Види, процес і етапи контролю. Система контролю

Тема: Контроль як загальна функція менеджменту

Поняття та суть контролю

 

Розвиток продуктивних сил і виробничих відносин у різ­них соціально-економічних формаціях потребує вдосконален­ня функцій управління процесом виробництва, зокрема і контролю економіки. Контроль як функція управління під­порядкований вирішенню завдань системи управління. Тому призначення контролю відповідає цілям управління, які виз­начаються економічними і політичними законо­мірностями розвитку певної формації.

Контроль проявляється як функція системи управління сус­пільними процесами. Це стосується в основному соціаль­ного управ­ління, політичного керівництва, народної демокра­тії, правової держави.

Як функція управління контроль є об’єктивно необхідним. Він спрямовує процес управління за встановле­ними ідеальними моделями, коригуючи поведінку підкон­трольного об’єкта.

Суть контролю полягає в тому, що суб’єкт управління здійснює облік і перевірку того, як об’єкт управління виконує його настанови. Основною метою цієї функції є блокування відхилень діяльності суб’єкта управління від заданої соціаль­ної програми, а в разі вияв­лення аномалій – приведення керованої системи в стійке положення за допомогою всіх соціальних регуляторів.

Управління і контроль – явища, тісно пов’язані одне з одним. Як відносно самостійні вони, взаємодіючи, утворюють стійку систему. У процесі соціального управлін­ня контроль є сполучним елементом між управлінськими циклами. Процес управління складається з таких функціонально-логічних стадій: управлінського рішення; контролю і перевірки виконання; оцінки результатів. Отже, контроль є необхідною самостійною функцією управління.

Контроль як одна з головних функцій управління – це про­цес визначення якості й коригування виконуваної підлегли­ми роботи, з тим щоб забезпечити виконання планів, спрямова­них на досягнення цілей підприємства. Контроль входить до обов'язків кожного управлінця – від керівника підприємства до керівника невеликого підрозділу. Чітке визначення контролю дав А. Файоль: «На підприємстві суть контролю полягає в тому, щоб перевірити, чи все виконується відповідно до затверджених планів, розроблених інструкцій і встановлених принци­пів. Його мета – виявити слабкі місця і помилки, своєчасно виправити їх та не допустити повторення. Контролюється все: предмети, люди, дії».

Під контролем розуміють перевірку діяльності когось або чогось; за його допомогою виявляють негативні тенденції під час ви­конання запланованих завдань.

Контроль – це процес забезпечення досягнення цілей орга­нізації за допомогою оцінки та аналізу результатів діяльно­сті, опера­тивного втручання у виробничий процес і прийняття коригуючих дій.

Контроль також визначають як механізм перевірки дотри­мання та виконання нормативно встановлених завдань, планів та рішень. Слід зазначити, що контроль завжди має функціональне при­значення і виникає на певній стадії управлінського процесу.

Контроль є підсумковим етапом управлінської діяльно­сті, що дозволяє зіставити досягнуті результати із запланованими.

До основних економічних категорій, що стосуються кон­тролю, належать: контрольна діяльність, норми контролю, об’єкт та суб’єкт контролю, відхилення від норм тощо.

Контроль – це одна з функцій управління виробниц­твом, що має аналітичний характер. Під час її виконання здій­снюється спостере-ження за ходом виробничих процесів і дотри­манням виробничої програми, порівнюються величини та зна­чення параметрів, що контролюються заданою програмою, фіксуються результати порівнян­ня у зручній для використання формі.

Трактування терміна "контроль" залежить від об’єкта контролю. Наприклад, його зміст змінюється, якщо мова йде про контроль за діяльністю підприємства в цілому і про контроль якості продукції зокрема.

Поняття "контроль в управлінні" необхідно розглядати у трьох основних аспектах:

Øяк систематичну та конструктивну діяльність керівників та органів управління, одну з управлінських функцій, тобто контроль як діяльність;

Øяк підсумкову стадію процесу управління, серцевиною якої є механізм зворотного зв’язку;

Øяк складову процесу розробки, прийняття та реалізації управлінських рішень, яка безперервно бере участь у цьому про­цесі від його початку до завершення.

Контроль і перевірка виконання починаються з вивчення управлінського рішення, яке супроводить процес розробки конкретної соціальної програми дій, найбільш повно виявляються на стадії фактичного виконання рішення. Завершуючи первинний процес управління, контрольна діяльність створює сприятливу перспективу для нового управлінського циклу. Таким чином, соціальний контроль входить як один із компо­нентів у механізм державного управління. В процесі контролю виявляють:

якість самого управлінського рішення;

ефектив­ність тих організаційних заходів, яких було вжито до його виконання; відповідність організації об’єкта у соціальній сфері цілям успішного виконання настанов управлінського рішен­ня, а також розстановку кадрів, які виконують рішення.

У контролі як функції соціального управління яскраво вияв­ляється його інформаційна і коректуюча суть. Контроль є універсаль­ним засобом одержання інформації по каналу зворотного зв’язку (рис. 1). Без механізму зворотного зв’язку між суб’єктом і об’єктом процес соціального управління втрачає чіткість і цілеспрямованість. Для того, щоб успішно управ­ляти, той, хто керує, повинен знати результати свого управ­лінського впливу на об’єкти управління. Контроль дає змогу добувати оперативну інформацію, яка об’єктивно відтворює стан справ на підконтрольних об’єктах, відповідність їх діяльності затвердженій соціальній програмі; виявити не­доліки в прийнятих рішеннях, організації виконання, способах і засобах їх реалізації; вивчити ділові якості пра­цівників.

 

 

                     Інформація про стан об’єкта

Рис. 1. Механізм здійснення контрольної функції

 

Масовість і гласність передбачає всеосяжність контролю, поши­рен­ня його на всі види діяльності, структурні підрозділи та усіх працівників, незалежно від виконуваних функцій. При цьому створюються умови, за яких широкій громадськості стає відомо про результати і наслідки перевірок. Дієвість означає, що результатами перевірки повинні вважатися заходи, спрямовані на ліквідацію виявлених недоліків. Тому контроль виконує важливу виховну функ­цію, а також профілактичну і захисну функції, сприяє збереженню власності, правильному витрачанню ресурсів, дотриманню планової, фінансової, виконавчої і трудової дисципліни.

Будь-який контроль має багато ознак та характеристик: завдання, об’єкт і суб’єкт, типи та загальні види.

Основна мета контролю полягає у забезпеченні виконання управлінських рішень, успішному здійсненні завдань, а також у запобіганні можливим помилкам.

Завдання контролює загальними та конкретними. Конкретні завдання поширюються тільки на якусь певну сто­рону діяльності об’єкта (фінанси, дотримання трудового зако­нодавства, достовірність звітних даних), а загальні – на всебічну діяльність об’єктів, що контролюються.

Основними завданнями контролю є:

• визначення фактичного стану об’єкта чи його частини в даний момент часу;

• прогнозування стану та поведінки об’єкта чи його час­тини на визначений майбутній період часу;

• така зміна стану та поведінки об’єкта чи його частини, щоб при зміні зовнішніх умов у допустимих межах були забез­печені необхідні та оптимальні значення характеристик об’єкта чи його частини;

• завчасне визначення місця та причин відхилень значень характеристик об'єкта від заданих (тих, що передбачались);

• збір, передача, обробка інформації про стан об’єкта;

• забезпечення стійкого стану об’єкта при досягненні критичних значень характеристик об’єкта.

Об’єкт контролю – це те, що (хто) контролюється. У системі управління виробництвом об’єктами контролю є народ­не господарство в цілому, його окремі галузі, регіони, об'єднан­ня та підприємства. Всередині підприємства об’єктами контро­лю є всі, без винятку, виробничі процеси. Контролюються техно­логічні процеси, якість продукції, що виготовляється, витрати сировини та матеріалів, інст­рументи, використання основних виробничих фондів, дані про продуктивність праці та заробітну плату, випуск продукції, постачання матеріалів і обладнання, реалізацію продукції.

Суб’єктами контролю є: місії, цілі і стратегії, процеси, функції і завдання, параметри діяльності, управлінські рішення, організаційні формування, їх структурні підрозділи та окремі виконавці.

Суб'єктом контролюможе бути група людей або органі­зація, що наділена відповідними повноваженнями. За характе­ром стосунків суб’єкта та об’єкта контролю, тобто між тими, хто контролює і кого контролюють, розрізняють контроль внут­рішній та зовнішній. При внутрішньому ‑ суб’єкт та об’єкт контро­лю функціонують у межах однієї системи, а при зовнішньому відокремлений суб’єкт діє автономно, незалежно від об’єкта.

Суб’єктами контролю виступають державні, відомчі органи, громадські організації, колективні і колегіальні органи управління, лінійний і функціональний апарати підприємства.

Предмет контролю – це стан і поведінка об’єкта управління. Предметом контролю таких об’єктів, як об’єднання, підприємство, організація, структурний підрозділ або їх окремі частини та елементи, є їх діяльність відповідно до встановлених законів, норм, правил, рішень, доручень, тобто певний стан об’єкта контролю на конкретну дату.

Контроль проводиться з метою досягнення узгодженості та синхронізації зусиль виконавців, виявлення суперечливих тенденцій у їх діяльності. Контроль проводиться за дотриманням законності при здійсненні господарських стратегій, певних правил і регламентів діяльності, а також нормативів витрачання коштів, сировини і матеріалів.

 

Види, процес і етапи контролю. Система контролю

 

На практиці використовуються такі види контролю:

üдержавний позавідомчий;

üдержавний відомчий;

üнезалежний фінансовий (аудит);

üвнутрішньогосподарський.

Державний позавідомчий контроль здійснюється спеціальними органами державного апарату, діяльність яких поширюється на усі галузі підприємництва незалежно від їх відомчої підпорядкованості: Міністерством фінансів, Міністерством статистики та ін. Зростає роль контролю з боку Державної податкової адміністрації, яка забезпечує контроль подання бухгалтерських звітів, розрахунків інших документів.

У системі менеджменту існують такі типи (форми) характерис­тик контролю:

§ Характеристики відносно сучасності передбачають:

· попередній;

· поточний;

· заключний (підсумковий) контроль.

За періодичністю здійснення економічний контроль поділяють на попередній, оперативний (поточний) і заключний (ретроспек-тивний).

Попередній контрольздійснюється перед виконанням гос­подарської операції, щоб запобігти нераціональним витра­там і безгосподарності, незаконним діям і різним втратам. Здійснюють його всі органи державного і господарського управління, а також власники. Так, Фонд державного майна України, здійснюючи роздержавлення, контролює оцінку майна при викупі на попередній переддоговірній стадії. Міністерство фінансів України при плануванні видатків із державного бюджету на фінансування інвестицій попередньо контро­лює доцільність витрачання коштів та ефективність їх використання. Власники підприємств здійснюють попередній контроль за витрачан­ням коштів на стадії проектування технологічних процесів випуску продукції, зниженням її собівартості, підвищенням конкурентоспроможності тощо. Національний банк Украї­ни і комерційні банки при наданні кредитів підприємствам і об’єднанням контролюють їх повернення. Перед тим, як виписати документи на витрачання коштів, бухгалтерія під­приємства перевіряє доцільність витрат, відповідність їх потребам за нормами тощо.

Попереднійконтроль  передує активній діяльності фірми. Його завдання – перевірити готовність фірми до початку роботи. Ця перевірка здійснюється за трьома напрямами:

1. Управлінські рішення. Чіткість установок та доступність інструкцій багато в чому визначають імовірність успіху в роботі.

2. Персонал. Кадрові служби ретельно відбирають най­більш кваліфікованих спеціалістів, наділених діловими та про­фесійними навичками для виконання майбутньої роботи. Та­кож контролюють розуміння людьми цілей своєї діяльності, знан­ня прав та обов’язків, норм вироблення, умов матеріального та морального заохочення.

3. Стан матеріальних та фінансових ресурсів. Пере­віряється їх наявність, регулярність і надійність надходження. Для цього встанов­люються стандарти якості, складаються гра­фіки поставок сировини, матеріалів. Засобом контролю фінан­сових ресурсів фірми є її бюджет. Якщо він надійний та пра­вильно сформульований, то це є гарантією, що в необхідний мо­мент компанія не залишиться без грошей.

Оперативний (поточний) контрольздійснюється в процесі виконання господарських операцій. Основними завданнями цього контролю є виявлення відхилень у процесі виконання робіт з метою вжиття необхідних заходів щодо усунення негативних факторів і закріплення позитивного досвіду. Згід­но з Законом України «Про підприємства в Україні» поточ­ний контроль здійснюється в умовах широкої гласності, із залученням усього колективу. Соціально-еконо­мічні рішен­ня, які стосуються діяльності підприємства, розробляють і приймають на підприємстві за участю трудового колективу, а також профспілкової організації відповідно до статусу і їх законодавства. Аналогічно здійсню­ється поточний контроль за виконанням рішень у процесі вироб­ничої і фінансово-господарської діяльності підприємства. При цьому підприємство суворо контролює раціональне й еко­номне витрачання матеріальних, трудових і фінансових ре­сурсів, щоб запобігти безгосподарності і марнотратству.

Заключний (ретроспективний) контрольздійснюється контрольними органами піс­ля завершення господарських операцій, на які покладено контроль за економічними про­цесами в різних сферах діяльності. Основ­ним завданням заключного контролю єперевірка правиль­ності і законності проведених господарських операцій на підприємствах, виявлення порушень і зловживань, а також розробка заходів щодо усунення виявлених недоліків і запо­бігання їм у майбутньому.

Найважливішою формою заключного контролю є ревізія виробничої і фінансово-господарської діяльності підприємств, яка проводиться власником не більше одного разу на рік відповідно до Закону України «Про підприємства в Украї­ні». Завданням ревізії є заключна оцінка діяльності підпри­ємства за минулий рік, виявлення резервів і надання допо­моги підприємству у їх правильному використанні, перевірка додержання законодавства, збереження власності, достовірності обліку і звітності.

Державна податкова адміністрація та її органи на місцях здійснюють заключний контроль діяльності підприємства з виконання зобов’язань перед бюджетом щодо сплати подат­ку на прибуток, додану вартість та інших платежів. Держав­на контрольно-ревізійна служба України не частіше од­ного разу на рік перевіряє витрачання бюджетних коштів на соціальні потреби, утримання державних управлінських структур тощо.

Заключний контроль Національним банком України і ко­мерцій­ними банками встановлює ефективність використання наданих кредитів, використання коштів бюджетного фінан­сування на виконання національних програм тощо.

§ Характеристики, пов’язані з простором, засновані на наявності летучого та стаціонарного контролю. Летучий конт­роль передбачає необхідність виїзду суб’єкта контролю на територіально віддалений об'єкт. При стаціонарному – суб’єкт та об’єкт територіально розміщені в одному місці.

§ Залежно від якісних характеристик розрізняють одиничний, множинний, одно- та багатофункціональний контроль. Контроль, пов’язаний з однією контрольованою величиною, називають одиничим, а з багатьма – множинним або багатомірним.

§ Залежно від обсягу операцій контроль поділяється на одно- та багатофункціональний.

§ Залежно від завдання доцільно розрізняти лінійний, функціональний та операційний типи контролю. При лінійному типі контролюється об’єкт в цілому (наприклад, контроль з боку директора підприємства); при функціональному – лише його частина (контроль з боку головного економіста, технолога тощо). Контроль лише однієї окремої характеристики стану та поведінки об’єкта (наприклад, співвідношення рівня продук­тивності праці та заробітної плати) є різновидом операційного типу контролю.

Процес контролю – це діяльність об’єднаних у визначе­ну структуру об’єктів контролю (органів контролю, керівників, контро­лерів, аудиторів, організацій державного регулювання), спрямована на гарантію досягнення поставлених цілей управ­ління.

Американські спеціалісти дійшли висновку, що процес контролю реалізується через такі етапи:

---

Дата добавления: 2018-09-22; просмотров: 603; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!