Документов, сроки хранения которых истекли
6.5.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и прошедшие экспертизу ценности документов, ежегодно составляются:
описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения структурного подразделения Правительства области (далее - описи дел структурного подразделения) Специалистами по форме согласно приложению 19 к Инструкции;
сводные описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения Правительства области (далее - сводная опись) специалистом архива по форме согласно приложению 20 к Инструкции.
6.5.2. На дела временного (до 10 лет) хранения описи дел не составляются.
6.5.3. На дела по личному составу специалистами управления государственной службы и кадров Департамента управления делами Правительства области составляются отдельные описи согласно приложению 21 к Инструкции.
6.5.4. Описи дел структурных подразделений Правительства области, передаются на постоянное хранение в архив и служат основой для подготовки сводной описи.
6.5.5. При составлении описей дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);
|
|
|
порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет;
порядок присвоения номеров описям структурных подразделений Правительства области устанавливается по согласованию с архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года);
графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям Правительства области со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и другое.
6.5.6. В конце описей вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
|
|
|
6.5.7. Сводная опись подписывается составителем - специалистом архива с указанием его должности, начальником Департамента управления делами Правительства области, утверждается заместителем Губернатора области после согласования с ЭК ПО и ЭПК.
6.5.8. Сводная опись составляется в четырех экземплярах.
6.5.9. Опись дел структурного подразделения Правительства области подписывается Специалистом с указанием его должности, утверждается руководителем структурного подразделения Правительства области после согласования с ЭК ПО.
6.5.10. Описи дел структурных подразделений Правительства области составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а другой остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении Правительства области.
6.5.11. Опись дел по личному составу подписывается специалистом управления государственной службы и кадров Департамента управления делами Правительства области, составившим опись с указанием его должности, начальником Департамента управления делами Правительства области, утверждается заместителем Губернатора области после согласования с ЭК ПО и ЭПК.
|
|
|
6.5.12. Описи дел по личному составу составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а другой остается в качестве контрольного экземпляра в управлении государственной службы и кадров Департамента управления делами Правительства области.
6.5.13. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Правительства области Специалистами составляются акты о выделении к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, по форме согласно приложению 22 к Инструкции.
6.5.14. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, производится в структурных подразделениях Правительства области после составления описей дел структурного подразделения за этот же период.
6.5.15. Акты о выделении к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, структурных подразделений Правительства области подписываются Специалистом с указанием его должности, утверждаются руководителем структурного подразделения Правительства области после согласования с ЭК ПО.
|
|
|
6.5.16. Акты о выделении к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, структурных подразделений Правительства области составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а другой остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении Правительства области.
6.5.17. Акты о выделении к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, структурных подразделений Правительства области являются основой для подготовки сводного акта о выделении к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли (далее - сводный акт), который оформляется специалистом архива по форме согласно приложению 23 к Инструкции.
6.5.18. Сводный акт составляется на дела всего Правительства области, название каждого структурного подразделения Правительства области указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
6.5.19. Указанные сводные описи и сводные акты рассматриваются на заседании ЭК ПО одновременно.
6.5.20. Сводный акт подписывается составителем - специалистом архива с указанием его должности, начальником Департамента управления делами Правительства области, утверждается заместителем Губернатора области после согласования с ЭК ПО и ЭПК.
6.5.21. Сводный акт составляется в четырех экземплярах.
Уничтожение дел
6.6.1. После составления и утверждения описей дел структурных подразделений Правительства области, сводных описей, актов о выделении к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, структурных подразделений Правительства области, сводных актов документы с истекшим сроком хранения, а также документы со сроком хранения «До минования надобности» уничтожаются.
6.6.2. Документы передаются для уничтожения по акту установленной формы (приложение 24 к Инструкции) в БУ ВО «Управление по эксплуатации зданий» или уничтожаются Специалистами, специалистом архива самостоятельно в машинах для уничтожения бумаг.
6.6.3. Тиражированные экземпляры копий документов, изготовленные для различных мероприятий, черновики документов хранению, как правило, не подлежат и оперативно уничтожаются Специалистами самостоятельно в машинах для уничтожения бумаг без составления акта.
6.6.4. Документы, подлежащие уничтожению, до момента их утилизации могут передаваться Специалистами в архив по акту установленной формы (приложение 25 к Инструкции).
Дата добавления: 2016-01-05; просмотров: 17; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!