Организационно-функциональная модель
ВВЕДЕНИЕ
Успешное развитие современного бизнеса во многом зависит от применения новейших информационных технологий, позволяющих обрабатывать информацию любого вида с наибольшей эффективностью. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.
В сельскохозяйственной отрасли, как и в других сферах человеческой деятельности в настоящее время наблюдается увеличение информационных потоков. Среди обслуживающих сельское хозяйство компаний постоянно растёт конкуренция, и выиграет в этой борьбе та компания, которая сможет максимально ускорить процесс обработки данных, таких, как заявки от покупателей, имеющихся остатков товара на складе и пр. При этом необходимо обеспечить максимальную достоверность хранимой в базе данных информации и оперативность её обновления.
Бесперебойная работа отдела продаж имеет первостепенное значение для нормальной работы всего предприятия в целом, т.к. своевременность поставок сельхозоборудования, запасных частей, их ассортимент, а также отсутствие бракованного и фальсифицированного товара является важной частью формирования имиджа компании, что в свою очередь является залогом успешной работы.
Все вышесказанное и определило актуальность дипломного проекта.
Целью работы является разработка информационной подсистемы отдела продаж ООО «Гранит».
|
|
|
Для достижения указанной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Дать характеристику предприятия, построить его организационно-управленческую структуру.
2. Выявить проблемные ситуации и указать методы их разрешения.
3. Разработать базу данных, которая будет хранить информацию о поставщиках, покупателях, покупках и продажах предприятия ООО «Гранит».
4. Определить требования к программным и аппаратным ресурсам предприятия.
5. Сделать выводы относительно экономической целесообразности разрабатываемой базы данных.
Дипломный проект состоит из введения, четырёх разделов основной части пояснительной записки, заключения, библиографического списка и приложений.
В первом разделе пояснительной записки рассматриваются результаты предпроектного обследования фирмы ООО «Гранит». Производится формулировка задач проектирования.
Во втором разделе пояснительной записки обоснован выбор среды разработки и описана реализация проектируемой информационной подсистемы.
В третьем разделе пояснительной записки рассматривается документирование разработанного программного продукта. Обоснованы требования к техническому обеспечению гарантирующие нормальное функционирование спроектированной подсистемы предприятия ООО «Гранит».
|
|
|
В четвертом разделе приводятся результаты технико-экономического обоснования проекта, оценивается его экономическая целесообразность и эффективность.
В заключении рассмотрены основные итоги дипломного проектирования и намечены перспективные направления дальнейшего развития его темы.
В библиографическом списке приведен список из 21 источников литературы, используемые в дипломном проектировании.
В приложения вынесены скриншоты интерфейса приложения, печатные формы, код генерации базы данных, исходный код приложения.
база данных программная
1. Результаты предпроектного обследования ООО «ГРАНИТ». ФОРМУЛИРОВКА ЗАДАЧ ПРОЕКТИРОВАНИЯ
1.1 Результаты предпроектного обследования ООО «ГРАНИТ»
1.1.1 Объект и методы проведения предпроектного обследования
В рамках темы дипломного проекта объектами обследования являются:
- ООО «Гранит»;
- цели функционирования ООО «Гранит»;
- организационно-функциональная структура ООО «Гранит»;
- документооборот ООО «Гранит»;
- совокупность аппаратных, программных и информационных средств, предназначенной для работы отдела продаж ООО «Гранит».
|
|
|
Характеристики методов проведения обследования ООО «Гранит» приведены в таблице 1.1.
Характеристика методов сбора материалов обследования, использованных в ходе преддипломной практики, представлена в таблице 1.2.
Таблица 1.1 – Методы организации проведения обследования ООО «Гранит»
| Критерии классификации методов организации проведения обследования | Выбранный метод |
| По цели проектирования | Локальное обследование |
| По числу исполнителей | Индивидуальное обследование |
| По степени охвата объекта | Сплошное обследование |
| По отношению к этапам | Последовательное обследование |
Таблица 1.2 – Характеристика методов сбора материалов обследования, ООО «Гранит»
| Название методов сбора материалов обследования | Характеристика методов | |
| Силами исполнителей | Метод анализа операций | |
| По числу исполнителей | Личное наблюдение | |
| По степени охвата объекта | Беседы и консультации с генеральным директором, заместителем генерального директора и начальником отдела продаж | |
| По отношению к этапам | Опрос должностных лиц и персонала на рабочих местах | |
При выборе методов учитывались следующие критерии:
|
|
|
- степень личного участия проектировщика информационной подсистемы в сборе материала;
- временные, трудовые и стоимостные затраты на получение сведений в ООО «Гранит».
1.1.2 Программа проведения обследования
Программа обследования ООО «Гранит» представлена в таблице 1.3.
Таблица 1.3 – Программа обследования ООО «Гранит»
| Наименование вопроса | Источник информации | Получатель информации | |||
| 1 | 2 | 3 | |||
| Общие сведения о фирме | Генеральный директор, коммерческий директор | Студентка группы ПИ-062 Братишко А.А. | |||
| Цели функционирования фирмы | Аналогично | Аналогично | |||
| Организационная структура фирмы | Аналогично | Аналогично | |||
| Функциональные области деятельности фирмы | Аналогично | Аналогично | |||
| Документооборот фирмы | Аналогично | Аналогично | |||
| Формы документов, используемых в документообороте фирмы при работе с клиентами в отделе продаж | Начальник отдела продаж | Аналогично | |||
| Порядок создания и хранения документов фирмы, используемых в документообороте при работе с клиентами в отделе продаж | Начальник отдела продаж | Студентка группы ПИ-062 Братишко А.А. | |||
| Штатный состав фирмы | Генеральный директор | Аналогично | |||
| Умение начальника отдела продаж работать на компьютере и его профессиональный уровень подготовки в области информационных технологий | Начальник отдела продаж | Аналогично | |||
| Наличие средств вычислительной техники и программного обеспечения | Аналогично | Аналогично | |||
| Характеристики существующей информационной системы, используемой в отделе продаж при работе с клиентами | Аналогично | Аналогично | |||
| Особенности работы начальника отдела продаж | Аналогично | Аналогично | |||
| Технологии, методы и технические средства преобразования информации при работе с клиентами в отделе продаж | Аналогично | Аналогично | |||
| Проблемные ситуации в работе информационной подсистемы отдела продаж фирмы | Аналогично | Аналогично | |||
План-график выполнения работ на стадии сбора материалов (в период прохождения преддипломной практики) представлен в таблице 1.4.
Таблица 1.4 – План-график выполнения работ на стадии сбора материалов обследования ООО «Гранит»
| Наименование вопроса | Код работы | Исполнитель | Дата начала | Кол-во дней | Дата окончания | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ||||||
| Общие сведения о фирме | 001 | Студентка группы ПИ-062 Братишко А.А. | 10.01.11 | 4 | 14.01.11 | ||||||
| Цели функционирования фирмы | 002 | Аналогично | 14.01.11 | 4 | 18.01.11 | ||||||
| Организационная структура фирмы | 003 | Аналогично | 18.01.11 | 3 | 21.01.11 | ||||||
| Функциональные области деятельности фирмы | 004 | Аналогично | 21.01.11 | 3 | 24.01.11 | ||||||
| Документооборот фирмы | 005 | Аналогично | 24.01.11 | 4 | 28.01.11 | ||||||
| Формы документов, используемых в документообороте фирмы при работе с клиентами в отделе продаж | 006 | Аналогично | 28.01.11 | 4 | 01.02.11 | ||||||
| Порядок создания и хранения документов фирмы, используемых в документообороте при работе с клиентами в отделе продаж | 007 | Аналогично | 01.02.11 | 4 | 05.02.11 | ||||||
| Штатный состав фирмы | 008 | Аналогично | 05.02.11 | 1 | 06.02.11 | ||||||
| Умение начальника отдела продаж работать на компьютере и его профессиональный уровень подготовки в области информационных технологий | 009 | Аналогично | 06.02.11 | 1 | 07.02.11 | ||||||
| Наличие средств вычислительной техники и программного обеспечения | 010 | Аналогично | 07.02.11 | 2 | 09.02.11 | ||||||
| Характеристики существующей информационной системы, используемой в отделе продаж при работе с клиентами | 011 | Студентка группы ПИ-062 Братишко А.А. | 09.02.11 | 4 | 13.02.11 | ||||||
| Особенности работы начальника отдела продаж | 012 | Аналогично | 13.02.11 | 6 | 19.02.11 | ||||||
| Технологии, методы и технические средства преобразования информации при работе с клиентами в отделе продаж | 013 | Аналогично | 19.02.11 | 6 | 25.02.11 | ||||||
| Проблемные ситуации в работе информационной подсистемы отдела продаж фирмы «Гранит» | 014 | Аналогично | 25.02.11 | 8 | 06.03.11 | ||||||
| Всего затрачено дней | 55 |
| |||||||||
1.1.3 Результаты предпроектного обследования и их анализ
1.1.3.1 Общая характеристика предприятия. Полное фирменное наименование Общества на русском языке: общество с ограниченной ответственностью «Гранит». Сокращенное наименование ООО «Гранит».
Реквизиты фирмы ООО «Гранит»:
- ИИН юридического лица: 2602003980;
- ОГРН 1022602622866;
- КПП 2602010014
- юридический адрес: 356720,Ставропольский край, Апанасенковский р-н, с. Дивное ул.Вокзальная ул,41.
ООО «Гранит» (далее по тексту Общество) зарегистрировано 13.11.2002 г. В соответствии с Уставом основной целью создания Общества является осуществление коммерческой деятельности, для извлечения прибыли и удовлетворения социальных и экономических интересов Участников Общества.
Основным видом деятельности Общества является розничная и оптовая торговля запчастями на сельхозтехнику.
Кроме перечисленных видов деятельности, Общество может осуществлять и иные виды деятельности с соблюдением порядка, установленного законом для отдельных видов деятельности (лицензирование) и за исключением тех видов деятельности, которые запрещены законом.
ООО «Гранит» является активным участником процесса социально-экономического развития Ставропольского края, прежде всего, создавая новые рабочие места и своевременно и в полном объёме осуществляя выплату налогов.
1.1.3.2 Организационная структура Общества
Управление Обществом осуществляется в соответствии с его Уставом. Общество является юридическим лицом, пользуется правами и выполняет обязанности, связанные с его деятельностью
Общество имеет свою структуру управления и организационную структуру (рисунок 1.1).
Как видно из рисунка 1.1, в Обществе реализован линейно-функциональный тип организационной структуры, то есть, организована она строго иерархически и характеризуется разделением зон ответственности и единоначалием, деятельность структурных подразделений специализирована (маркетинг, сбыт, склад, транспорт, финансы).
Такому типу структуры присущи следующие преимущества:
- четкая система взаимных связей;
- быстрота реакции в ответ на прямые приказания;
- согласованность действий исполнителей;
- оперативность в принятии решений;
- простота организационных форм и четкость взаимосвязей.
Руководителю (генеральному директору) подчиняются все без исключения подразделения предприятия. Прямые обязанностей руководителя: планирование, организация, руководство и контроль, а именно:
- осуществляет оперативное руководство работой, несет ответственность за деятельность Общества;
- представляет на утверждение дирекции и Общего собрания участников проекты программ и планов, а также отчеты об их исполнении;
- представляет годовой отчет о выполнении финансового плана и годовой баланс не позднее трех месяцев после окончания финансового года;
- принимает меры поощрения работников и налагает на них взыскания в соответствии с правилами внутреннего распорядка;
- принимает решения по оперативным вопросам внутренней деятельности Общества;
- обеспечивает выполнение принятых дирекцией и Общим собранием участников решений;
- открывает счета в финансово-кредитных учреждениях;
- издает приказы, инструкции, распоряжения и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества;
- разрабатывает и утверждает правила внутреннего трудового распорядка;
- регулярно составляет и предоставляет Общему собранию отчеты о деятельности Общества;
- утверждает штат, выдает доверенности;
- принимает решение о продаже, сдаче в аренду, в залог и ином распоряжении имуществом;
- решает другие вопросы, определенные трудовым договором (контрактом), заключаемым директором с Обществом.
Рисунок 1.1 – Организационная структура ООО «Гранит»
Генеральный директор Общества обязан организовать учет и хранение архива Общества, материалов делопроизводства (в том числе приказов о приеме на работу работников и выплате заработной платы) и своевременную и полную сдачу их на хранение в городской архив. Генеральный директор действует от имени Общества без доверенности, добросовестно и разумно представляет его интересы на территории Российской Федерации и за ее пределами.
Генеральный директор действует на принципе единоначалия и несет ответственность за последствия своих действий в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Генеральный директор единолично принимает решения о расходовании денежных средств и использовании имущества Общества.
Бухгалтерия реализует цели и задачи бухгалтерского учёта, а именно:
- Плановая функция. Процесс планирования требует от системы бухгалтерского учёта своевременного представления информации не только о текущих операциях, но и о предполагаемых изменениях, прогнозах и т.д.
- Обратной связи. Эта функция учёта обеспечивает эффективность всей системы управления организацией, так как именно в бухгалтерском учете формируется отчётная информация. Полученная после реализации того или иного управленческого решения. Эта функция позволяет контролировать соблюдение смет бюджетов, выявлять «узкие» места хозяйственной деятельности и скрытые резервы.
- Аналитическая функция проявляется в том, что в системе бухгалтерского учёта информация формируется по каждому объекту бухгалтерского учёта и характеризует не только его наличие, но и движение. Только бухгалтерский учёт может обеспечить аппарат управления подобной аналитической информацией [2].
Отдел маркетинга. В обязанности маркетолога входит анализ рынка, определение типа спроса на товар (постоянный, сезонный, разовый), закупка товара и определение наценки на препараты исходя из полученных в результате анализа данных.
Отдел сбыта (продаж).
Начальник отдела продаж осуществляет координацию деятельности менеджеров и операторов, предоставляет отчётность об их деятельности руководителю.
Менеджеры.
В компетенцию менеджеров входят такие задачи, как:
- реализация товаров клиентам;
- своевременное оповещение клиентов о новых запчастях, поступивших на склад;
- получение оплаты за приобретённые запчасти;
Главным документом созданной базы, так сказать, лицом компании является прайс-лист, т.е. перечень предлагаемых препаратов с указанием цены на них и текущего остатка на складе. Прайс-лист также подлежит распечатке, так как далеко не все небольшие фирмы обладают возможностью получения его по электронной почте.
Необходимо обеспечить менеджерам возможность доступа к необходимой им для работы информации, а также возможность ведения записей по каждому клиенту.
Операторы.
В их обязанности входит:
- прием заявок от клиентов по телефону, факсу, электронной почте или лично от клиента;
- оповещение клиента о наличии товара;
- печать заказов и сборочных листов;
Транспортный отдел
Водители – осуществляют доставку персонала предприятия до места работы и обратно, доставку заказов клиентам, производят ежедневный отчёт о своей деятельности бухгалтеру.
1.1.3.3 Для анализа функциональных областей деятельности Общества и процессов, в них протекающих, используем метод декомпозиции по функциональному признаку (таблица 1.5)
Таблица 1.5 – Функциональные области деятельности Общества и процессы, в них протекающие
| Номер и название функциональной задачи | Номер и содержание функциональной подзадачи |
| 1. Производство | 1.1 Закупка товаров |
| 1.2 Доставка и отгрузка товаров | |
| 1.3 Контроль качества товаров | |
| 1.4 Реализация товаров | |
| 2. Обеспечение | 2.1 Материально-техническое обеспечение деятельности предприятия |
| 2.2 Кадровое обеспечение деятельности предприятия | |
| 2.3 Информационное обеспечение деятельности Общества | |
| 2.4 Документационное обеспечение деятельности Общества | |
| 3. Управление | 3.1 Управление кадрами |
| 3.2 Управление политикой цен | |
| 3.3 Планирование деятельности Общества |
Организационно-функциональная модель
На основе данных таблицы 1.5 построим организационно-функциональную модель Общества в виде таблицы-матрицы (таблица 1.6) связывающей между собой ответственных лиц и наименование задач, представленных ранее в таблице 1.5.
Примем следующие обозначения: Х – основной участник процесса; /– частичное участие в процессе; \ – основная ответственность за выполнение процесса; пустая ячейка – очень слабое, косвенное участие в процессе.
Таблица 1.6 – Организационно-функциональная модель Общества
| Ответственные лица или структурные подразделения | Функциональные области деятельности Общества | ||||||||||
| Производство | Обеспечение | Управление | |||||||||
| 1.1Закупка товара | 1.2 Доставка и отгрузка | 1.3 Контроль качества товара | 1.4 Реализация товара | 2.1Материально-техническое | 2.2Кадровое обеспечение | 2.3Информационное | 2.4Документационное | 3.1 Управление кадрами | 3.2 Политика цен | 3.3Планирование | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| Генеральный директор | Х | Х | Х | Х | |||||||
| Главный бухгалтер | / | Х | / | ||||||||
| Начальник отдела продаж | X | X | / | ||||||||
| Менеджеры | X | / | \ | / | |||||||
| Операторы | / | / | / | ||||||||
| Бухгалтерия | / | / | \ | \ | |||||||
| Кассир | / | / | / | ||||||||
| Отдел маркетинга | / | / | \ | X | |||||||
| Маркетолог | / | / | \ | \ | X | ||||||
| Зав складом | X | X | / | / | |||||||
| Нач. транспортного отдела | X | / | |||||||||
| Секретарь | / | / | |||||||||
| Водитель | / | ||||||||||
По построенной организационно-функциональной модели можно делать выводы об эффективности выполнения, как самих процессов, так и об эффективности функционирования отдельных отделов и предприятия в целом.
Из анализа таблицы 1.6 следует вывод о том, что все должностные лица Общества загружены оптимально, в каждом из процессов принимает участие необходимое количество должностных лиц, т.е. структура управления предприятием оптимальна и никаких изменений, на текущий момент, не требуется.
1.1.3.5 Цели функционирования Общества. Главной целью (Ц0) деятельности Общества является извлечение коммерческой прибыли из своей деятельности
Развернутое представление целей деятельности Общества, средства и критериев их достижения представлены в таблице 1.7.
Таблица 1.7 – Цели деятельности Общества, средства и критерии их достижения
| Цель | Средства достижения | Критерий эффективности | |||
| 1 | 2 | 3 | |||
| Ц1 – заполнение регионального рынка сельхозпроизводителей продукцией предприятия | Ц11 – реклама деятельности предприятия на территории Ставропольского края и за его пределами Ц12 – повышение качества обслуживания клиентов Ц13 – гибкое ценообразование на продукцию предприятия с учетом объема заказов (скидки, бонусы, призы) | Повышение уровня конкурентоспособности и существенное увеличение коммерческой прибыли | |||
| Ц2 − создание новых торговых точек на территории Ставропольского края | Ц21 – аренда дополнительных помещений Ц22 – приобретение нового оборудования Ц23 – проведение рекламных акций на местах предполагаемого открытия пунктов продаж | Существенное увеличение коммерческой прибыли | |||
| Ц33 – расширение связей | Ц31 – наработка устойчивых деловых связей с наиболее крупными компаниями в России, выпускающими запчасти и комплектующие к сельхозтехнике; Ц32 – создание с этими организациями холдингов на основе взаимовыгодного сотрудничества для работы с иностранными партнерами; Ц33 – наращивание собственного капитала Общества в виде основных фондов и ценных бумаг; Ц34 – мобильность в принятии решений и претворение их в жизнь. | Существенное увеличение денежных оборотов и коммерческой прибыли | |||
Схема дерева целей деятельности Общества представлена ниже на рисунке 1.2.
Дерево целей является полезным материалом для руководителей Общества, способствующим принятию более эффективных решений. Оно также может быть использовано для выявления первоочередных задач совершенствования управления Предприятием.
Рисунок 1.2 – Дерево целей деятельности Общества
1.1.3.6 Документооборот ООО «Гранит»
К указанному документообороту относятся документы, представленные в таблице 1.8.
Таблица 1.8 – Перечень документов
| Код документа | Название документа | Кто составляет документ | Кто использует документ | Периодичность составления документа | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||||||
| 01 | Бухгалтерский баланс | Главный бухгалтер | Руководство | Постоянно | ||||||
| 02 | Отчет о прибылях и убытках | Аналогично | Руководство | Ежегодно с 1 января по 31 декабря включительно | ||||||
| 03 | Налоговая декларация по налогу на прибыль | Аналогично | Налоговый орган | Ежемесячно | ||||||
| 04 | Расчет по налогу на имущество Общества | Аналогично | Налоговый орган | Аналогично | ||||||
| 05 | Налоговая декларация по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование | Аналогично | Налоговый орган | Аналогично | ||||||
| 06 | Налоговая декларация по ЕСН | Аналогично | Налоговый орган | Аналогично | ||||||
| 07 | Счет-фактура | Начальник отдела продаж Главный бухгалтер | Бухгалтер,клиент, налоговая инспекция | Аналогично | ||||||
| 08 | Сводная ведомость реализации и приёма сырья | Главный бухгалтер | Руководство | Аналогично | ||||||
| 09 | Расчетный лист | Бухгалтер | Кассир | Ежемесячно | ||||||
| 10 | Табель рабочего времени | Бухгалтер | Главный бухгалтер | Аналогично | ||||||
| 11 | Ведомость перечислений в СБ РФ | Главный бухгалтер | Руководство | Аналогично | ||||||
| 12 | Лист нетрудоспособности | Бухгалтер | Главный бухгалтер | По требованию | ||||||
| 13 | Приказ о направлении работника в командировку | Руководство | Аналогично | Аналогично | ||||||
| 14 | Приказ о предоставлении отпуска работнику | Руководство | Аналогично | Аналогично | ||||||
| 15 | Приказ о поощрении работника | Руководство | Аналогично | Аналогично | ||||||
1.1.3.7 Наличие средств вычислительной техники и программного обеспечения в отделе продаж ООО «Гранит». Из средств вычислительной техники, которые можно использовать для автоматизации документооборота Общества, связанного с деятельностью отдела продаж, имеется:
- три персональных компьютера одинаковой комплектации класса Pentium 4 с тактовой частотой 2,6 ГГц и ОЗУ размером 1024 Мбайт;
- монитор LCD 17" SyncMaster 757 NF – 1 шт.;
- монитор SVGA – 2 шт.
- лазерный принтер HP LaserJet 1300 – 1 шт.
На всех компьютерах установлена операционная система Windows XP Professional, офисное приложение Microsoft Office 2003 стандартной комплектации (Word, Excel, Access и др.) и другое специализированное программное обеспечение (файловые менеджеры, антивирусные программы и пр.).
Указанные персональные компьютеры, установлены в отделе продаж Общества. Они подключены через концентратор к локальной вычислительной сети Общества на основе сетевой технологии Ethernet (рисунок 1.3).
Рисунок 1.3 – Структура локальной вычислительной сети
Более подробные характеристики указанных технических средств, приведены в таблице 1.9.
Таблица 1.9 – Характеристики технических средств
| Техническая характеристика | Номер ПК (PC) | ||||
| 1 | 2 | 3 | |||
| Частота процессора (ГГц) | 2,2 | 2,2 | 2,0 | ||
| Размер ОЗУ | 1024 | 1024 | 1024 | ||
| Модель | S3TrioV+ | S3TrioV+ | S3TrioV+ | ||
| Размер памяти (Мбайт) | 64 | 64 | 64 | ||
| Размер жесткого диска (ГБайт) | 120 | 120 | 80 | ||
| Монитор | Размер диагонали экрана (дюймы) | 17 | 17 | 17 | |
| Частота (Гц) | 100 | 100 | 100 | ||
| Разрешение экрана (dpi) | 1024×768 | 1024×768 | 1024×768 | ||
| Сетевой принтер | HP LaserJet 1300 | ||||
1.1.4 Анализ проблемных ситуаций и обоснование путей их решения
В работе информационной подсистемы, существующей в настоящее время в отделе продаж ООО «Гранит», выявлены следующие проблемные ситуации:
- учет продаж, количества совершенных сотрудниками сделок и суммы сделок до сих пор не автоматизирован и реализован в виде базы данных на бумажных носителях;
- бланк документа «Накладная», «Товарный чек» оформляется начальником отдела продаж в виде незаполненного документа Microsoft Word, который потом распечатывается на принтере и заполняется от руки;
- ежемесячно, при составлении и анализе отчетов о результатах работы отдела продаж, начальник отдела продаж вынужден затрачивать порядка 50 % своего рабочего времени, т. е. около 80 часов в месяц на ручную выборку данных из базы данных, реализованной на бумажных носителях;
- отчет о результатах работы отдела продаж оформляется начальником отдела продаж в виде документа Microsoft Word.
Анализ перечисленных проблемных ситуаций показывает, что для их разрешения необходимо разработать информационную подсистему, позволяющее автоматизировать базу данных поставщиков и выписки накладных и товарных чеков. По требованию заказчика (генерального директора ООО «Гранит») такую информационную подсистему необходимо реализовать в виде приложения Microsoft Windows.
В качестве оператора персонального компьютера и основного пользователя проектируемой информационной подсистемы выступает начальник отдела продаж.
Проведенное выше рассмотрение позволяет перейти к формулировке задач проектирования.
1.2 Формулировка задач проектирования
Формулировка задач проектирования представим в виде технического задание на создание автоматизированной информационной подсистемы.
1.2.1 Общие сведения о проекте
Полное наименование подсистемы – информационная подсистема «Granit » для отдела продаж ООО «Гранит», с.Дивное СК
Код системы – «Granit».
Наименование разработчика – СевКавГТУ, факультет информационных технологий и телекоммуникаций, кафедра прикладной информатики, студентка группы ПИ-062 Братишко Анастасия Александровна.
Наименование заказчика – ООО «Гранит», с. Дивное СК.
Перечень документов, на основе которых создается система:
- отчет о преддипломной практике студентки группы ПИ-062 Братишко Анастасии Александровны
- формы накладных и товарных чеков.
Источники финансирования – работы проводятся без оплаты.
Порядок оформления и предъявления заказчику результатов работ по созданию системы – информационная подсистема «», реализованная в виде приложения Microsoft Windows в электронном формате на CD-ROM.
1.2.2 Назначение, цели создания информационной подсистемы
Назначение системы – приложение служит для автоматизации поиска, ввода новых и обновления существующих данных о продажах.
Цели создание системы:
- сокращение временных затрат начальник отдела продаж на ведения базы данных поставщиков и выписки накладных, товарных чеков;
- переход от базы данных учета поставщиков, количества совершенных сделок и суммы сделок, реализованной в виде базы данных на бумажных носителях, к приложению Microsoft Windows.
1.2.3 Характеристика объекта автоматизации
Краткие сведения об объекте автоматизации – рабочее место начальника отдела продаж ООО «Гранит».
Условия эксплуатации – стандартные.
1.2.4 Требования к подсистеме
Требования к системе в целом информационная подсистема «Granit» должна автоматизировать решение задач, связанных с ведением базы данных поставщиков, выписки накладных и обновления прайс-листов в отделе продаж ООО «Гранит».
Требования к функциям (задачам), выполняемым подсистемой:
1. Информационная подсистема «Granit» должна обеспечить:
− ведение базы данных поставщиков;
− ведение базы данных товаров;
− автоматизированное формирование прайс-листа;
− автоматизированное формирование накладной с представлением суммы к оплате.
− учёт продаж по месяцам и по сотрудникам.
2. Информационная подсистема «Granit» должна поддерживать формирование, просмотр и печать следующих отчетов:
- Количество продаж (по месяцам и по сотрудникам);
- Анализ продаж;
- Объём продаж (по месяцам и по сотрудникам).
3. Информационная подсистема «Granit» должна содержать справочники: товары, единицы измерения, данные о фирме, постоянный клиент и дисконт.
4. Информационная подсистема «Granit» должна поддерживать специальные функции администрирования:
- ведение списка пользователей с указанием их прав доступа к ресурсам информационной подсистемы;
- смену пароля администратора и пользователя информационной подсистемы.
5. Информационная подсистема «Granit» должна быть реализована в виде приложения Microsoft Windows.
Перечисленные выше требования, предъявляемые к информационной подсистеме «Granit» со стороны заказчика, можно представить в виде следующей диаграммы вариантов использования [3, 4] (рисунок 1.6).
Рисунок 1.6 – Диаграмма вариантов использования информационной подсистемы «Granit»
1.2.5 Состав и содержание работ по созданию подсистемы
Запланирован следующий состав и содержание работ по созданию подсистемы:
- изучение предметной области – с 10.01.11 по 20.03.11 г.;
- кодирование – с 21.03.11 по 15.04.11 г.;
- отладка и тестирование – с 16.04.11 по 15.05.11 г.;
- сдача темы – с 16.05.11 по 01.06.11 г.
1.2.6 Порядок контроля приемки подсистемы
Контроль приемки информационной подсистемы «Granit» осуществляет начальник отдела продаж ООО «Гранит».
1.2.7 Требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу подсистемы в действие
Информационная подсистема «Granit» должна быть установлена на компьютер, находящийся в отделе продаж ООО «Гранит». Проектировщиком студенткой группы ПИ-062 Братишко А.А. должен быть проведен инструктаж начальника отдела продаж по методике работы с информационной подсистемой.
1.2.8 Требования к документированию
Проектировщиком представляется файл информационной подсистемы «Granit» в электронном формате на CD-ROM вместе с результатами тестирования и краткой инструкцией оператору по установке и работе с информационной подсистемой.
1.2.9 Источники разработки
Источниками разработки являются:
- отчет о преддипломной практике студентки группы ПИ-062 Братишко Анастасии Александровны.
- заказ на выполнение дипломного проекта
Выводы:
1. Приоритетными направлениями деятельности предприятия ООО «Гранит» является розничная и оптовая торговля запчастями на сельхозтехнику.
1. В работе информационной подсистемы предприятия, используемой для обслуживания отдела продаж выявлены следующие проблемные ситуации:
- Учет продаж, количества совершенных сделок и суммы сделок до сих пор не автоматизирован и реализован в виде базы данных на бумажных носителях;
- бланк документа «Накладная» оформляется начальником отдела продаж в виде незаполненного документа Microsoft Word, который потом распечатывается на принтере и заполняется от руки;
- ежемесячно, при составлении и анализе отчетов о результатах работы отдела продаж, начальник отдела продаж вынужден затрачивать порядка 50 % своего рабочего времени, т. е. около 80 часов в месяц на ручную выборку данных из базы данных, реализованной на бумажных носителях;
- отчет о результатах работы отдела продаж оформляется начальником отдела продаж в виде документа Microsoft Word.
2.Анализ перечисленных проблемных ситуаций показывает, что для их разрешения необходимо разработать информационную подсистему, позволяющее автоматизировать ведение базы данных учёта продаж. По требованию заказчика (генерального директора ООО «Гранит») такую информационную подсистему необходимо реализовать в виде приложения Microsoft Windows.
Дата добавления: 2018-09-22; просмотров: 872; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!