Учета представительских расходов
Ситуация
В мае организация "Гамма" принимала деловых партнеров - представителей организаций-заказчиков, прибывших для переговоров с целью поддержания взаимного сотрудничества.
Участники переговоров посетили ресторан, визит в который организован и оплачен организацией "Гамма". Для этих целей подотчетному лицу из кассы организации было выдано 20 000 руб.
Фактически сумма представительских расходов составила 18 800 руб., что подтверждается счетом ресторана и кассовым чеком (сумма НДС не выделена).
После утверждения авансового отчета (25 мая) остаток денежных средств в размере 1200 руб. возвращен подотчетным лицом в кассу.
Других представительских расходов за период январь - март у организации не было.
Отчетными периодами по налогу на прибыль для организации являются месяц, два месяца и так далее до конца календарного года (абз. 2 п. 2 ст. 285 НК РФ).
Сумма расходов на оплату труда, которую организация "Гамма" признает ежемесячно в налоговом учете, составляет 75 000 руб.
Необходимо выяснить, в каком порядке представительские расходы, понесенные организацией "Гамма", должны учитываться при формировании налоговой базы по налогу на прибыль.
Решение
На основании п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы являются нормируемыми.
Следовательно, для того чтобы правильно учесть соответствующие затраты при исчислении налога на прибыль, надо рассчитать предельный размер представительских расходов.
|
|
|
| Отчетный период | Сумма расходов на оплату труда, руб. | Предельный размер представительских расходов, руб. | Сумма представительских расходов, признанная в отчетном периоде, руб. |
| Январь - май | 375 000 (75 000 x 5) | 15 000 (375 000 x 4%) | 15 000 |
| Январь - июнь | 450 000 (375 000 + 75 000) | 18 000 (450 000 x 4%) | 3000 (18 000 - 15 000) |
| Январь - июль | 525 000 (450 000 + 75 000) | 21 000 (525 000 x 4%) | 800 (18 800 - 18 000) |
| Итого на конец отчетного периода | 18 800 |
В бухгалтерском учете соответствующие операции организация "Гамма" может отразить следующим образом.
| Содержание операций | Дебет | Кредит | Сумма, руб. | Первичный документ | ||
| Выданы из кассы под отчет денежные средства на представительские расходы | 71 | 50 | 20 000 | Расходный кассовый ордер | ||
| 25 мая | ||||||
| Отражены представительские расходы | 44 | 71 | 18 800 | Авансовый отчет | ||
| Отражен возврат остатка денежных средств, выданных под отчет (20 000 - 18 800) | 50 | 71 | 1200 | Приходный кассовый ордер | ||
| 31 мая | ||||||
| Признан отложенный налоговый актив (3800 x 20%) | 09 | 68 | 760 | Бухгалтерская справка-расчет | ||
| 30 июня | ||||||
| Отражено уменьшение отложенного налогового актива (3000 x 20%) | 68 | 09 | 600 | Бухгалтерская справка-расчет | ||
| 31 июля
| ||||||
| Отражено погашение отложенного налогового актива (800 x 20%) | 68 | 09 | 160 | Бухгалтерская справка-расчет | ||
КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НУЖНО ОФОРМИТЬ ДЛЯ ПОДТВЕРЖДЕНИЯ
ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ В ЦЕЛЯХ НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ ПРИБЫЛИ
Конкретного перечня документов, которыми организации могут подтвердить представительские расходы, Налоговым кодексом РФ не установлено. Однако очевидно, что эти документы должны не только содержать информацию о фактах несения расходов, но и подтверждать их непосредственную связь с представительским мероприятием.
Примечание
Минфин России в Письме от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288 со ссылкой на п. 10 разд. IV Плана мероприятий ("дорожная карта") "Совершенствование налогового администрирования", утвержденного Распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 N 162-р, разъяснил, что подтвердить представительские расходы можно любыми документами, свидетельствующими об обоснованности и производственном характере таких расходов. В частности, это может быть отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем, при этом все указанные в нем расходы должны быть подтверждены первичными документами.
|
|
|
Направляя данные разъяснения финансистов для доведения до сведения нижестоящих налоговых органов и налогоплательщиков Письмом от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852, ФНС России также отметила, что помимо первичных учетных документов, подтверждающих факт осуществления расходов, достаточно любого документа, отвечающего критериям ст. 9 Закона N 402-ФЗ. При этом из содержания такого документа должно следовать, что расходы понесены организацией при проведении мероприятий, предусмотренных п. 2 ст. 264 НК РФ.
В то же время, по нашему мнению, во избежание споров с налоговыми органами на местах целесообразно иметь полный пакет документов, подтверждающих такие расходы.
Рассмотрим, какие это могут быть документы. Условно разделим их на две группы:
- предварительные документы;
- итоговые документы.
Оформление предварительных документов предшествует проведению представительского мероприятия. К таким документам относятся внутренние распорядительные документы организации, которые издаются, как правило, в виде приказов руководителя.
Целесообразно, чтобы такими приказами были урегулированы, в частности, следующие вопросы:
- план представительского мероприятия с указанием цели, места и сроков его проведения;
|
|
|
- смета представительских расходов;
- список официальных лиц организации, которые будут участвовать в переговорах, с указанием ответственного за их проведение;
- порядок выдачи сумм на представительские расходы под отчет.
Итоговые документы должны подтверждать сам факт проведения представительского мероприятия (это может быть, например, протокол переговоров с указанием обсужденных вопросов и достигнутых договоренностей), а также свидетельствовать о понесенных затратах (авансовый отчет, отчет о представительских расходах, акт об осуществлении представительских расходов с приложением документов, их подтверждающих).
Отчет о представительских расходах должен включать информацию о целях представительских мероприятий и результатах их проведения, дате и месте проведения, программе мероприятий, составе приглашенной делегации и участников принимающей стороны, величине расходов на представительские цели.
Акт об осуществлении представительских расходов должен содержать конкретную информацию о суммах произведенных представительских расходов и быть утвержден руководителем организации (Письмо УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 21-11/113019@).
Примечание
С примером документального оформления представительских мероприятий вы можете ознакомиться в настоящем разделе.
При этом собственно представительские расходы могут быть подтверждены, в частности, следующими документами:
- счетами организаций общественного питания;
- чеками ККМ;
- договорами, предметом которых является оказание транспортных услуг и (или) оказание услуг переводчика, актами выполненных работ, счетами-фактурами и платежными документами, составленными в рамках договоров;
- товарными чеками, накладными и т.д.
Примерный перечень документов для подтверждения представительских расходов также содержится в Письмах Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807.
Как показывает анализ судебной практики, при рассмотрении споров, связанных с документальным подтверждением представительских расходов, арбитражные суды в первую очередь обращают внимание на наличие у налогоплательщика первичных документов и на их взаимосвязь между собой.
И если обнаруживается, что первичные документы неправильно оформлены, не соответствуют друг другу или вообще отсутствуют, то суды занимают сторону налоговых органов (см., например, Постановление ФАС Поволжского округа от 17.01.2008 N А65-1734/2007-СА2-11 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 14.05.2008 N 5945/08)).
В то же время если представительские расходы организация может подтвердить первичными документами, оформленными надлежащим образом, то факт отсутствия других документов суды, как правило, не принимают во внимание и решают спор в пользу налогоплательщиков.
Так, например, ФАС Поволжского округа признал необоснованными действия налоговых органов, которые исключили из расходов организации, учитываемых в целях налогообложения, сумму представительских расходов. Принимая такое решение, суд подчеркнул, что программа переговоров, а также перечень решаемых вопросов, на отсутствие которых ссылается налоговый орган, не относятся к первичным учетным документам и их наличие не является обязательным условием для подтверждения налогоплательщиком фактически произведенных затрат (Постановление от 22 - 29.03.2005 N А12-18384/04-С36).
Аналогичные по существу выводы были сделаны ФАС Северо-Западного округа в Постановлениях от 14.08.2007 N А56-3739/2006, от 28.11.2005 N А42-7239/04-28 и ФАС Уральского округа в Постановлении от 07.09.2005 N Ф09-3872/05-С7.
Таким образом, во избежание возможных споров с налоговой инспекцией, связанных с обоснованностью признания представительских расходов, организации желательно иметь как предварительные, так и итоговые документы. Но при этом особое внимание следует уделить порядку оформления первичных документов.
В связи с этим напомним, что первичные учетные документы должны быть составлены по форме, утвержденной руководителем, с учетом положений ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Ранее, до 1 января 2013 г., документы должны были составляться по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. При отсутствии какой-либо формы в этих альбомах первичные учетные документы составлялись организацией самостоятельно с указанием обязательных реквизитов (п. п. 1, 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Примечание
Об особенностях применения унифицированных форм первичных учетных документов с 01.01.2013 см. комментарий.
Отметим, что, если переговоры не дали положительного результата (например, по их итогам не было заключено договоров), налоговые органы могут посчитать представительские расходы необоснованными. Однако в спорах по этому вопросу арбитражные суды, как правило, встают на сторону налогоплательщика.
Правоприменительную практику по вопросу о том, можно ли учесть в качестве представительских расходов затраты на переговоры, которые не дали положительного результата, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль.
ПРИМЕР
Дата добавления: 2018-09-22; просмотров: 520; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!