Служебная переписка
2.5.6.1. Служебное письмо – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату.
2.5.6.2. Служебные письма оформляются на бланках установленной формы (бланк письма Правительства области, структурного подразделения Правительства области или бланк должностного лица) и имеют следующие реквизиты:
наименование органа (если бланк должностного лица - Ф.И.О. должностного лица),
должность лица, подписавшего документ,
справочные данные о Правительстве области, структурном подразделении Правительства области,
адресат,
дата документа,
регистрационный номер документа,
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта,
наименование к документу (заголовок к тексту),
текст документа,
отметка о наличии приложений,
подпись должностного лица,
виза,
отметка об исполнителе.
Реквизиты служебного письма оформляются в соответствии с Правилами оформления реквизитов документов (приложение 2 к Инструкции).
2.5.6.3. Требования к тексту служебного письма.
Текст письма печатается через один межстрочный интервал (если текст небольшой по объему (4-5 строк), допускается полуторный межстрочный интервал) размером шрифта № 14 и представляет собой последовательное, связное изложение, состоящее, как правило, из двух частей.
В первой части служебного письма указываются причины, основания или обоснования составления письма, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием подготовки письма; во второй (заключительной), начинающейся с абзаца, помещаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
|
|
|
Текст может содержать одну заключительную часть, например, просьбу без пояснения. Если текст содержит несколько решений, выводов и другое, то для лучшего восприятия его следует делить на абзацы.
Письмо должно касаться, как правило, одного вопроса. Несколько вопросов освещаются в письме в том случае, если они связаны одной темой.
Текст письма составляется в соответствии с требованиями официально-делового стиля речи. Слова должны точно отражать смысл, без многословия, которое может мешать выделить суть документа. Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные - точны. Тон письма должен быть нейтрально корректным, без использования вычурных оборотов изъявления вежливости типа «не будете ли вы так любезны», «соблаговолите подписать», носящих архаичный оттенок.
Следует избегать в письме категорических выражений, что достигается использованием вводных слов и конструкций: «по-видимому», «по-прежнему», «как известно», «если возможно» и т.д. При обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений, например: «В порядке обмена...», «В связи...», «В соответствии...».
|
|
|
Причины принятия решений формулируются с помощью деепричастных оборотов: «учитывая обстоятельства ….», «принимая во внимание», «руководствуясь правовыми актами …» и т.п.
Оформленное на бланке письмо не рекомендуется начинать с указания наименования подразделения-автора, оно уже имеется в самом бланке.
Текст письма не должен превышать, как правило, двух страниц печатного текста.
Служебные письма излагаются, как правило, от третьего лица единственного числа, например:
«Правительство области рассмотрело…»,
«Департамент считает…»
или от первого лица множественного числа, например:
«Просим направить…»,
«Высылаем перечень…».
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа, например:
«Прошу представить отчет…»,
«Направляю для рассмотрения…».
2.5.6.4. К служебным письмам составляется реквизит «наименование документа (заголовок к тексту)», отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма.
2.5.6.5. В служебных письмах чаще всего используются фразы этикетного характера: «Уважаемый…!» - в начале письма над текстом и «С уважением …» - в заключительной части письма.
|
|
|
2.5.6.6. Служебные письма Правительства области готовятся:
как доклады о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе;
как сопроводительные письма к документам;
как ответы на письма (запросы) различных органов власти, организаций и физических лиц;
как инициативные письма.
2.5.6.6.1. Процедура согласования, составления и оформления служебных писем Правительства области, которые готовятся как доклады о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации и поручений Правительства Российской Федерации, определяется Порядком исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства области от 14 июня 2011 года № 357, и Порядком исполнения поручений Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства области от 24 октября 2012 года № 566.
2.5.6.6.2. Сопроводительные письма прилагаются к документу либо пакету документов, направляемых в чей-либо адрес. В сопроводительном письме поясняется, с какой целью направляются документы. Сопроводительное письмо может содержать информацию о поручениях и сроках их исполнения.
|
|
|
2.5.6.6.3. Тексты ответных писем должны точно соответствовать, поступившим запросам, указаниям по исполнению поступивших документов, на которые готовится ответ.
Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы, содержащиеся в письме, на которое дается ответ, могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если ответное письмо содержит отказ, он должен быть убедительно аргументирован.
2.5.6.6.4. Инициативные письма составляются по инициативе адресанта (должностных лиц Правительства области и его структурных подразделений) в зависимости от цели подразделяются на следующие виды:
письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-просьба, письмо-обращение и другое);
письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение и другое).
2.5.6.6.5. По характеру информации письма подразделяются на:
информационные;
гарантийные;
письма-подтверждения;
письма-напоминания;
письма-приглашения;
письма-извещения и др.
Информационные письма - это письма, сообщающие различного рода сведения.
Гарантийные письма - документы, обеспечивающие исполнение изложенных в нем обязательств. В них адресату обычно гарантируется оплата или исполнение иного обязательства. Изложение текста в таких письмах должно быть предельно четким и ясным. Гарантийные письма обычно имеют две подписи: Губернатора области и начальника управления учета, отчетности и материально-технического обеспечения, заместителя начальника Департамента управления делами Правительства области, главного бухгалтера или лиц, ими уполномоченных.
Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остался в силе (например, договор, инструкция). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Своевременность отправки таких писем позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний.
Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Допустимо составление писем-напоминаний, содержащих в себе только заключительную часть.
Письма-приглашения содержат предложение адресату принять участие в каком-либо мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Как правило, текст этих писем начинается словами: «Приглашаем Вас...», «Просим Вас принять участие...». В них раскрывается характер мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.
Текст письма-извещения обычно начинается словами «Сообщаем», «Извещаем», «Доводим до Вашего сведения», «Ставим Вас в известность» и т.п. Такие письма составляются для конкретного адресата и чаще всего являются ответом на запрос.
Образец расположения реквизитов письма и границы заполнения на формате А4 представлен в приложении 7 к Инструкции.
Информация, объем которой превышает две страницы печатного текста, оформляется приложением к сопроводительному письму.
Дата добавления: 2016-01-05; просмотров: 21; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!