Анализ деятельности и организация системы электронного документооборота ООО «АМПИР. Архитектура. Интерьер.»
Архитектурная компания «АМПИР. Архитектура. Интерьер.» была основана в 1989 году и с тех пор занимается проектированием зданий, интерьеров, садов и парков в классическом стиле. Следование канонам классической архитектуры является принципиальным профессиональным, культурным, идеологическим, нравственным выбором собравшихся в компании единомышленников.
Основными направлениями деятельности компании являются:
· архитектурная деятельность;
· проектирование, связанное со строительством инженерных сооружений, включая гидротехнические сооружения; проектирование движения транспортных потоков;
· научные исследования и разработки в области естественных и технических наук;
· производство отделочных работ;
· деятельность в области создания произведений искусства;
· подготовка к продаже, покупка и продажа собственного недвижимого имущества;
· сдача внаем собственного недвижимого имущества;
· предоставление посреднических услуг, связанных с недвижимым имуществом;
· издательская деятельность;
· предоставление прочих услуг;
· иная деятельность, отвечающая целям компании и не противоречащая действующему законодательству.
Компания имеет несколько офисов на территории России и специализируется на 3 основных направлениях: дизайн интерьера, ландшафтное проектирование и проектирование архитектурное, а также имеет линейно-функциональную организационную структуру. Линейно-функциональные организационные структуры являются наиболее распространенными в настоящее время. Они удачно сочетают линейные (производственные) подразделения, выполняющие весь объем основной производственной деятельности, с отделами и службами, реализующими конкретные функции управления в масштабах всей организации (планирование, финансы, бухгалтерия, маркетинг, кадры). Линейные звенья управления призваны командовать, а функциональные звенья – консультировать и помогать в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, планов. Линейно-функциональная структура управления основана на шахтном принципе, в соответствии с которым на каждую из функций – линейную или штабную – формируется иерархия служб (шахта), пронизывающая сверху до низу всю организацию. Линейно-функциональная структура часто называется традиционной или классической и используется в организациях среднего размера.
|
|
|
Особенностями такой структуры являются:
· устойчивая работа структуры;
· удовлетворительная работа в условиях устойчивого производства;
· ориентирование на ценовую конкуренцию.
Недостатками линейно-функциональной структуры являются:
|
|
|
· различие целей у структурных единиц;
· слабая увязка и ответственность за решения комплекса задачи достижения целей фирмы;
Данная организационная структура не пригодна для условий, в которых постоянно меняются внутренние и внешние параметры деятельности организации. В этих условиях ее использование приводит к нерациональному распределению информационных потоков, превышению норм управляемости, особенно у руководителей высшего звена.
В то же время, линейно-функциональная структура позволяет в значительной степени устранить недостатки как линейного, так и функционального управления. При этой структуре назначение функциональных служб - подготовка данных для линейных руководителей в целях принятия компетентных решений или возникающих производственных и управленческих задач. Роль функциональных органов (служб) зависит от масштабов хозяйственной деятельности и структуры управления предприятием в целом. Чем крупнее фирма и сложнее ее управляющая система, тем более разветвленным аппаратом она располагает. В этой связи остро стоит вопрос координации деятельности функциональных служб. Линейно-функциональные структуры управления используются в большинстве предприятий.
|
|
|
Организационная структура компании ООО «АМПИР. Архитектура. Интерьер.» представлена на рисунке 1.
Рисунок 1. Организационная структура компании «АМПИР. Архитектура. Интерьер.»
Генеральный директор осуществляет общее руководство компанией.
Юридическая служба и служба маркетинговых исследований помогают руководителям линейных служб принимать компетентные решения.
Коммерческий директор руководит отделами заказов, продаж и отделом маркетинга и рекламы. В подчинении исполнительного директора находятся курьерская служба, транспортная служба, отдел информационных технологий, отдел кадров и склад.
На основании маркетинговых исследований отдел заказов формирует коммерческие предложения для потенциальных заказчиков, а отдел продаж занимается непосредственной корректировкой технических требований заказчика и заключением договоров.
При осуществлении анализа процессов предприятия в широком смысле понимается не только работа с графическими схемами, но и анализ всей доступной информации по процессам, измерения их показателей, сравнительный анализ и т. д.
Классификация видов анализа процессов представлена на рис.2.
|
|
|
Рисунок 2. Классификация видов анализа бизнес-процессов
Можно выделить несколько методик субъективной оценки процессов. Во многом такие методики были разработаны в трудах основоположников и последователей методологии реинжиниринга бизнес-процессов, например, у Хаммера и Чампи, Робсона и Уллаха и т. д. Кроме того, для качественного анализа процессов могут быть использованы общеизвестные методы анализа: SWOT-анализ, анализ при помощи Бостонской матрицы и другие.
Методы графического анализа процессов менее проработаны. В известной нам литературе их классификация не встречается. В связи с этим была рассмотрена простейшая классификация методов графического анализа процессов.
Дополнительно к указанным методам рассмотрен еще один метод количественной оценки процессов, основанный на анализе соответствия процесса типовым требованиям по его организации. Данная структура типовых требований к процессу основана на требованиях стандартов ИСО серии 9000. Кроме того, процесс может быть подвергнут анализу на соответствие законодательным и нормативным актам.
Методы количественного анализа процессов более подробно разработаны в мировой практике. Большая их часть основана на сборе, обработке и анализе статистической информации о процессах. Фактически методы статистического анализа процессов разрабатывались как инструменты, используемые при внедрении систем менеджмента качества.
В настоящее время широкое распространение получили такие методы количественного анализа, как имитационное моделирование процессов и АВС-анализ процессов (операционный анализ затрат). Однако, использование данных методов в организациях, не имеющих четкой регламентации процессов и средств измерения их показателей, является нецелесообразным. Поскольку компания ООО «АМПИР. Архитектура. Интерьер.» находится именно в таком состоянии, то применение имитационного моделирования и АВС-анализа для нее преждевременно.
Процессный подход, разработанный Робертом Капланом и Робином Купером, основан на том, что ценность (стоимость) любого предприятия создается во внутренних бизнес-процессах. Основные бизнес-процессы являются движущей силой стратегии предприятия. Описание и моделирование бизнес-процессов помогает описать и смоделировать, каким образом стратегия может быть реализована. Компания должна определить основные бизнес-процессы, выделяющие ее среди аналогов и являющиеся наиболее важными с точки зрения потребительной ценности для клиентов. Постоянное совершенствование основных бизнес-процессов повышает эффективность компании и определяет ее конкурентоспособность.
В соответствии с методологией управления компанией на базе системы сбалансированных показателей основные внутренние бизнес-процессы разделяются на четыре блока:
• Операционный менеджмент
• Взаимоотношения с клиентами
• Инновации
• Вклад в развитие общества
Ранее считалось, что операционный менеджмент - это процессы производства и доставки товаров и услуг до потребителей.
На самом же деле основные бизнес-процессы операционной деятельности несколько шире:
• Развитие и поддержание взаимоотношений с поставщиками
• Производство товаров и услуг
• Доставка товаров и услуг клиентам
• Управление рисками
Каждый из основных бизнес-процессов операционного менеджмента делится на множество подпроцессов. Например, развитие и поддержание взаимоотношений с поставщиками делится на поиск, заказ, получение, входной контроль, возврат, хранение, оплату.
Управление бизнес-процессами, ориентированными на высокую эффективность и производительность, позволяет предприятию сделать клиентам привлекательное предложение потребительной ценности:
• Конкурентные цены
• Превосходное качество
• Своевременная покупка
• Отличный выбор
Бизнес-процессы управления отношениями с клиентами в современной конкурентной среде не менее важны, чем бизнес-процессы операционного менеджмента.
Основные бизнес-процессы взаимоотношений с клиентами:
• Выбор клиентов
• Привлечение клиентов
• Сохранение клиентской базы
• Развитие взаимоотношений с клиентами
Каждый из основных бизнес-процессов управления взаимоотношений с клиентами также делится на множество подпроцессов. Так, например, бизнес-процесс «выбор клиентов» означает процесс определения наиболее выгодных для предприятия клиентов, процесс разработки предложения потребительной ценности, процессы создания имиджа товаров и услуг, привлекательных именно для этих клиентов.
Для того, чтобы иметь устойчивое конкурентное преимущество, компания должна не останавливаться на достигнутом, а постоянно работать над инновациями товаров, услуг, технологий, процессов. Удачные инновации способствуют привлечению покупателей, расширению клиентской базы и росту прибыли.
Основные инновационные бизнес-процессы:
• Выявление возможностей для создания новых товаров и услуг
• Проектирование и создание новых товаров и услуг
• Продвижение новых товаров и услуг на рынок
Любая компания должна постоянно подтверждать свое право на производство и продажу товаров и услуг.
Компания управляет регулирующими и социальными процессами по нескольким направлениям:
• Окружающая среда
• Безопасность и здоровье
• Трудоустройство
• Инвестирование в общество.
Системный подход к управлению, основанный на управлении бизнес-процессами, позволит предприятию реализовать стратегию максимально эффективным способом.
На основе проведенного анализа существующих бизнес-процессов компании ООО «АМПИР. Архитектура. Интерьер.», можно сделать вывод, что немаловажную роль в деятельности компании занимает работа с документами.
Поступающие в компанию документы образуют поток входящей документации, которая, пройдя необходимую обработку, разбивается на подпотоки в виде конкретных поручений, попадающих в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и/или на исполнение.
К входящим относятся те документы, которые поступают из других организаций или физических лиц. Например, доверенности, договоры, документы купли-продажи, рекламные и информационные письма запросы и многое другое.
Обработка входящих документов включает в себя:
• прием и первичную обработку документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• рассмотрение документов руководством;
• передачу документов на исполнение;
• непосредственное исполнение документов;
• контроль исполнения документов;
• определение сроков хранения документации.
Из документации, формируемой сотрудниками компании, также образуются потоки, которые в результате сливаются в единый поток исходящей документации.
Документы, созданные внутри компании и не предназначенные к выходу за ее пределы, составляют поток внутренней документации.
Также важной характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота компании понимается количество документов, поступивших в компанию и созданных ею в течении определенного периода времени – как правило, 1 года.
На основе проведенного анализа было выявлено, что объем документооборота компании ООО «АМПИР. Архитектура. Интерьер.» составляет примерно 12000 документов в год.
Интеграция территориально распределенных информационных ресурсов компании в единую информационно-телекоммуникационную систему на сегодняшний день позволила существенно повысить оперативность электронного обмена между подразделениями и офисами, оптимизировать решение задачи информационного обеспечения. Создание такой сети является предпосылкой для обеспечения аутентификации системы электронного документооборота (ЭДО) в компании ООО «АМПИР. Архитектура. Интерьер.».
Эта задача, несомненно, является актуальной, поскольку на современном этапе развития информационных технологий и вычислительной техники доля документов на бумажных носителях неуклонно сокращается и уступает место электронным документам (ЭД), создаваемым, хранящимся и передаваемым средствами компьютерной техники. А при переводе документооборота в электронную сферу перед его участниками встает ряд вопросов как правового, так и организационно-технического характера. Так или иначе данные вопросы связаны с защитой, оценкой и обеспечением юридической значимости параметров электронного документа. Решение проблемы обеспечения защиты и аутентичности электронных документов приобретает еще большую значимость в случае, если обрабатываемая информация носит конфиденциальный характер.
Так, в компании ООО «АМПИР. Архитектура. Интерьер.» обработка электронных документов регламентируется различными внутренними приказами, указаниями и распоряжениями руководящего состава, которые устанавливают жесткие требования к средствам и методам обработки конфиденциальной информации. Безусловно, данные требования будут распространяться и на системы ЭДО в компании. Особенно это касается одной из составляющих систем ЭДО, связанной с применением криптографических методов к обрабатываемой информации.
Наиболее общим образом все программно-аппаратные меры, непосредственно направленные на защиту информации, циркулирующей в автоматизированных вычислительных системах, можно классифицировать по способу их осуществления и отнести к одной из следующих групп:
- защита информации от утечки по техническим каналам связи;
- криптографическая защита информации от доступа к ней не санкционированных на это лиц;
- защита информации от разрушения, вызванного помехами в линиях связи или иными технологическими особенностями ее обработки;
- устранение демаскирующих признаков системы связи, т.е. факта передачи той или иной информации.
Необходимо также отметить, что обрабатываемые в системе ЭДО документы (как конфиденциальные, так и несекретные) в любом случае подвергаются обработке криптографическими методами, потому как электронным документом может считаться только аутентичное электронное сообщение. Аутентификация же ЭД при помощи электронной цифровой подписи непосредственно связана с применением методов криптографии.
Например, при построении стандартизированной электронно-цифровой подписи (ЭЦП) применяется как минимум два криптографических метода: во-первых, для построения хэш-функции употребляется симметричное криптографическое преобразование обрабатываемых данных; во-вторых, к полученной хэш-функции применяется асимметричное преобразование, описанное в ГОСТ Р 34.10-2001, где используются методы эллиптической криптографии.
Другим важным направлением защиты информации является обеспечение целостности и достоверности обрабатываемых в вычислительном комплексе ЭД. Данная задача решается методами помехоустойчивого кодирования, включая линейные коды общего вида (Хемминга); циклические (CRC, БЧХ, Рида-Соломона); нелинейные; перестановочные; корреляционные помехоустойчивые сигналы и коды (коды с оптимальной обработкой принимаемого сигнала); коды с проверкой на четность; коды с контрольной суммой; турбокоды (каскадные).
Учитывая, что функционально полная система защиты ЭДО должна включать в себя составляющие каждого из трех приведенных блоков, при построении такой системы возникает ряд противоречий.
Среди них следует выделить, во-первых, противоречия структурного характера.
Использование надежных методов передачи и приема информации (в этом случае под понятием надежности подразумевается как аппаратная, программная надежность, так и помехоустойчивость обрабатываемой информации) сопряжено с применением помехозащищенных и помехоустойчивых методов обработки информации. Для повышения аппаратной надежности необходимо устранить избыточность, утяжеляющую алгоритмы обработки информации. Однако методы обработки информации, устойчивые к несанкционированному доступу и к преднамеренному уничтожению или искажению данных, напротив, связаны с увеличением аппаратной и программной избыточности, усложнением алгоритмов, следовательно, с уменьшением надежности обработки информации в автоматизированных комплексах.
Во-вторых, технологические противоречия. Они определяются, с одной стороны, требованиями оперативности обработки при передаче по каналам связи, с другой – значительным увеличением времени реакции системы на обработку данных по причине дополнительного криптографического преобразования, кодирования, зашумления, восприятия, декодирования, построения ЭЦП и прохождения других необходимых составляющих этапов протокола защиты информации.
Для устранения этих противоречий необходимо создать такой методологический, методический, организационно-технический и технологический инструментарий, который позволит осуществить комплексное решение проблемы передачи информации в информационно-вычислительном контуре. При этом необходимо обеспечить высокую достоверность обработки информации, ее оперативность и надежность при передаче по каналам связи, устойчивость к воздействию со стороны несанкционированных пользователей.
Следовательно, инструментальной базой решения задач по проблемам реализации защищенного ЭДО является интеграция перспективных средств и методов в едином организационно-техническом комплексе. При такой постановке задачи необходим поиск системы приемов по защите информации от несанкционированного восприятия и распознавания, повышению ее целостности и достоверности, обеспечению аутентичности ЭД.
Для решения проблемы на постановочном уровне, безусловно, можно применять методы дифференцированной семантической итерации. При таком подходе происходит последовательное смысловое приближение к заданной цели суперпозиционно. Ведь, когда не определены соответствия между множеством методов обеспечения целостности при передаче в информационных сетях и множеством методов защиты информации от несанкционированного доступа, не происходит отображения множеств друг на друга.
При этом нельзя выявить и определить единый композиционный подход ко всей совокупности множеств методов защиты информации в автоматизированных комплексах. Технически такое решение будет заключаться в независимом выборе средств и методов, что приведет к увеличению аппаратной избыточности в реализации поставленных задач. Возможным решением является построение каскадной системы защиты информации. Структура такой системы отображена тремя блоками различной функциональной направленности, работающими последовательно как при преобразовании данных, так и при их восприятии, распознавании: блоком помехоустойчивого кодирования; блоком криптографического преобразования и функциональным блоком.
Данная структура не исключает вложенной каскадности. Так, в блоке помехоустойчивого кодирования могут применяться турбокоды и системы перемежения-восстановления, в блоке криптографического преобразования может быть реализована одна из схем многократного шифрования. Результативность подобной системы будет оцениваться исходя из эффективности каждого составляющего функционального блока.
Другим решением поставленной задачи является применение интегрированной семантической итерации, предполагающей поиск таких технических средств и методов, которые одновременно могли обеспечить целостность информации при передаче в информационно-вычислительных сетях и в то же время способствовали высокой устойчивости информации к несанкционированному доступу, а также органично обеспечивали аутентичность обрабатываемых данных.
Анализируя множество существующих методов обеспечения целостности информации в процессе передачи по каналам связи, мы пришли к выводу, что одним из наиболее эффективных является использование ортогональных кодов с оптимальной (идеальной по В.А. Котельникову) обработкой их приемными корреляционными устройствами, максимизирующими выходное соотношение сигнал/помеха. Данный вид кодирования можно причислить к группе методов блочного помехоустойчивого кодирования, так как на вход кодера исходные данные поступают так же в виде блоков фиксированной длины, как и кодовая комбинация при обратном преобразовании – на вход декодера. Длина блоков будет детерминирована мощностью разрешенного множества используемых в преобразовании функций или полиномов. В то же время в полученной комбинации нельзя разделить информационные и проверочные разряды, так как каждый разряд исходных данных отображается на всем множестве разрядов итоговой кодовой последовательности, в силу чего метод относится к неразделимым корреляционным кодам.
В свою очередь, ортогональные коды и сигналы включены в класс шумоподобных сигналов, устойчивых к несанкционированному распознаванию. Для их восприятия необходимо строго определить множество разрешенных ортогональных функций, выбранных при построении кодовой последовательности из их общей совокупности. В предельном переходе каждое множество ортогональных функций или полиномов не ограничено сверху. Следовательно, их количество устремлено к бесконечности, что теоретически влечет за собой возможность параллельного преобразования неограниченного объема данных в единый блок кодовой комбинации для передачи по каналам связи автоматизированного вычислительного комплекса. Кроме того, необходимо определить, какое множество ортогональных сигналов (при аппаратной реализации), кодов (при программной) в фиксированный момент времени выбрано для обработки информации. Однако необходимо отметить, что в силу шумоподобной формы сигнала или кода, получаемого вследствие ортогональных преобразований, данный метод является частным случаем метода защиты информации путем «единовременного заполнения» информационного кода дополнительными шумовыми разрядами.
Таким образом, в качестве основы для обеспечения аутентификации электронного документооборота ООО «АМПИР. Архитектура. Интерьер.» автором была разработана система параллельного ортогонального кодирования с уплотнением и разделением элементов кодовых комбинаций на фирме, принцип работы которой будет описан далее.
Дата добавления: 2018-08-06; просмотров: 245; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!