СОЗДАНИЕ СИСТЕМЫ В КОНКРЕТНОЙ СИТУАЦИИ
Для того чтобы создаваемая коммуникационная система была эффективна, надо держать в уме какую-то конкретную, специфическую систему. Та, что предложена здесь – не единственно возможная, но в ней сочетается много желательных качеств, которые мы обсуждали выше, и из нее удалены многие нежелательные характеристики.
На рисунке 6 показано, как выглядит стандартный коммуникационный пункт. Он состоит из двух стеллажей, в каждом из который – четыре полки, маркированные следующим образом: ВХОДЯЩИЕ, ИСХОДЯЩИЕ, НЕПОД, НЕВЫП, ДЛЯ ПОД (ДЛЯ ПОДТВЕРЖДЕНИЯ), ДЛЯ ВЫП (ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ) и АРХИВНАЯ ЯЧЕЙКА. «Непод.» и «невып.» используются для коммуникационных сообщений, местом создания которых является именно этот пункт. «Для под.» и «для вып.» – для сообщений, которые создаются в других местах, но действия по которым должны быть осуществлены здесь.
Посыльный, который доставляет сообщения на этот пункт, кладет их на полку «входящие». Все сообщения, покидающие данный пункт, он забирает с полки «исходящие» или, если работа по ним завершена, из архивной ячейки. Коммуникатор этого пункта обслуживает человека или людей, которые работают на данном рабочем месте, в данном офисе или отделе. Многие люди сами обслуживают себя как коммуникаторы. У других, например, рабочих в цеху, будет один общий коммуникатор, который обслуживает этот отдел, секцию или группу.
Несмотря на присутствие коммуникатора, сообщение не получит подтверждения до тех пор, пока его не покажут актаду (адресату действия) или какому-либо помощнику актада. Если человека нет на месте в его офисе, этот факт станет известен центральному коммуникационному офису, так как сообщение не подтверждено.
|
|
|
Четыре экземпляра сообщения должны быть написаны на листах бумаги разных цветов. БЕЛЫЙ – экземпляр для действия, ЖЕЛТЫЙ – для подтверждения. СИНИЙ экземпляр – это экземпляр коммуникатора, действующий в центральном офисе до тех пор, пока работа с сообщением не завершится. ЗЕЛЕНЫЙ – это экземпляр источника сообщения.
Запросы со стороны коммуникационного офиса, имеющие отношение к ходу работы с сообщением, пишутся на розовой бумаге в первый раз и на красной – во второй.
Сообщения для инфадов (адресатов информации) - светло-желтого или какого-нибудь нейтрального цвета. Такое сообщение существует только в одном экземпляре. (См. рис. 7).
На рис. 8 показано, как сообщение перемещается со стола А на стол Б через центральный коммуникационный офис. Пунктирная линия обозначает сообщение, которое не проходит через систему. Оно не подшивается в архив, и с точки зрения организации его никогда не существовало.
|
|
|
На рис. 9 этот поток показан наряду с обратным потоком. Дизайн центрального офиса может быть различным в зависимости от того, сколько места отводится на ту или иную ячейку. Сам центральный офис отсылает лишь очень небольшое число собственных сообщений – вероятно, в основном запросов. Но он работает со всеми сообщениями, поступающими из других мест. Следовательно, много пространства займут ячейки «для под.» и «для вып.». «Для под.», вероятно, превратится в подшивку материалов действия, в которой каждая задача оценивается по количеству времени, которое требуется на ее выполнение и с каждым днем поднимается все ближе к поверхности папки, до тех пор, пока не наступит срок ее выполнения. В том, что касается сообщений типа «для под.» и «для вып.», центральный офис берет на себя ответственность за всю организацию.
Все экземпляры должны быть подшиты в центральном архивном отделе (см. рис. 11). Пока сообщение перемещается, у центрального офиса только один экземпляр. Когда работа с сообщением завершена, синий экземпляр отправляется в ЯЧЕЙКУ ОЖИДАНИЯ, где ожидает, пока от источника придут три оставшиеся экземпляра. Когда собраны все четыре экземпляра, они перемещаются в ячейку В АРХИВ, а оттуда – в архивный отдел.
|
|
|
На рис. 10 показан пример сообщения, а также как выглядят штампы «под.» и «вып.»
По-видимому, дату лучше указывать следующим образом: 12 мая 52, а не 5/12/52 или 12/5/52, чтобы избежать разночтений. Названия месяцев можно сокращать до трех букв: янв., фев., мар., апр., май, июн., июл., авг., сен., окт., нбр., дек.
Диагонально расположенные даты – это штампы, поставленные в центральном офисе.
Этот пример показывает, какой вид имеет сообщение после возвращения к его источнику, когда работа выполнена.
Если Джонс недостаточно осведомлен, чтобы послать инфад-копию в бухгалтерию, центральный офис сделает это автоматически.
На рис. 12 показана схема архивного отдела, который является подразделением коммуникационной системы и находится под началом исключительно только главного коммуникатора. Это память организации.
По мере развития системы архивы начинают использоваться автоматически как справочные материалы, позволяющие оценить любые сообщения в свете прошлого опыта. Когда появляется сообщение, тот, кто занимается его оценкой, прикрепляет к нему копии архивных материалов, имеющих отношение к сообщению, и это делается до того, как коммуникатор позволит ему двигаться дальше. При современных способах копирования это дело одной минуты.
|
|
|
Оценка архивных материалов – это постоянная оценка и синтез всего того, что находится в папках. Это позволяет сделать память более полезной, для чего необходимо, чтобы активная и важная информация была постоянно доступна, а неактивные и не обладающие важностью данные были снабжены перекрестной ссылкой или промаркированы соответствующим цветом, чтобы не обращать на себя ненужного внимания.
В конечном итоге система начинает функционировать как ум: восприятие, оценка, решение, действие. У руководителей есть хорошие, оцененные и полные данные, на которых они могут основывать свои решения. И им не приходится беспокоится о выполнении действий, так как система сама заботится о том, чтобы действия либо выполнялись, либо об их невыполнении докладывалось, а у руководства появляется достаточно времени для принятия следующих решений.
Иногда может случиться так, что человек-терминал (человек, который обслуживается коммуникатором), находится вне учреждения. Организация в Нью-Йорке может иметь небольшой офис в Чикаго. Если этот офис включен в коммуникационную систему организации, коммуникатор, работающий с этим чикагским офисом, находится в Нью-Йорке. Этот коммуникатор организовывает коммуникационный пункт для чикагского офиса, и все сообщения, направляющиеся в чикагский офис, идут на этот пункт. Однако, в Чикаго не направляется ни один из белых экземпляров. Вместо этого посылается копия или устанавливается телефонная линия. Если все осуществляется таким образом, то система не страдает от фактора расстояния (см. рис. 12).
Если человек-терминал в Чикаго хочет быть в курсе событий на своем коммуникационном пункте в Нью-Йорке, он может организовать дублирующий пункт, используя копии, приходящие из Нью-Йорка или его собственные коммуникационные формы, в которые он вписывает всю информацию, получаемую по телефонной линии. Этот дублирующий пункт не работает как часть всей системы. Он создан просто для его удобства, как и дублирующие архивные материалы, которые у него тоже, вероятно, будут. Такой человек будет называться удаленным человеком-терминалом.
Если человек-терминал или группа будет перемещаться с места на место, должна проводится та же самая процедура. В этом случае мы используем термины «подвижный человек-терминал» или «подвижный терминал».
Необходимо понимать четкую и важную разницу между терминами «пост» и «компункт». Пост – это место, где есть коммуникатор. Компункт – это просто-напросто стеллажи с ячейками, обслуживающие одного человека-терминала или один терминал. На посту могут быть сто пунктов, и при этом он остается весьма маленьким постом, если объем каждого пункта очень невелик. С другой стороны, на посту может быть только один пункт, и это будет большой пост, так как объем этого единственного компункта, возможно, огромен и требует большого количества материалов действия в разных позициях компункта (ДЛЯ ПОД., ДЛЯ ВЫП и т.д.). На таком посту будут работать несколько коммуникаторов.
В некоторых случаях существуют два офиса одного размера и объема коммуникации, расположенные в двух разных местах. Один из них с точки зрения управления будет являться главным офисом. Но с точки зрения коммуникации они практически равны. Будет необходимо организовать компункт в каждом из этих офисов. Каждый офис будет автономной коммуникационной системой.
В этом случае существуют две возможности. Первая – возможность дублирования памяти обеих систем. Это не означает, что каждый отдельный листок бумаги в одном месте должен иметь копию в другом, хотя это вполне возможно. Это, вероятно, означает, что сжатый, оцененный материал из предметной подшивки одного офиса будет в виде копии отправлен в другой. Если требуются подробности, то можно запросить копию с более детализированной информацией по любому необходимому предмету.
Другая возможность – это промежуточное решение, при котором одна из систем рассматривается как главная, а другая – как второстепенная. Главная система получает материалы другой, ничего не посылая взамен, за исключением случаев, когда есть специальный запрос.
В любом случае, почта, которой обмениваются эти два офиса, похожа по характеру на почту, посылаемую в другие фирмы, за исключением того, что в ней будут соблюдены те правила, которым следуют коммуникационные системы обоих офисов. Благодаря использованию копий пересылка почты прямо через любую из этих коммуникационных систем становится простым делом. В каждом офисе существует специальный пост для работы с этой почтой и координацией ее с внутренней коммуникационной системой. Этот пост не имеет ничего общего с обычной почтовой секцией.
Почтовая секция – это специализированная часть системы. Она представляет собой настоящий гибрид отдела производства и коммуникационного поста. По отношению к организации она работает как отдел производства. Она производит письма. Письма, безусловно, НЕ являются частью комсистемы, они нужны только для того, чтобы связаться при помощи почты с теми, кто находится вне организации.
Почтовая секция будет стараться сделать свои письма все более и более соответствующими правилам коммуникации. По прошествии времени люди на стороне почувствуют, что некоторые фирмы присылают им не письма, а коммуникационные сообщения. В конце концов, письмо перестанет использоваться в бизнесе, а его место займет коммуникационное сообщение. От требующего больших затрат процесса написания писем полностью откажутся, а терминалам и людям-терминалам, которые не являются частью организации, будут отсылать копии сообщений, которые прошли через организацию.
Почтовая секция держит компункт для каждого человека за пределами организации, кому она что-либо посылает. Или, скорее, целый внешний мир рассматривается как удаленный терминал, а почтовая секция – это пост, который использует коммуникатор, который держит компункт для всего мира. Мир – это просто еще один терминал в комсистеме, содержащей множество терминалов и людей-терминалов.
Однако, пока мир не готов принимать коммуникационные сообщения, посылаемые копии видоизменяются, чтобы выглядеть, как обычные письма.
Почта подшивается непосредственно в почтовой секции и никогда, за исключением каких-либо необычных случаев, не покидает ее и даже в качестве экспоната «А» не попадает в систему.
РАЗДЕЛ ДЕСЯТЫЙ
Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 104; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!