Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» 2002 год.
Федеральный закон «Об электронной подписи» 2011 год. Она это точно 10 раз спросит.
Классификация электронных документов. Проблема придания юридического статуса электронным документам.
Электронный документ – документ, информация которого представлена в электронно-цифровой форме.
Виды электронных документов по типу содержимого: фото/видео, таблицы, текст, графика. По способу создания: создаваемые пользователем, создаваемые компьютерной системой. По виду материального носителя: устройства внешней памяти и оперативные запоминающие устройства. По форме восприятия: реальные и виртуальные (следы). В зависимости от степени защищенности: открытые (незащищенные) и скрытые (защищенные). Также документы имеющие электронную подпись и не имеющие её.
Проблема придания юридического статуса электронным документам
Чтобы иметь юридический статус, электронный документ должен содержать реквизиты:
- наименование вида документа (кроме писем);
- порядковый номер;
- наименование организации,
- дата регистрации;
- место разработки и подписания;
- электронно-цифровая подпись.
Классификация и функции систем управления электронными документами.
По масштабу:
- корпоративные (для крупных предприятий) (DocuLive, Documentum);
- для средних предприятий («Эффект-Офис»);
- для организации персонального документооборота (в них могут отсутствовать некоторые функции, важные с точки зрения делопроизводства).
|
|
|
По архитектуре:
Функционирующие на платформе специальной программы. Основным компонентом такой программы является СУБД, также в качестве платформы может выступать система автоматизации управления предприятием.
Примеры платформ: Domino.Doc, WorkFlow, 1С: Предприятие, Documentum, Optima WorkFlow, «Босс-Референт».
Особенность таких систем в том, что для их работы нужно установить комплекс программ, составляющих платформу, что требует дополнительных затрат. К достоинствам относят мощность, к недостаткам – высокую цену, возможную избыточность.
Системы-приложения – самостоятельный продукт, не требующий специальных программных средств. Примеры: «Дело», «Делопроизводство 2002», «Евфрат-Документооборот», «Эффект-Офис». К достоинствам относят достаточно низкую стоимость, к недостаткам – отсутствие некоторых функций.
По типу баз данных, используемых системой:
Реляционные базы данных (БД) – используется файловая система. Для них характерна более высокая скорость, производительность и устойчивость.
Документальные БД – хранят содержание документа непосредственно в базе данных. Отличаются меньшей стоимостью при средних объемах, большей безопасностью информации.
|
|
|
Для обоих типов систем могут использоваться как собственные СУБД («Евфрат-Документооборот», «Эффект-Офис», ODB-Text), так и
промышленные СУБД MS SQL Server, Oracle, Sybase (для реляционных БД) и Lotus Domino (для документальных БД).
По технологии работы с электронными документами:
1. Системы управления электронными документами (СУД, EDMS). Ориентированы на предприятие в целом со всем его документационным фондом. С точки зрения техники работы объектом в таких системах является содержимое документа. Эти системы рассчитаны на использование на крупных предприятиях.
2. Системы автоматизации делопроизводства (САД). Поддерживают автоматизацию обособленного участка деятельности – официального делопроизводства. Примеры: «Босс-Референт», «Дело», LanDocs. Сам термин САД имеет русское происхождение, не имеет аналогов за рубежом.
3. Системы автоматизации деловых процессов. Идеология системы – пользователь должен выполнять только необходимые функции, рутинную же работу выполняет система. Примеры: Staffware, Optima WorkFlow.
4. Электронные архивы.
5. Системы управления записями (поддержка жизненного цикла документа, автоматизация канцелярских процедур).
6. Системы управления «образами» документов. Выполняют формирование архива, при этом документ переводится из бумажной в электронную форму. Но простого сканирования недостаточно: нужно добавить реквизиты, аннотацию и т.д
|
|
|
27. Технологии Workflow, docflow.
Workflow – технология автоматизации бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил.
В основе технологии Workflow лежат следующие понятия:
объект - информационный, материальный или финансовый объект, используемый в бизнес-процессе (например письмо, оборудование, счет);
событие - внешнее (не контролируемое в рамках процесса) действие, произошедшее с объектом (скажем получение письма, поломка оборудования, изменение ставки налога);
операция - элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого бизнес-процесса (допустим подготовка письма, замена оборудования, оплата счета);
исполнитель - должностное лицо, ответственное за выполнение одной или нескольких операций бизнес-процесса (к примеру менеджер, сотрудник архива, директор).
Взаимоотношения между базовыми понятиями технологии Workflow отображены на концептуальной информационной модели, представленной на рисунке:
|
|
|
При этом каждая система обеспечивает решение трех следующих задач:
1. разработка описания бизнес-процесса;
2.управление выполнением бизнес-процесса;
3.интеграция используемых в процессе приложений.
Функции контроля потоков работ и документов включают: 1)возможность задания нормативных значений; 2)возможность постановки/ снятия с контроля; 3)контроль сроков выполнения, мин; 4)контроль работы исполнителей; 5)уведомление о постановке на контроль; 6)уведомление о выполнении этапа; 7)напоминание об истечений сроков исполнения; 8)резолюции.
К функциям обеспечения документооборота можно отнести: 1) поддержку отечественной и западной схем документооборота; 2) формирование документов в системе; 3) реализацию управленческого учета; 4) хранение и контроль всех версий документов; 5) использование бланков документов в различных форматах (MS Word и т.д.); 6) ведение истории обработки документов; 7) регистрацию документов (ведение картотеки); 8) автоматический расчет параметров документов; 9) формирование регистрационных карточек; 10) поиск документов по атрибутам регистрационных карточек.
Корректность и эффективность реализации бизнес-процессов, поддерживаемых WfMS, чрезвычайно важны для любой организации. Процесс, содержащий ошибки, может привести к недовольству клиентов, задолженности, ущербу, снижению авторитета компании. Различные недостатки в организации могут также сказаться на времени работы процесса и уровне обслуживания. Поэтому очень важно проанализировать Workflow-процесс до того, как он будет запущен в производство. Существуют три основных типа анализа описаний бизнес-процессов: 1.Верификация (проверка логической корректности описания бизнес-процесса. Например, отсутствие недостижимых состояний). 2.Оценка показателей эффективности (к оцениваемым показателям относятся продолжительность работы, уровень загрузки ресурсов И Т.Д). 3.Проверка соответствия реального поведения бизнес-про- цесса ожидаемому поведению (продолжительность работы, уровень сервиса, использование ресурсов и т.п.).
Система docflow
Системы электронного документооборота класса "docflow" - предназначены прежде всего для автоматизации функционирования рабочих групп пользователей в масштабах предприятия. С их помощью можно регламентировать и контролировать процесс коллективной работы исполнителей над документами и сохранять результаты этих работ в центральном хранилище для последующего использования или логической обработки.
Особенностью систем данного класса является то, что они имеют специальные средства разработки, которые позволяют быстро настроить систему под нужды конкретного предприятия, описать (регламентировать) деловые процессы в виде маршрутных электронных форм и распространить их для использования.
В основе функционирования всей системы «1С: Документооборот» лежит понятие электронного документа, как объекта работы сотрудников предприятия. Электронные документы создаются конечными пользователями на основе электронных форм, которые, в свою очередь, можно создавать с помощью средств разработчика («Дизайнер форм»). Кратко работу системы можно описать следующим образом. После установки и настройки всех компонент системы в некоторой организации (см. схему) пользователи начинают обмениваться стандартными документами, входящими в комплект поставки (сообщение, запрос, утверждение, обмен, поручение и пр.). Создаваемые ими документы проходят обязательную регистрацию на установленном в их филиале сервере и после этого отправляются конечным получателям.
Компонента системы "1С: Документооборот" «Рабочее место (клиент)» предназначена для конечных пользователей системы и имеет простой и понятный интерфейс в сочетании с широкими возможностями:
1. Создание и заполнение нового документа на основе разрешенных шаблонов.
2. Отправка документов и писем. После редактирования документа, т.е. внесения изменений в разрешенные поля, можно отправить документ дальше по маршруту (если он имеется). В этом случае документ «знает» своего следующего получателя и отправляется автоматически.
3. Приемка документов и писем. Рабочее место может также использоваться для приемки и отправки обычных почтовых сообщений системы "1С: Электронная почта".
4. Складирование нужных документов в локальных папках для последующего использования. На локальном рабочем месте каждый пользователь может организовать удобную ему структуру папок и разместить в них хранящиеся у него документы.
5. Печать документов для получения твердых копий. Любой документ системы "1С: Документооборот" может быть распечатан на стандартных устройствах печати (принтерах). При этом внешний вид напечатанного документа будет в точности соответствовать его виду на экране компьютера.
6. Поиск документов.
7. Формирование и отправка запросов на сервер документов.
8. Защита программы и информации паролем.
Сервер документов добавляет к системе "1С:Документооборот" следующие возможности:
· возможность ведения центрального архива всех документов предприятия, структурированного по архивным документам (завершившим свой жизненный цикл) и по документам в работе
· отслеживание всех документов, находящихся в работе по каждому пользователю в отдельности и по всем вместе
· возможность повторного использования документов или их копий посредством административной рассылки
· централизованное ведение и рассылка справочника предприятия пользователям
· обработка запросов и формирование отчетов, отправляемых пользователям
· ведение расписания дел и процессов, позволяющих автоматически запускать документы и запросы
ЭЛЕКТРОННАЯ ЦИФРОВАЯ ПОДПИСЬ
Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) – это криптографическое средство, которое позволяет удостовериться в отсутствие искажений в тексте электронного документа, а в соответствующих случаях – идентифицировать лицо, создавшее такую подпись.
Алгоритм применения ЭЦП состоит из ряда операций:
-Генерируется пара ключей: открытых и закрытых.
-Открытый ключ передается заинтересованной стороне (получателю документов, подписанных стороной, сгенерировавшей ключи).
-Отправитель сообщения шифрует его своим закрытым ключом и передает получателю по каналам связи.
-Получатель дешифрует сообщение открытым ключом отправителя.
Суть в том, что создать зашифрованное сообщение, при расшифровке которого открытым ключом получается исходный текст, может только обладатель закрытого ключа, т. е. отправитель сообщения. Использовать для этого открытый ключ невозможно.
Для обеспечения конфиденциальности (секретности) сообщения применяется шифрование. Для шифрования сообщения используется пара открытого и закрытого ключей, тех же, что и для формирования ЭЦП. Для шифрования сообщения (возможно, уже подписанного ЭЦП) используется открытый ключ адресата, а полученное зашифрованное сообщение может расшифровать только сам адресат с использованием своего закрытого ключа. Даже отправитель, только что зашифровавший сообщение, не может его расшифровать. Таким образом, для подписания сообщения используется закрытый ключ отправителя, а для шифрования - открытый ключ получателя. Соответственно, получатель применяет свой закрытый ключ для дешифрования и открытый ключ отправителя для проверки подлинности ЭЦП.
ЭЦП и шифрование сообщений может использоваться как совместно, так и по отдельности, по усмотрению пользователя.
Назначение и применение электронно-цифровой подписи
Электронная подпись предназначена для идентификации лица, подписавшего электронный документ и является полноценной заменой (аналогом) собственноручной подписи в случаях, предусмотренных законом.
Использование электронной подписи позволяет осуществить:
-контроль целостности передаваемого документа: при любом случайном или преднамеренном изменении документа подпись станет
недействительной, потому что вычислена она на основании исходного состояния документа и соответствует лишь ему;
-защиту от изменений (подделки) документа: гарантия выявления подделки при контроле целостности делает подделывание нецелесообразным в большинстве случаев;
-невозможность отказа от авторства. Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец не может отказаться от своей подписи под документом;
-доказательное подтверждение авторства документа: Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец пары ключей может доказать своё авторство подписи под документом. В зависимости от деталей определения документа могут быть подписаны такие поля, как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т. д.
Электронно-цифровая подпись применяется для подтверждения авторства и неизменности информации (того или иного электронного документа). В системе электронных торгов поставщик, подавший ценовое предложение или заявку на конкурс, обязуется осуществить поставку товара или осуществить услуги на условиях, указанных в его предложении. Будучи подписанным ЭЦП, данное предложение обретает юридическую значимость и влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством. Таким образом, заказчик в системе электронных торгов имеет дело с реальными предложениями, исполнение которых гарантировано законодательством.
Используется ЭЦП в следующих случаях:
-для электронных торгов: поставщик может подписать ЭЦП предложение на торгах и это гарантирует юридическую значимость его предложения, заказчик может подписать ЭЦП размещенное в системе электронных торгов предложение о закупке.
-при заключении договоров: если контракт подписан ЭЦП - он имеет юридическую силу. При этом осуществляется подпись ЭЦП электронных документов, т.е. можно, например, подписать ЭЦП документ word.
Электронная цифровая подпись используется физическими и юридическими лицами - субъектами электронного документооборота для идентификации подписанта и подтверждения целостности данных в электронной форме.
Использование электронной цифровой подписи не изменяет порядок подписания договоров и других документов, установленный законом для совершения сделок в письменной форме.
Дата добавления: 2018-08-06; просмотров: 265; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!