Унификация и стандартизация документов
Лекция.
Понятия документа, его свойства, функции и классификация. Унификация и стандартизация
1.Основные понятия
2. Свойства документов;
3.Функции документов;
4.Унификация и стандартизация документов;
5. Классификация и виды документов
6. Форматы бумаг для документов
Основные понятия и определения документирования управленческой деятельности
Документ - это информация, зафиксированная на бумажном или любом другом носителе, имеющая реквизиты.
Реквизиты - это опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия.
Реквизиты документа подразделяют на постоянные и переменные.
Постоянные реквизиты - это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом.
Переменные реквизиты - это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.
Документирование - это запись информации о процессах, фактах и событиях на материальном носителе и обеспечение ее опознавательными элементами-идентификаторами, называемыми реквизитами.
Документирование процессов, событий, действий и фактов отражает их взаимосвязь, обеспечивает их сравнимость, преемственность и возможность оперативного корректирования положения дел. Факт, оформленный документом, является юридическим фактом. Документирование различных состояний дела создает основу для управления процессами производственно-хозяйственной деятельности организаций в целях обеспечения динамики их развития. Постоянное и систематическое документирование производственно-хозяйственной деятельности - гарантия качества управления, непрерывности и устойчивости развития предприятия.
|
|
|
Документация - это комплект документов, сгруппированных по какому-либо признаку. Комплекты документов могут быть сгруппированы по наименованиям и названиям (номинативный признак), по предметному, отраслевому, географическому, хронологическому или другому признаку. Это могут быть комплекты служебной переписки, плановых и распорядительных документов, документов статистической и бухгалтерской отчетности, комплекты технической документации: конструкторских чертежей и технологических карт, технических условий, инструкций по эксплуатации сложной техники, правил предоставления услуг, сопроводительных документов на продукцию или грузы. Группировка, систематизация и хранение документации относятся к деятельности, называемой делопроизводством.
Дело - это папка с документами, имеющая номер, название, указание на принадлежность, год начала ведения и срок хранения. Для учета дел составляется их перечень, называемый номенклатурой.
|
|
|
Номенклатура дел предприятия - это систематизированный перечень номеров и названий дел с указанием количества их томов, сроков хранения.
Большое количество документов в качестве корреспонденции находится в движении, образуя документооборот.
Документооборот - это движение документов внутри предприятия и между предприятиями с момента их создания до отправки на хранение или на уничтожение.
Важную часть делопроизводства составляет организация хранения исполненных, но имеющих временную или историческую ценность документов. Хранятся документы в архивах.
Архив - это место долговременного хранения документации со специальной организацией массивов документов, гарантирующих возможность доступа к ним по определенным правилам.
Архивное дело - это составная часть делопроизводства, обеспечивающая организацию систематизированного долговременного хранения документов.
Свойства документов
Две сущности документа:
| · информационная | · материальная |
Обе сущности определяют свойства документа:
1 – информативные
2 – эксплуатационные.
|
|
|
Информативное свойство документа – это его способность передавать информацию.
Сюда относятся:
· актуальность информации;
· достоверность информации;
· полнота информации;
· доступность информации
Эксплуатационные свойства - определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.
К эксплуатационным свойствам относятся:
· долговечность;
· прочность документа;
· способность противостоять различным воздействиям:
- механическим,
- световым,
- биологическим,
- неблагоприятным факторам окружающей среды.
Функции документов
Функции документов делят на общие и специальные.
Общие функции - основные функции документов:
· информационная - фиксация, хранение и передача информации;
· коммуникативная - передача, обмен информации;
· социально-культурная - документы, представляющие социальное и культурное значение, передающие культурные традиции и системы ценностей.
Специальные функции документов:
· правовая - одни документы являются источником права, другие могут быть доказательством в юридической сфере;
· организационная установка правовых отношений;
· управленческая - решение управленческих вопросов и принятие решений на основе документированной информации;
|
|
|
· обучающая - передача знаний между людьми и поколениями;
· познавательная - получение и передача знаний для дальнейшего изучения процессов и явлений;
· мемориальная - передача исторических сведений об отдельных людях или обществе, документы, являющиеся историческим наследием.
Унификация и стандартизация документов
Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, является документирование.
Процессы организации и управления характеризуются значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению.
Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.
Суть унификации – сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД)
УСД – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
На государственном уровне разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.
Классификаторы – это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.
Классификация конкретных форм управленческих документов и их коды установлены в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД).
Наряду с ОКУД действует еще ряд классификаторов.
Например, Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общероссийский классификатор продукции (ОКП) и др.
Стандартизация – процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов».
Суть стандартизации - заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.
Результаты разработки при этом оформляются в виде национальных стандартов.
Итогом работы по стандартизации могут быть как национальные стандарты на определенные виды документов (например, ГОСТ 7.32-2001 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления») или ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Требования по оформлению Организационно Распорядительных Документов».
Дата добавления: 2021-02-10; просмотров: 303; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!