Технология организации и проведение совещаний
Совещание проводится в том случае, если по каким-то причинам одно лицо не может принять решение самостоятельно.
На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссы, приобретают культуру общения и т.п.
Совещания классифицируются по следующим признакам:
1) по назначению:
· вырабатывающие и принимающие решения;
· разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;
· подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;
· оперативные (диспетчерские).
2) по периодичности (частоте) проведения:
· разовые;
· регулярные;
· периодические.
3) по количеству участников:
· узкий состав (до 5 человек);
· расширенные (до 20 человек);
· представительные (свыше 20 человек).
Технология организации и проведения делового совещания состоит из следующих этапов:
1 этап – подготовка:
§ определение целесообразности проведения совещания;
§ определение повестки дня;
§ определение состава участников;
§ назначение даты и времени совещания (пик повышенной работоспособности – с 11 до 12 ч. и между 16 и 18 часами, совещания лучше проводить во второй половине дня, между 16 и 18 часами);
§ определение места проведения совещания;
§ подготовка участников совещания.
2 этап – проведение:
§ продолжительность совещания (оптимальная – 40-45 минут, максимальная – 1-1,5 часа);
|
|
|
§ регламент – устанавливается порядок ведения совещания;
§ протокол совещания, составленный по определенной форме и содержащий запись выступления участников и принятые ими решения.
3 этап – подведение итогов и принятие решения:
§ выводы;
§ определение тех, кто и в какие сроки должен выполнить определенный объем работ;
§ определение формы подведения итогов совещания (рассылка протокола; выписка из протокола и т.п.);
§ принятие решения о широте информирования;
§ способы выработки решения (комиссией заранее составляет проект, участники совещания его корректируют и принимают путем голосования или председатель совещания подводит итоги обсуждения и формулирует решение).
4 этап – контроль за выполнением решения:
§ определение лиц, осуществляющих контроль.
Проведение переговоров
Переговоры - это процесс, направленный на нахождение компромисса или общего решения, в котором участвуют, как минимум, две стороны. С их помощью устанавливаются деловые связи, заключаются договоры, принимаются важные решения, подписываются ответственные документы, координируется совместная деятельность различных организаций. Это также эффективное средство разрешения конфликтов, спорных вопросов, установления доброжелательных отношений и налаживания сотрудничества.
|
|
|
В процессе переговоров выделяют следующие этапы:
a. Подготовка к переговорам – необходимо знать: что вы (они) желают, что не желают, ваше (их) положение, ваши (их) возможности.
b. Приветствие участников – представление сторон друг другу.
c. Формулировка предложения – изложение проблем и целей переговоров.
При этом необходимо излагать свою точку зрения уверенно, настойчиво, показать, что вы стремитесь к взаимопониманию.
Впечатление от человека формируется следующим образом:
| То, что видно (одежда, внешний вид, возраст, пол, мимика, осанка) | 55% |
| То, что слышно (тон голоса, интонация, тембр, дикция) | 38% |
| Содержание слов | 7% |
На первых этапах важнее не то, что вы говорите, а то, как вы говорите.
d. Торг – диалог участников, включающий в себя уточнение, обсуждение и согласование позиций, выяснение взаимных интересов.
В процессе торга необходимо следовать четырем принципам:
i. можно отказываться только от того то, что не имеет большого значения;
ii. необходимо стараться идти на равноценный обмен;
iii. следует отдавать только то, что можешь отдать;
|
|
|
iv. нельзя ничего не отдавать, не получив чего-либо взамен.
e. Заключение сделки – подведение итогов и принятие решений, подписание документов.
В процессе переговоров нередко используют некоторые тактические приемы, помогающие стороне добиться своего, не соблюдая принципов торга:
§ отсрочка (приобретается дополнительное время для консультаций и обдумывания);
§ запугивание через косвенные источники (распространение слухов или использование средств массовой информации);
§ блеф;
§ создание неудобства (вынуждая отказываться от детального обсуждение вопроса);
§ «уровень полномочий» (заявление, что в силу должности не уполномочены принимать решения);
§ угроза.
После проведения переговоров целесообразно проанализировать их результаты.
Дата добавления: 2019-07-15; просмотров: 759; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!