Подготовка и передача документов на государственное хранение
В отдел обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов
8.2.1. В отдел обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов (далее - архив) передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
8.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
8.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
8.2.4. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
8.2.5. Прием каждого дела производится заведующим архивохранилищем в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делаются отметки о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивохранилищем и лица, передавшего дела.
|
|
8.2.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в службу ДОУ, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Главный специалист
по защите информации A.M.Беляев
СОГЛАСОВАНО
Письмо управления по делам архивов
Краснодарского края
от 23.05.2003 N 217
Приложение А
(по #M12291 982300865ГОСТ Р 6.30-2003#S справочное)
к п. 3.1
Схема расположения реквизитов документов и границы зон
на формате А4 углового бланка
Приложение N 1
к п. 2.1, 3.1
Образец оформления приказа
#G0УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ |
| Гриф ограничения | ||||||||
КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ |
| Экз. N 00
| ||||||||
|
|
| ||||||||
Государственное учреждение |
|
| ||||||||
ЦЕНТР ДОКУМЕНТАЦИИ |
|
| ||||||||
НОВЕЙШЕЙ ИСТОРИИ |
|
| ||||||||
КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ |
|
| ||||||||
|
|
| ||||||||
ПРИКАЗ |
|
| ||||||||
|
|
| ||||||||
00.00.0000 N 00 |
|
| ||||||||
г. Краснодар |
|
| ||||||||
|
|
| ||||||||
Заголовок к тексту начинается с предлога |
|
| ||||||||
"О", отвечает на вопрос "о чем?" |
|
| ||||||||
| ||||||||||
В констатирующей части излагаются основания, цели, побудившие издать приказ. В некоторых случаях, когда основания очевидны, констатирующая часть опускается, распорядительная часть начинается со слова: ПРИКАЗЫВАЮ: 1. В начале пункта приводится наименование должности исполнителя, его Ф.И.О., или наименование структурного подразделения (в дательном падеже), затем четко излагается содержание предлагаемых действий (начинается с глагола неопределенной формы) и указывается срок исполнения. 2. Структура последующих пунктов аналогична. Пункты могут разбиваться на подпункты (1.1, 2.3 и т.д.) В отдельных случаях текст может представляться в виде таблицы. | ||||||||||
3. Признать утратившим силу приказ |
| |||||||||
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ... (указывается должность, Ф.И.О. или наименование структурного подразделения).
| ||||||||||
| ||||||||||
Директор Центра документации | (подпись) | инициалы, фамилия | ||||||||
|
|
| ||||||||
Визы заинтересованных лиц |
|
| ||||||||
Должность |
|
| ||||||||
подпись | инициалы, фамилия |
| ||||||||
|
|
| ||||||||
Исполнитель (инициалы, фамилия) |
|
| ||||||||
В дело 00-00 | идентификатор |
| ||||||||
(подпись) | электронной копии |
| ||||||||
00.00.0000 | документа |
| ||||||||
Приложение N 2
к п. 2.1, 3.1
Образец оформления распоряжения
#G0УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ |
|
| ||||||||||
КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ |
|
| ||||||||||
|
|
| ||||||||||
Государственное учреждение |
|
| ||||||||||
ЦЕНТР ДОКУМЕНТАЦИИ |
|
| ||||||||||
НОВЕЙШЕЙ ИСТОРИИ |
|
| ||||||||||
КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ |
|
| ||||||||||
|
|
| ||||||||||
РАСПОРЯЖЕНИЕ |
|
| ||||||||||
|
|
| ||||||||||
00.00.0000 | N 00 |
|
| |||||||||
г. Краснодар |
|
| ||||||||||
| ||||||||||||
Текст констатирующей части начинается формулировками: "В соответствии", "В целях", "Во исполнение". | ||||||||||||
Нередко дается пересказ акта вышестоящего органа, для исполнения которого издают данный документ, указывают автора документа, его полное название, поисковые данные (номер, дата). Констатирующей части может не быть.
| ||||||||||||
1. Текст каждого пункта излагается в повелительной форме и строится по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия) - действие (начинается с глагола в неопределенной форме) - срок исполнения. | ||||||||||||
2. Утвердить |
| |||||||||||
3. Признать утратившим силу |
| |||||||||||
В последнем пункте указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. | ||||||||||||
| ||||||||||||
Директор | (подпись) | инициалы, фамилия | ||||||||||
|
|
| ||||||||||
Визы заинтересованных лиц |
|
| ||||||||||
Должность |
|
| ||||||||||
подпись | инициалы, фамилия |
| ||||||||||
|
|
| ||||||||||
Исполнитель (инициалы, фамилия) |
|
| ||||||||||
|
|
| ||||||||||
В дело 00-00 | идентификатор |
| ||||||||||
(подпись) | электронной копии |
| ||||||||||
00.00.0000 | документа |
| ||||||||||
Приложение N 3
к п. 2.3, 3.1
Образец оформления протокола
#G0УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ | ||||||
| ||||||
Государственное учреждение | ||||||
ЦЕНТР ДОКУМЕНТАЦИИ НОВЕЙШЕЙ ИСТОРИИ | ||||||
КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ | ||||||
| ||||||
ПРОТОКОЛ | ||||||
заседания комиссии по... | ||||||
| ||||||
г. Краснодар | ||||||
| 00.00.0000 | N 00 | ||||
| ||||||
Председатель | инициалы, фамилия | |||||
Секретарь | инициалы, фамилия | |||||
Присутствовали 00 чел. | (указываются инициалы, фамилии или прилагается список присутствующих в алфавитном порядке, столбцом). | |||||
| ||||||
Повестка дня: | ||||||
1. Первый вопрос (формулировка). Докладчик (наименование должности, инициалы, фамилия в родительном падеже). | ||||||
2. Второй вопрос (формулировка). Докладчик (оформление аналогичное). | ||||||
| ||||||
1. СЛУШАЛИ: | ||||||
Инициалы, фамилия (в именительном падеже) - краткое или развернутое изложение содержания выступления (от первого лица). | ||||||
| ||||||
ВЫСТУПИЛИ: | ||||||
Инициалы, фамилия - излагается содержание выступления (после фамилии в скобках может быть приведена должность выступающего). | ||||||
| ||||||
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): | ||||||
1.1. Излагается формулировка постановления по первому вопросу - указывается действие в неопределенной форме (поручить, организовать и т.п.), исполнитель (должностное лицо, структурное подразделение), срок исполнения. | ||||||
1.2. Аналогично оформляется пункт второй постановления (решения) по первому вопросу. | ||||||
| ||||||
2. СЛУШАЛИ: Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому. | ||||||
| ||||||
Председатель | (подпись) | инициалы, фамилия | ||||
Секретарь | (подпись) | инициалы, фамилия | ||||
Приложение N 4
к п. 2.4, 3.1
Макет служебного письма
#G0УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ |
| Указание | Гриф ограничения | ||||||||||||||||||||||
КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ |
| о контроле | Экз. N 00 | ||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
| ||||||||||||||||||||
Государственное учреждение |
| Адресат: Наименование | |||||||||||||||||||||||
ЦЕНТР ДОКУМЕНТАЦИИ |
| должности | |||||||||||||||||||||||
НОВЕЙШЕЙ ИСТОРИИ |
| Инициалы, фамилия | |||||||||||||||||||||||
КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ |
| (все в дательном падеже) | |||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||
Ул. им. Академика Павлова, 122, г.Краснодар |
| ул. Название, N дома, | |||||||||||||||||||||||
350001, Тел./факс 55-89-32 |
| г. Город, почтовый индекс | |||||||||||||||||||||||
ОКПО 39749599, ОГРН 1022301430777 |
|
| |||||||||||||||||||||||
ИНН/КПП 2309078817 / 230901001 |
|
| |||||||||||||||||||||||
|
| РЕЗОЛЮЦИЯ: | |||||||||||||||||||||||
| N | На |
|
| Фамилия, инициалы ответствен- | ||||||||||||||||||||
|
|
| ного лица. | ||||||||||||||||||||||
|
|
| Содержание поручения (при | ||||||||||||||||||||||
Заголовок к тексту (отвечает на |
| необходимости), срок исполнения. | |||||||||||||||||||||||
вопрос "О чем?", начинается с |
| Личная подпись, дата. | |||||||||||||||||||||||
предлога "О") |
|
| |||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||
Если текст письма состоит из двух и более абзацев, то письмо печатается с 5-го знака (от 1-го положения табулятора). Текст без абзацев может печататься непосредственно от левого поля (от 0-го положения табулятора). Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательственную часть, приводящую доводы, ссылки на нормативные документы; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр. Возможен обратный порядок построения письма: заключительная часть приводится перед доказательной. Этот порядок характерен для писем вышестоящих организаций. Приложение: на ... л., в ... экз. | |||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||
Наименование должности |
|
| |||||||||||||||||||||||
руководителя | (подпись) | инициалы, фамилия | |||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||
Визы: |
|
| |||||||||||||||||||||||
Должность | (подпись) | инициалы, фамилия | |||||||||||||||||||||||
00.00.0000 |
|
| |||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||
Исполнитель (инициалы, фамилия) |
|
| |||||||||||||||||||||||
телефон 00.00.00 |
|
|
| ||||||||||||||||||||||
В дело 00-00 | Идентификатор |
| ГУ "Центр документации | ||||||||||||||||||||||
00.00.0000 (подпись) | электронной копии |
| Вх. N |
| |||||||||||||||||||||
| документа |
| " |
| " |
| 200 |
| г. | ||||||||||||||||
|
|
|
| ||||||||||||||||||||||
Приложение N 5
к п. 4.6
Форма справки о документообороте
#G0 | СПРАВКА | |||||||||||
ОБ ОБЪЕМЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА | ||||||||||||
| за |
| 200 |
|
| |||||||
| (месяц) |
| ||||||||||
|
|
| ||||||||||
Документы | Количество документов | Всего | ||||||||||
| подлинники | тираж |
| |||||||||
поступающие |
|
|
| |||||||||
отправляемые |
|
|
| |||||||||
внутренние |
|
|
| |||||||||
Итого |
|
|
| |||||||||
|
|
| ||||||||||
Наименование должности | Подпись | Расшифровка подписи | ||||||||||
руководителя службы ДОУ |
|
| ||||||||||
|
|
| ||||||||||
Дата |
|
| ||||||||||
Приложение N 6
к п. 5.1.8
Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)
#G0Реквизиты | Комментарий по заполнению |
1 | 2 |
Наименование вида документа | Заполняется в соответствии с наименованием вида документа |
Автор (корреспондент) | При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. При регистрации обращений граждан вводятся его имя, отчество, фамилия и адрес. При регистрации отправляемых документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - корреспондента. При регистрации ответов на обращения граждан вводятся их персональные данные. Допускается применение сокращенного наименования организации |
Дата документа | В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией - автором документа |
Регистрационный номер документа | В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией - автором документа |
Дата поступления | Заполняется и переносится в регистрационный штамп. При традиционной обработке переносится в РКФ из регистрационного штампа |
Индекс поступления | Заполняется и переносится в регистрационный штамп. При традиционной обработке переносится в РКФ из регистрационного штампа |
Заголовок к тексту | Переносится заголовок к тексту документа. При его отсутствии составляется аннотация, содержащая ключевые слова |
Резолюция | В РКФ переносится с документа содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции |
Срок исполнения | Проставляется индивидуальный срок, содержащийся в резолюции, при его отсутствии - типовой срок. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа |
Отметка об исполнении документа | В РКФ переносится регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный индекс и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу |
Дело | В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ |
Приложение N 7
к п. 7.1.3
Форма номенклатуры дел структурного подразделения Центра документации
#G0Государственное учреждение |
| ||||||||||||
ЦЕНТР ДОКУМЕНТАЦИИ |
| ||||||||||||
НОВЕЙШЕЙ ИСТОРИИ |
| ||||||||||||
КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ |
| ||||||||||||
|
| ||||||||||||
отдел информационно-поисковых |
| ||||||||||||
систем и использования |
| ||||||||||||
архивных документов |
| ||||||||||||
|
| ||||||||||||
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ |
| ||||||||||||
|
|
| |||||||||||
00.00.0000 | N 00 |
| |||||||||||
г. Краснодар |
| ||||||||||||
На |
| год |
| ||||||||||
|
|
|
| ||||||||||
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню |
Примечание | |||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |||||||||
|
|
|
|
| |||||||||
|
|
|
|
| |||||||||
|
|
|
|
| |||||||||
|
|
|
|
| |||||||||
|
|
|
|
| |||||||||
|
|
|
|
| |||||||||
|
|
|
|
| |||||||||
|
|
|
|
| |||||||||
|
|
|
|
| |||||||||
|
|
|
|
| |||||||||
|
|
|
|
| |||||||||
|
|
|
|
| |||||||||
|
|
|
|
| |||||||||
|
|
| |||||||||||
Наименование должности | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||
руководителя структурного |
|
| |||||||||||
подразделения |
|
| |||||||||||
|
|
| |||||||||||
Дата |
|
| |||||||||||
|
|
| |||||||||||
СОГЛАСОВАНО |
|
| |||||||||||
|
|
| |||||||||||
Наименование должности руководителя службы ДОУ | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||
|
|
| |||||||||||
Дата |
|
| |||||||||||
|
|
| |||||||||||
Начальник отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||
Дата |
|
| |||||||||||
| |||||||||||||
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в |
| году в | |||||||||||
структурном подразделении | |||||||||||||
| |||||||||||||
По срокам хранения | Всего | В том числе: | |||||||||||
|
| переходящих | с отметкой "ЭПК" | ||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | ||||||||||
Постоянного |
|
|
| ||||||||||
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
| ||||||||||
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
| ||||||||||
ИТОГО: |
|
|
| ||||||||||
|
|
| |||||||||||
Наименование должности ответственного за делопроизводство | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||
|
|
| |||||||||||
Дата |
|
| |||||||||||
|
|
| |||||||||||
Итоговые сведения переданы в службу ДОУ |
|
| |||||||||||
|
|
| |||||||||||
Наименование должности передавшего сведения | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||
|
|
| |||||||||||
Дата |
|
| |||||||||||
Приложение N 8
к п. 7.1.3
Форма номенклатуры дел Центра документации новейшей истории Краснодарского края
#G0Государственное учреждение |
|
| |||||||||||||||||||||||||||
ЦЕНТР ДОКУМЕНТАЦИИ |
|
| |||||||||||||||||||||||||||
НОВЕЙШЕЙ ИСТОРИИ |
| УТВЕРЖДАЮ | |||||||||||||||||||||||||||
КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ |
| Директор ГУ "Центр документации | |||||||||||||||||||||||||||
|
| новейшей истории Краснодарского края | |||||||||||||||||||||||||||
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ |
|
| |||||||||||||||||||||||||||
|
| Подпись | Расшифровка подписи | ||||||||||||||||||||||||||
00.00.0000 |
| N 00 |
|
| |||||||||||||||||||||||||
г. Краснодар |
| Дата | |||||||||||||||||||||||||||
| На |
| год |
|
| ||||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню |
Примечание | |||||||||||||||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |||||||||||||||||||||||||
Название раздела | |||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||
Наименование должности | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||||
руководителя службы ДОУ |
|
| |||||||||||||||||||||||||||
Дата |
|
| |||||||||||||||||||||||||||
Виза начальника отдела обеспечения | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||||
сохранности и государственного учета |
|
| |||||||||||||||||||||||||||
архивных документов |
|
| |||||||||||||||||||||||||||
Дата |
|
| |||||||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||
СОГЛАСОВАНО |
| СОГЛАСОВАНО | |||||||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||
Протокол ЭМК Центра документации |
| Протокол ЭПК управления по делам | |||||||||||||||||||||||||||
|
| архивов Краснодарского края | |||||||||||||||||||||||||||
от |
| N |
|
|
| ||||||||||||||||||||||||
|
| от |
| N |
| ||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||||||
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в |
| году в | |||||||||||||||||||||||||||
структурном подразделении | |||||||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||||||
По срокам хранения | Всего | В том числе: | |||||||||||||||||||||||||||
|
| переходящих | с отметкой "ЭПК" | ||||||||||||||||||||||||||
Постоянного |
|
|
| ||||||||||||||||||||||||||
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
| ||||||||||||||||||||||||||
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
| ||||||||||||||||||||||||||
Итого: |
|
|
| ||||||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||
Наименование должности руководителя | Подпись | расшифровка | |||||||||||||||||||||||||||
службы ДОУ |
| подписи | |||||||||||||||||||||||||||
Дата |
|
| |||||||||||||||||||||||||||
Приложение N 9
к п. 7.2.8
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Приложение N 10
к п. 7.2.8
Форма листа-заверителя дела
#G0ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА | |||||||||||||||||
| |||||||||||||||||
Фонд N |
| Опись N |
| Дело N |
| ||||||||||||
| |||||||||||||||||
В деле подшито и пронумеровано |
| листов | |||||||||||||||
| (цифрами и прописью) |
| |||||||||||||||
| |||||||||||||||||
в том числе: | |||||||||||||||||
литерные номера листов |
|
| |||||||||||||||
пропущенные номера листов |
|
| |||||||||||||||
+ листов внутренней описи |
|
| |||||||||||||||
Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих | |||||||||||||||||
нумерации |
|
| |||||||||||||||
(разновидности документов и их количество) | |||||||||||||||||
| |||||||||||||||||
Особенности формирования, оформления, физического состояния, нумерации и учета документов дела |
Номера дел | ||||||||||||||||
1. Брошюры, др. печатные издания |
| ||||||||||||||||
2. Листовки |
| ||||||||||||||||
3. Вырезки из газет |
| ||||||||||||||||
4. Открытки |
| ||||||||||||||||
5. Конверты, в т.ч. с вложениями |
| ||||||||||||||||
6. Секретки |
| ||||||||||||||||
7. Марки почтовые |
| ||||||||||||||||
8. Марки гербовые |
| ||||||||||||||||
9. Штемпели почтовые и другие |
| ||||||||||||||||
10. Специальные почтовые отметки |
| ||||||||||||||||
11. Сургучные, мастичные печати |
| ||||||||||||||||
12. Оттиски печатей |
| ||||||||||||||||
13. Фотодокументы |
| ||||||||||||||||
14. Карты, планы, чертежи и др. НТД |
| ||||||||||||||||
15. Рисунки, гравюры и акварели |
| ||||||||||||||||
16. Автографы видных деятелей |
| ||||||||||||||||
17. Склеенные листы |
| ||||||||||||||||
18. Утрата части листа |
| ||||||||||||||||
19. Чистые листы |
| ||||||||||||||||
|
| ||||||||||||||||
|
| ||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||
Наименование должности | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||
работника |
|
| |||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||
Дата |
|
| |||||||||||||||
Приложение N 11
к п. 7.3.2
Форма акта о выдаче документов во временное пользование
#G0Государственное учреждение |
| Гриф ограничения | |||||||||||||||||||||||||||||
ЦЕНТР ДОКУМЕНТАЦИИ |
| Экз. N 00 | |||||||||||||||||||||||||||||
НОВЕЙШЕЙ ИСТОРИИ |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
Ул. им. Академика Павлова, 122, г.Краснодар, |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
350001, Тел./факс 55-89-32 |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
ОКПО 39749599, ОГРН 1022301430777 |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
ИНН/КПП 2309078817 / 230901001 |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
АКТ |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
|
| N |
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
о выдаче документов |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
во временное пользование |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
(наименование организации) |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
(почтовый индекс, адрес) |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
Основание |
| ||||||||||||||||||||||||||||||
Для какой цели выдаются документы |
| ||||||||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||||||||
Выдаются следующие ед. хранения из фонда |
| ||||||||||||||||||||||||||||||
| (название, номер) | ||||||||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||||||||
Номер описи | Номер ед. хр. | Заголовок ед. хр. | Кол-во листов | Примечание | |||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||||||||
Всего выдается |
| ед. хр. ( |
| листов) на срок |
| . | |||||||||||||||||||||||||
Документы выдаются в упорядоченном состоянии. | |||||||||||||||||||||||||||||||
Получатель обязуется не предоставлять документы, полученные во временное пользование, для просмотра, прослушивания или использования другим организациям и посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не производить изъятия каких-либо частей из выданных документов, не публиковать документы без разрешения Центра документации новейшей истории Краснодарского края. | |||||||||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||||||||
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения выданных документов. | |||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
Документы сдал |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
Зав. хранилищем | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||||||
" | " |
| 200 |
| г. |
|
| ||||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
Нач. отдела обеспечения |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
сохранности и государс- |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
твенного учета архивных |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
документов | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||||||
" | " |
| 200 |
| г. |
|
| ||||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
Директор |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
Центра документации | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||||||
" | " |
| 200 |
| г. |
|
| ||||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
м.п. |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
Документы принял |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
Руководитель организации- |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
получателя | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||||||
" | " |
| 200 |
| г. |
|
| ||||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
Документы сдал |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
Руководитель организации- |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
получателя | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||||||
" | " |
| 200 |
| г. |
|
| ||||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
Документы принял |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
Зав. хранилищем | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||||||
" | " |
| 200 |
| г. |
|
| ||||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
Нач. отдела обеспечения |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
сохранности и государс- |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
твенного учета архивных |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
документов | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||||||
" | " |
| 200 |
| г. |
|
| ||||||||||||||||||||||||
Приложение N 12
к п. 7.2.8
Форма внутренней описи документов дела
#G0ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ | ||||||||||
| ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N |
|
| |||||||
| ||||||||||
N п/п | Индекс документа | Дата документа |
Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |||||
|
|
|
| |||||||
| ||||||||||
Итого |
| документов | ||||||||
| (цифрами и прописью) | |||||||||
Количество листов внутренней описи |
| |||||||||
| (цифрами и прописью) | |||||||||
Приложение N 13
к п. 9.1.12
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу структурного подразделения
#G0Государственное учреждение |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
ЦЕНТР ДОКУМЕНТАЦИИ |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
НОВЕЙШЕЙ ИСТОРИИ |
| УТВЕРЖДАЮ | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ |
| Директор ГУ "Центр документации | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| новейшей истории Краснодарского края | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Фонд N |
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
ОПИСЬ N |
|
|
| Подпись | Расшифровка подписи | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
дел постоянного хранения |
| Дата | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| за |
| год |
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
N п/п | Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Кол-во листов в деле (томе, части) | Срок хранения дела (тома, части) |
Примечание | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6*1 | 7 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Название раздела | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
В данную опись внесено |
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| (цифрами и прописью) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
дел с N |
| по N |
| , в том числе: литерные номера |
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| пропущенные номера |
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Наименование должности со- | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
ставителя описи |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Дата |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
СОГЛАСОВАНО |
| СОГЛАСОВАНО*2 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Наименование должности руководителя |
| Протокол ЭК структурного | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
службы ДОУ |
| подразделения | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Подпись | Расшифровка подписи |
| от |
| N |
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Дата |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Передал |
| дел | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| (цифрами и прописью) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
и |
| регистрационно-контрольных карточек к документам*3 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
(цифрами и прописью) |
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Наименование должности |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
сотрудника структурного | Подпись | Расшифровка | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
подразделения |
| Подписи | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Дата |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Принял |
| дел и |
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| (цифрами и прописью) |
| (цифрами и прописью) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
регистрационно-контрольных карточек к документам. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Наименование должности работника архи- | Подпись | Расшифровка | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
ва учреждения |
| Подписи | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Дата |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
_____
*1 Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
*2 При наличии ЭК структурного подразделения.
*3 Передаются вместе с делами канцелярии.
Приложение N 14
к п. 9.1.18
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Формат А4 (210 х 297 мм)
#G0Государственное учреждение |
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
ЦЕНТР ДОКУМЕНТАЦИИ |
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
НОВЕЙШЕЙ ИСТОРИИ |
| УТВЕРЖДАЮ | ||||||||||||||||||||||||||||||||
КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ |
| Директор ГУ "Центр документации | ||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| новейшей истории Краснодарского края" | ||||||||||||||||||||||||||||||||
АКТ |
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| N |
|
|
| Подпись | Расшифровка | |||||||||||||||||||||||||||
Краснодар |
|
| подписи | |||||||||||||||||||||||||||||||
|
| Дата |
| |||||||||||||||||||||||||||||||
о выделении к уничтожению |
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
документов, не подлежащих |
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
хранению |
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
К уничтожению отобраны: документы фонда N |
| |||||||||||||||||||||||||||||||||
| (название фонда) | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||
на основании: |
| |||||||||||||||||||||||||||||||||
| (ссылки на нормативно-методические документы | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||
для проведения экспертизы) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||
N пп | Названия групп документов | Крайние даты | Номера описей | Номера ед. хр. по описям | Коли- чество ед. хр. |
Примечания | ||||||||||||||||||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | ||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||
Итого |
| ед. хр. за |
| год(ы) | ||||||||||||||||||||||||||||||
| (цифрами и прописью) |
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||
Количество ед. хр., крайние даты и краткая характеристика документов, остаю- | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
щихся на хранении |
| |||||||||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||
Заведующий отделом |
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
(архивохранилищем) | Подпись | Расшифровка подписи | ||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
Наименование |
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
должности работника | Подпись | Расшифровка подписи | ||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
Документы сданы |
| |||||||||||||||||||||||||||||||||
| (название организации) | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||
на переработку по приемо-сдаточной накладной |
| N |
| |||||||||||||||||||||||||||||||
| (дата) |
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||
(подпись хранителя фондов) |
| |||||||||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||
Изменения в учетные документы внесены | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||
Наименование |
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
должности работника | Подпись | Расшифровка подписи | ||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
УТВЕРЖДЕНО |
| СОГЛАСОВАНО | ||||||||||||||||||||||||||||||||
Протокол ЭПК Управления по де- |
| Протокол ЭМК Центра документации | ||||||||||||||||||||||||||||||||
лам архивов Краснодарского края |
| новейшей истории Краснодарского края | ||||||||||||||||||||||||||||||||
от |
| N |
|
| от |
| N |
| ||||||||||||||||||||||||||
Приложение N 15
к разд. 2
Некоторые общие нормы и правила оформления документов
Дата добавления: 2018-09-23; просмотров: 453; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!