Классификация и виды документов
Все документы, обращающиеся на предприятии и организации, классифицируются по следующим признакам:
1. По видам деятельности (или назначению):
· научно-технические;
· конструкторские;
· технологические;
· проектно-сметные;
· нормативные;
· организационно-распорядительные;
· учебно-методические;
· плановые;
· финансово-расчетные;
· отчетно-статистические;
· по торговле;
· ценообразованию;
· изобретениям и открытиям;
· по личному составу.
2. По наименованию существует множество разновидностей документов:
· научные отчеты;
· чертежи;
· схемы;
· графики;
· технологические и другие карты;
· приказы;
· распоряжения
· планы и отчеты
· акты
· протоколы
· договоры
· уставы
· инструкции
· справки
· докладные
· объяснительные записки
· служебные письма
· телеграммы
· анкеты
· стандарты
· технические условия
· платежные требования
· доверенности
· исковые заявления
· авторские свидетельства
3. По способу фиксации информации документы бывают:
| 3.1. Письменные: | 3.2. Графические и фото-кинодокументы |
| · рукописные |
|
| · машинописные | |
| · типографские | |
| · подготовленные на множительных аппаратах | |
| · напечатанные на ЭВМ |
4. По месту составления документы подразделяются на:
| 4.1. Документы для решения внешних вопросов: | 4.2. Документы для решения внутренних вопросов: | ||
| · входящая корреспонденция |
| ||
| · исходящая корреспонденция |
5.По степени сложности документы классифицируются на:
| · Простые | · Сложные |
| - это документы, в которых рассматривается один вопрос | - это документы, рассматривается несколько вопросов. |
6.По степени гласности различают:
| 6.1. Открытые (несекретные) | 6.2. Документы с ограниченным допуском |
|
| Подразделяются по разной степени секретности: |
| · совершенно секретные | |
| · секретные | |
| · документы для служебного пользования | |
| · с грифом «конфиденциально» |
7.По юридической силе документы подразделяются на:
| 7.1 Подлинные: | 7.2 Подложные |
| · Действительные |
|
| · Недействительные документы при истечения срока действия или отмены их другими документами. |
8.По срокам исполнения документы классифицируются на:
| · Срочные | · Несрочные |
| - документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно» | - срок исполнения документа не определен или не назначен установленным порядком. |
9.По стадиям подготовки документы подразделяются на;
|
|
|
| · Черновик | · Подлинник |
| – документ, подготовленный для дальнейшего оформления, выполненный как правило, от руки. | - единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями. |
|
| С подлинника могут быть изготовлены: |
| · Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. | |
| · Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. | |
| · Дубликат – второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником. |
10. По происхождению документы классифицируют на:
| · Служебные | · Личные |
| - подготовленные на предприятиях, в организациях | - личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб. |
11. По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и временного хранения.
| 11.1. Документы постоянного хранения | 11.2. Документы временного хранения |
| - документы появляющиеся после закрытия или ликвидации организации) руководитель обязан передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд РФ (Государственный, городской или муниципальный архивы) | подразделяются на: · документы со сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет (приказы на отпуска и командировки, приказы по административно хозяйственной деятельности). · документы со сроками хранения свыше 10 лет (личные дела работников). |
|
|
|
12. По степени обязательности документы бывают
| · Информационные | · Директивные |
| - содержат сведения и факты о производственной и иной деятельности организации | - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы. |
13.По унификации различают документы:
· Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.
· Типовыми - документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т.п.
· Трафаретные (шаблоны) документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации.
· Анкета – способ представления унифицированного текста.
|
|
|
· Таблица – постоянная информация, размещенная в заголовках граф.
· Примерные – носят ориентировочный характер и используются для составления по аналогии.
14. По характеру содержания выделяют:
| · Первичные | · Вторичные |
| - документ, включающий исходные сведения, полученные в процессе исследований, разработок, наблюдений и других видов человеческой деятельности | документ, полученный в результате информационного анализа и синтеза одного или нескольких первичных документов в целях их идентификации и использования. |
6. Форматы бумаг для документов
1. Документы должны оформляться на бумаге форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).
2. Для каждого формата устанавливается два варианта расположения реквизитов:
· угловое
· продольное
3. Документ имеет поля:
· левое 20 мм
· верхнее 20 мм
· нижнее 20 мм
· правое 10 мм
4. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами.
Организационно-распорядительная документация (ОРД) – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления и обеспечения деятельности органов власти, организаций и должностных лиц.
ОРД подразделяются на следующие основные группы документов:
1. Организационные (уставы, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и т.п.).
2. Распорядительные (приказы по ОД, распоряжения, решения, указания).
3. Документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые контракты или договоры, личные дела, личные карточки, лицевые счета по з/п, трудовые книжки).
4. Плановые (программы и планы развития, бизнес планы, балансы, анализ отчетных данных).
5. Статистические (статистические отчеты, таблицы).
6. Информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, докладные, служебные записки, протоколы)
7. Нормативные (нормативные документы, поступающие от вышестоящих органов).
В отдельную группу, не относящуюся к организационно- управленческой документации, выделяются финансово-бухгалтерские документы (годовые отчеты, балансы, акты ревизий, планы, сметы, коммерческие контракты).
Дата добавления: 2021-02-10; просмотров: 99; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!