Поднимал из ящика первое послание и присоединял его к текущей почте. В целом
Же 80 процентов бумаг, которые скапливались у него в ящике, никогда ему не
Требовались, и лишь 20 процентов отложенных бумаг оказывались необходимыми.
Когда ящик оказался переполненным, я предложил своему клиенту, чтобы он
Переместил все содержимое в нижний правый ящик. Через три недели верхний
Ящик опять оказался заполненным до отказа. Тогда он разобрал нижний ящик и
Выбросил из него все, что ему было не нужно. Впоследствии, раз в две - три
Недели, он повторял эту процедуру.
Следующая стадия - мусорная корзина
В дальнейшем, при первой же возможности он выбрасывал бумаги в мусорную
Корзину. Возможно, что большая часть бумаг, которые он вынимал из правого
Нижнего ящика, могла сразу же последовать в мусорную корзину без какого-либо
Ущерба для дела, но мой клиент не хотел сразу все выбрасывать. Поэтому я
Предложил ему складывать то, что он хотел сберечь, в специальную коробку, на
которой он написал: "Дела "В", взятые из правого нижнего ящика, сентябрь 1 -
30". Потом он таким же образом складывал коробку за коробкой в шкаф. Там эти
Материалы хранились в течение года. Через год он бегло просматривал
Накопившиеся бумаги и мысленно поздравлял себя, что не занимался многими
Вещами, которые оказались ненужными. Теперь он уже без всяких колебаний
Выбрасывал почти все и оставлял лишь две -три бумаги, которые сохраняли для
|
|
|
Него актуальность. Он присоединял их к текущей почте и занимался ими в этот
Же день.
Через год становилось ясно, что он избавил себя от массы тяжелой
Работы, которая вряд ли принесла бы ему значительную пользу. Например, его
Записки о необходимости переделать полки, на которых были разложены свитера,
Оказалась ненужной, потому что в течение года он избавился от полок вообще и
Распорядился развесить свитера на вешалках. Вырезки из журналов о
Драгоценных украшениях ему уже были больше не нужны, потому что он перестал
Продавать драгоценности. Его записка о недостатках складского рабочего была
Теперь неуместной, потому что тот сам уволился через пару недель после
Подготовки этого меморандума.
Как не утонуть в бумагах
Истина состоит в том, что нет необходимости возвращаться к бумагам. Это
Не означает, что вам вообще не следует дотрагиваться до бумаг. Однако вы
Можете выработать систему, позволяющую вам находить для каждой бумаги нужное
Место. Вы должны взять под контроль входящую и исходящую бумагу и то, что с,
|
|
|
Ней происходит по мере ее превращения из входящей в исходящую. В этом случае
Вы никогда не утонете в бумагах.
Входящую почту следует разбирать и сортировать. Для этого постарайтесь
В течение нескольких дней внимательно изучать содержание вашей
Корреспонденции. При этом обратите внимание на необходимость сокращения
Объема поступающих к вам бумаг. (Возможно, вы обнаружите, что некоторые
Издания и формы отчетов, поступающие к вам регулярно, вам больше не нужны.)
Вы можете сказать вашему секретарю, какие материалы следует сразу же
Выбрасывать, какие - направлять другим людям, а какие - складывать в архив.
Один начальник заставлял своего секретаря рассортировывать почту на три
папки: "Принять меры", "Информация" и "Отложено". Папку "Принять меры" он
Прочитывал немедленно и тут же реагировал соответственно содержанию бумаг.
Папку "Информация" он помещал в портфель, чтобы читать по дороге в поезде.
Он укладывал папку "Отложено", в которой находились периодические
Публикации, в ящик стола, и обращался к ней в редкие свободные минуты или же
Когда ему хотелось отдохнуть от сосредоточенной работы над более важными
|
|
|
Делами.
Вы сможете добиться более быстрого решения вопросов и завершать дела
Скорее, если не будете готовить ответы на письма, а будете писать короткие
Резолюции на бумагах, присланных вам, и отсылать их кому следует. Если вам
Следует вести учет корреспонденции, проходящей через вас, или же вы хотите
Проверить исполнение вашего указания, попросите вашего секретаря приготовить
Вам ксерокопию бумаги.
Дата добавления: 2019-02-13; просмотров: 133; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!