Управление документацией в Российской Федерации.
Управление документацией в РФ и перспективы его совершенствования
Нормативно-правовые и организационно-методические положения о документационном обеспечении управления в современной России оказались рассеянными по многочисленным правым и нормативным актам. При этом действующие акты подчас дублируют, противоречат друг другу, а иногда содержат устаревшие требования. Существуют неоправданные параллельные «бумажные» и «электронные» системы документирования, наблюдается многообразие программных, технологических и технических несовместимых между собой средств. Международный стандарт ИСО 15489—2001 «Информация и документация — управление документацией» - стандарт, который организации, взаимодействующие с зарубежными партнерами, должны использовать, пока в российском делопроизводстве не нашел применения.
Таким образом, необходимость оптимизации сложившейся на сегодня системы документационного обеспечения управления в стране стала очевидной. Это тем более является актуальным в свете вхождения России в Мировое информационное пространство и осознания как практиками, так и учеными-документоведами того, что делопроизводственное обеспечение работы властных структур, организаций, фирм — это не просто техническая, вспомогательная функция управления, как это до сих пор продолжают считать многие руководители организаций, но и в условиях использования новых и новейших информационных технологий является важнейшей функцией менеджмента.
|
|
|
Изложим сжато наиболее удачную на сегодня концепцию дальнейшего пути развития делопроизводства в Российской Федерации. Исходя из того что управленческие функции и документация, их обслуживающая, находятся во взаимной зависимости, речь идет об идее перехода от традиционного представления о роли делопроизводства в управлении к управлению Массивами документации, понимая документацию как важнейшую составную часть информационных ресурсов организаций.
Теоретические проработки управления документацией обстоятельно осуществлены профессором М.В. Лариным в его монографическом исследовании «Управление документацией в организации». Работа проделана на основе анализа трудов американских и немецких авторов, а также ряда российских ученых (К.Г. Митяев, А.Н. Сокова, ТВ. Кузнецова, И.Л. Бачило и др.). Естественно, будущих специалистов — экономистов, менеджеров — прежде всего должны заинтересовать намеченные автором практические рекомендации по реализации основных выводов исследования, поскольку они касаются перспектив развития делопроизводства в России на ближайшую перспективу.
|
|
|
Исходным мероприятием по переводу традиционного делопроизводства — документационного обеспечения управления на более высокий уровень развития предполагается разработка федерального закона «О документации». Можно говорить об иных названиях закона, например, проект аналогичного законодательного акта, разработанного Всероссийским НИИ документоведения и архивного дела, назван «О документационном обеспечении управленческой деятельности». Дело, естественно, не в названии закона.
4 Предлагаемый автором закон «О документации» должен определить основные направления государственного регулирования работы с документами в сфере управления, в том числе:
— полномочия государства по отношению к документации организаций всех форм собственности;
— ответственность организаций за документирование своей основной деятельности в установленном государством порядке;
— унификацию форм документов, создающихся и обращающихся в сфере управления;
— организацию и основные правила документооборота (документных коммуникаций между юридическими лицами, юридическими лицами и гражданами);
— требования и условия обеспечения достоверности и доказательности документированной информации, юридического значения документов на различных носителях;
|
|
|
— унификацию структур, полномочий и функций служб документационного обеспечения в зависимости от уровней и масштабов деятельности организаций;
— регулирование права собственности на документы, обеспечения их сохранности и передачи на государственное архивное хранение;
— реализацию права на доступ юридических и физических лиц к документированной информации организаций;
— организацию и поддержку научно-исследовательских и проектных работ в этой области, а также системы лицензирования и сертификации программных, технологических и технических средств обработки управленческих документов.
Кроме предложенного закона в стране должны действовать целый ряд подзаконных нормативных актов, устанавливающих единые требования к управленческой документации. Например, в их состав следует включить:
типовые инструкции по управлению документацией в различных видах организаций и отраслях деятельности;
типовое положение о службе управления документацией;
типовые положения о порядке документирования информации;
типовые положения о порядке доступа к документам и использования документированной информации;
типовые перечни документов постоянного срока хранения;
перечни документов с указанием сроков хранения;
регламент государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации;
правила работы архивов организаций;
государственные национальные стандарты, общероссийские классификаторы документов и др.
Требования, устанавливаемые названными нормативными документами, должны основываться на современных достижениях науки, техники и информационных технологий, на международных стандартах, а также учитывать условия документирования и документооборота в Российской Федерации.
Дата добавления: 2018-10-25; просмотров: 1133; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!