окно MS ACCESS
Для удобного создания таблицы, воспользуемся режимом “Конструктор таблиц”. Данная функция находится в категории “Создание” (см.рис.62).После выбора данного режима на экране появляется окно “Конструктора таблиц” (см.рис.63). Данное окно разделено на 2 части. Верхняя часть состоит из трех колонок. В первую вводятся имена создаваемых полей, во второй указываются типы данных, третья колонка – колонка “Описание”, обычно содержит краткую информацию о поле таблицы, но чаще данная колонка не заполняется. Нижняя часть – “Свойства поля”, позволяет устанавливать различные настройки для каждого отдельного поля.
Рис. 62. «Конструктор таблиц»
Рис. 63. Режим «конструктора таблиц»
Для возможности в будущем создания запросов необходимо создать три таблицы (см.рис.64), из которых и будут запрашиваться данные.
Рис. 64. Таблицы готовые к заполнению
2.1.2 Заполнение и редактирование таблиц базы данных
Теперь нам нужно создать конструктор таблиц.
|
|
|
Рис. 65. Готовый конструктор для таблицы «Заказчики»
Рис. 66. Готовый конструктор для таблицы «Кафедры»
Рис. 67. Готовый конструктор для таблицы «Темы»
После создания полей будущих таблиц для связи данных таблиц необходимо в каждой из них установить «Ключевое поле». Для этого необходимо выбрать необходимое поле и нажав правой кнопкой мыши выбрать пункт «Ключевое поле».
После установки ключевого поля в каждой из таблиц (а именно, в таблице №1, названной «Заказчики», ключевым полем будет поле «Фирма», а в таблице №2, названной «Кафедры», ключевое поле – «Наименование кафедры», а в таблице №3, названной «Темы», ключевое поле – «Название темы»)) напротив поля, которое принято ключевым, появится значок ключа.( на рис. 65-67 ключевые поля уже установлены)
Для создания связанной базы данных, необходимо связать созданные таблицы между собой. Используя связи, создаются запросы, получающие данные из двух и более таблиц. Связи между таблицами отражают структуру связей (отношений) между взаимодействующими объектами, существует три вида связи между таблицами:
· Один к одному – каждому объекту одного типа соответствует один и только один объект другого типа (ключевые поля у таких таблиц совпадают, и связь осуществляется именно по ним);
|
|
|
· Один ко многим – каждая запись одной таблицы может быть связана с несколькими (в том числе с одной) записями другой таблицы (ключевое поле таблицы на стороне «много» совпадает (и связывается) с не ключевым полем таблицы на стороне «один»);
· Многие ко многим – каждая из таблиц может иметь несколько значений в другой таблице.
Таблицы в СУБД MS Access не могут быть непосредственно связаны между собой по типу «многие ко многим». Вместо этого создается дополнительная таблица и устанавливаются две связи «один ко многим» между связывающей и исходными таблицами.
Данные таблицы связаны между собой с помощью связи один ко многим (см. рис. ).
Рис. 56. Схема данных.
Далее заполняем таблицы с помощью мастера форм.
Рис. 57. Мастер форм.
Формы для ввода данных:
Рис. 58. Форма «Заказчики»
Рис. 59. Форма «Кафедры»
Рис. 60. Форма «Темы»
Рис. 61. Таблица «Заказчики»
Рис. 62. Таблица «Кафедры»
Рис. 63. Таблица «Темы»
2.2 Вывод данных о темах, выполняемых заданной пользователем кафедры (название, заказчик), с подсчетом продолжительности работ по каждой теме;
|
|
|
Создадим запрос. В Конструкторе запросов поля «Название темы», «Фирма», «Дату начала работы», «Дату сдачи темы заказчику» таблицы «Темы», поля «Наименование кафедры» таблицы «Кафедры», и поле «Продолжительность работы» переместим в графу «Поле» нижней таблицы. При этом для поля «Наименование кафедры» поставим операцию [Введите название кафедры], чтобы пользователь мог получить нужную информацию.
Все запросы создаем через создание-конструктор запросов. Продолжительность работ: [Дату сдачи темы заказчику]-[Дату начала работы]. Вводим в условие отбора название кафедры.
Рис. 64. Конструктор запроса №1
Введём, например «Информатики и телекоммуникаций», получим результат по нашему запросу.
Рис. 65. Ввод пользователя
Рис. 66. Готовая таблица
2.3. Получение данных о кафедре, имеющие максимальный объем финансирования работ;
Также формируем запрос в Конструкторе запросов поля «Наименование кафедры» таблицы «Кафедры», и поле «Объем финансирования» таблицы «Темы», переместим в графу «Поле» нижней таблицы. При этом для поля «Объем финансирования» поставим Групповую операцию «SUM», чтобы выбирать «Итоги», группировать по кафедрам и суммировать объем финансирования.
Рис. 67. Конструктор запроса №2
Рис. 68. Готовая таблица
Ищем максимальный объем финансирования от общей суммы финансов ( с помощью операции max).
Рис. 69. Готовый конструктор запроса №3
Добавляем нужные поля для финишного запроса.
Рис. 70. Готовый конструктор к запросу №4
Рис. 71. Готовый запрос №4
2.4 Формирование списка кафедр, выполняющих работы заказчика, данные о котором введены пользователем;
Снова формируем запрос. Вводим в условие отбора фирму заказчика.
Рис. 72. Готовый конструктор запроса №5
Рис. 73. Ввод пользователя
Рис. 74. Готовая таблица по зоапросу
Формирование отчета с группировкой по факультетам и подведение итогов по суммарной стоимости работ по каждому факультету и кафедре. Отчет должен содержать следующие данные: наименование факультета и кафедры, названия и общее количество тем по кафедрам;
Для этого пункта необходимо создать отчёт по выполненному запросу. Отчёты во многом похожи на формы, но у них другое назначение - они служат для форматированного вывода данных на печатающие устройства и, соответственно, при этом должны учитываться параметры принтера и параметры используемой бумаги.
Создаем отчет с помощью мастера отчетов.
Рис. 75. Мастер отчетов
Выбираем поля.
Рис. 76. Выбор поля для отчета
Теперь необходимо добавить уровни группировки.
Рис. 77. Группировка
Затем необходимо выбрать итоги.
Рис. 78. Итоги
Задаем имя отчета.
Рис. 79. Именование отчета
Отчет от мастера отчетов. Ниже редактируем.
Рис. 80. Редактирование отчета
Рис. 81. Редактирование отчета
Готовый отчет ( рис. 82 и 83).
Рис. 82.
Рис. 83.
Заключение
Два продукта Microsoft Office – Access и Excel – часто кажутся пользователю практически идентичными. Такое представление складывается из табличного способа организации данных. И Access, и Excel работают с таблицами, способны обрабатывать и анализировать данные, выполнять сложные расчеты, так же позволяют производить сложные расчеты для их данных, фильтровать их и сортировать, на основе данных составлять отчеты и просматривать их в различных вариантах. Ключевая разница между Access и Excel – в субъекте действия: Excel работает с электронными таблицами, Access – с базами данных в табличном представлении. Внешне это выглядит очень похоже. В Excel данные хранятся в ячейках, образующих столбцы и строки, объединенные в листы. В Access данные хранятся в таблицах, образующих в совокупности базу данных.
Если объем данных не большой (как в нашем случае) удобнее использовать программу Microsoft Excel. Данные предоставляются в простой форме и к ним достаточно создать только одну таблицу.
Если же объем данных значительный, то чаще всего используют программу Microsoft Access, с помощью этой программы можно выполнять сложные запросы и отчеты.
При работе с программами трудностей не возникло. Лично для меня, работа в MS Access показалась куда более простой, нежели чем в MS Excel. Скорее всего это связано с тем, что в MS Access данные представлены в виде реляционной структуры данных, благодаря чему пользователю проще получить ответы на важные деловые запросы. Так же работу в данной программе упрощает то, что данные находятся не в одной таблице, а сразу в нескольких.
Список использованной литературы
1. Джелен Б., Александер М. Сводные таблицы в Microsoft Excel 2010.: Пер. с англ. – М.: ООО И.Д. Вильямс, 2011. – 464 с. 2. Карачевский Е.М., Филлипов И.Е. Access 2010. Учебное – методическое пособие. – Казань: КФУ, 2011. – 118 с
Дата добавления: 2020-01-07; просмотров: 473; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!