ДЕПАРТАМЕНТ НАУКИ И ПРОМЫШЛЕННОЙ ПОЛИТИКИ
ТЕМА - Документационное обеспечение управления
Основные виды ОРД.
Требования к оформлению и составлению справочно-информационных документов
Теоретический материал
СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО- наиболее массовый вид управленческих документов между учреждениями и частными лицами. Они составляют 80% входящей и исходящей документации.
Письма составляются по самым различным вопросам деятельности, их содержанием могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, изменения, сообщения, замечания, рекомендации, отзывы, разъяснения, напоминания.
ПИСЬМО - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылаются по почте). ПИСЬМО одно из основных средств связи между предприятиями и частными лицами, основное средство передачи информации на расстоянии.
Письмо должно составляться в том случае, когда невозможно решить вопрос другими способами (личная беседа, телефонный разговор).
ИНФОРМАЦИОННОЕ. В тексте сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях. Часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, продукцию (открытие новых специальностей).
ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ составляется для конкретного адресата. Часто оно является ответом на запрос. Начинается словами: "Ставим Вас в известность...", "Сообщаем Вам о переносе сессии". Этот вид письма близок к информационному письму.
|
|
|
ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ уведомляет отправителя о получении документа, ценностей (переводы, письма, бандероли), подтверждает факты, действия. Используемые фразы: "Подтверждаем получение Вашего заказа", "организация не возражает против совместного строительства", "подтверждаем поставки партии телевизоров", "подтверждаем телефонный разговор 20.02.99 по вопросу поставки...". Направление писем-подтверждений относится к обязательной части деловых отношений. Оно позволяет снять вопрос с контроля, исключает отправку письма-напоминания, о характере исполнения или цели направления предложенного документа. Текст начинается словами: "Направляем", "возвращаем", "представляем на утверждение (согласование)".
ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ сообщает о приближении, ускорении или истечении срока исполнения, какого-либо действия. Письмо направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров. Фразы: "напоминаем, что срок аренды истекает ОО.ОО.ОО", "Просим ускорить ответ на № 11-02/123 от 16.04.99 О подготовке...". "Вам направлена претензия от _______ №___________ на переплаченную по вашему счету от______ № ___________сумму в размере __________. Вторично просим перечислить указанную сумму на наш расчетный счет, не дожидаясь принудительного взыскания через суд".
|
|
|
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО. В тексте письма адресату гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, жилья, помещения). Организация-адресат берет на себя определенные обязательства. Поэтому письмо имеет правовую функцию. "Качество продукции фирмы гарантирует", "просим изготовить и выслать комплект мебели по вашему каталогу, рис 4. Оплату гарантируем." Такие письма подписываются и главными бухгалтерами и скрепляются гербовой печатью предприятия.
ПИСЬМА-ОТВЕТЫ. Текст такого письма носит характер зависимый, инициативного документа. Ответа требуют письма-запросы, просьбы, обращения, предложения, требования. Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату входящего документа, на который дается ответ: "На N_____ от ___________. При отсутствии номера входящего документа в ссылке указывается дата поступления входящего документа, на который дается ответ. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу: отказ от предложения, выполнение просьбы, ответ на запрос. Ответ должен быть изложен в конкретной форме. Если в письме содержится отказ, от должен быть хорошо аргументирован. Фразы: "Мы не можем принять Ваше предложение из-за...", "К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не можем", "Ваше предложение отклонено по следующим причинам".
|
|
|
СПРАВКА - документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий без выводов и предложений.
ВИДЫ СПРАВОК ПО СОДЕРЖАНИЮ
1. Справки информационного характера.
2. Справки по вопросам производственной деятельности.
3. Справки личного характера.
1. Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. В заголовок к тексту может включаться дата или период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения: "О состоянии трудовой дисциплины на фабрике "Заря" за 2018 год". Подписывают справку лица, производившие проверку, обобщение опыта, анализ деятельности.
2. Справки по вопросам производственной деятельности предприятия содержат факты и события в производственной деятельности предприятия и конкретную информацию. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и заверяется печатью. Справки составляются по указанию вышестоящего органа или должностного лица. Оформляются на бланках для писем с соблюдением всех правил оформления исходящей корреспонденции.
|
|
|
3. Справки личного характера составляются по запросу заинтересованного лица и выдаются гражданам для подтверждения места работы, должности, заработной платы, о месте проживания, наличие на его иждивении детей.
Поскольку текст справок личного характера носит типовой характер, чаще всего применяются трафаретные бланки (унифицированные формы), ИЗГОТОВЛЕННЫЕ ТИПОГРАФСКИМ СПОСОБОМ.
Текст справки должен начинаться с фамилии, имени, отчества лица в именительном падеже. В тексте справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа: "Настоящая справка", "действительно учится", "Дана в том, что действительно..."
В конце текста необходимо указать учреждение, куда данная справка представляется.
А К Т
АКТ - документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий установленные факты и события, но возможно составление акта и одним специально уполномоченным лицом (при ревизии).
Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов (ликвидации ОС, приеме-передаче, уничтожении, инвентаризации, аварии, о несчастном случае)
Прежде всего, члены комиссии должны изучить существо вопроса, законодательные и нормативные акты, регулирующие данный вопрос.
Независимо от разновидности все акты составляются по единой схеме:
· Название организации
· название документа
· дата и номер документа
· Заголовок к тексту. Он в краткой форме отражает содержание события или факта.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
В вводной указывается основание для составления акта (распорядительный документ) и перечисляются составители и присутствующие.
В констатирующейописывается само актируемое событие или факт.
В конце текста помещаются сведения о количестве экземпляров и их местонахождении: «Акт составлен в двух экземплярах, один экземпляр в бухгалтерии, другой в кладовой № 6» Число актов определяется нормативными документами или практической необходимостью (особенностью текста).
Характерной особенностью текста акта является то, что он может содержать выводы и предложения по фиксируемому факту.
В актах указываются документы, определяющие полномочия лиц-составителей.
Акт подписывают все члены комиссии, при необходимости – свидетели.
Для актов существуют постоянные – унифицированные формы, закрепленные нормативными документами.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА - это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное объяснение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
В зависимости от содержания и целевого назначения они могут быть ИНЕЦИАТИВНЫМИ или ОТЧЕТНЫМИ (о командировке, о результатах проверки).
Докладные записки готовятся по инициативе автора или по указанию руководителя. Они бывают внутренние и внешние
ВНУТРЕННЯЯдокладная записка оформляется рукописным способом на стандартном листе бумаги и подписывается составителем. На внутренней проставляется дата подписания, а индекс не указывается.
ВНЕШНЯЯ докладная записка адресована вышестоящему органу от имени учреждения, оформляется машинописным способом на бланке для письма, подписывается руководителем учреждения, имеет дату, исходящий номер, заголовок к тексту.
Дату или отрезок времени, к которым относятся сведения, фиксируемые в докладных записках, следует выделять отдельной строчкой и включать либо в заголовок, либо в начало текста: "по состоянию на ОО.ОО.ОО...", "За период с ОО.ОО.ОО. по ОО.ОО.ОО ..."
Текст рекомендуется составлять из двух частей: в первой части изложить факты, послужившие поводом к их написанию, во второй - дать выводы и предложения по излагаемому вопросу.
П Р О Т О К О Л
ПРОТОКОЛ - документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.
Протокол заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее важные и принципиальные вопросы в деятельности организации, требующие совместного обсуждения и выработки решения.
Протоколы ведутся коллегиями, советами, комиссиями, собраниями, совещаниями и др. органами. Протоколы могут вестись на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей.
Если в деятельности организации протоколы используются регулярно, целесообразно разработать форму протокола и включить ее в инструкцию по делопроизводству.
Бланк протокола.
В заголовочной части протокола должен присутствовать определенный набор реквизитов, предусмотренных общим бланком, а именно: наименование организации (органа), наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), отметки для даты и номера документа, например:
ДЕПАРТАМЕНТ НАУКИ И ПРОМЫШЛЕННОЙ ПОЛИТИКИ
Дата добавления: 2018-06-27; просмотров: 227; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!