Организация работы с базой данных
V. Технология создания информационной системы средствами MS Excel
Постановка задачи
Разработать информационную систему (ИС) для обеспечения работы магазина сувениров.
Требования к системе
1. Система должна обеспечивать типовые операции при работе с базами данных:
– ввод новых данных;
– удаление ненужных данных;
– редактировать имеющиеся данные;
– производить сортировку данных по заданным критериям;
– производить поиск необходимой информации.
2. Производить необходимые вычисления. Например, расчет заработной платы сотрудников;
3. Формировать необходимые отчеты. Например, ведомость заработной платы, отчеты о доходах и расходах.
Общая архитектура ИС
Проектирование общей архитектуры
Под архитектурой понимается общая структура ИС. Она тесно связана с интерфейсом и дизайном системы. Продуманность указанных аспектов должна обеспечить удобство работы конечных пользователей и, в конечном счете, определяет коммерческий успех ИС.
В отличие от программирования создание интерфейса процесс очень творческий и потому плохо формализуемый. Здесь все зависит от опыта разработчика с подобными системами, знания объекта автоматизации (предметной области) и знания возможностей среды разработки.
В данном случае можно предложить следующую архитектуру.
1. При запуске ИС должна появиться заставка;
2. После щелчка по ней мышью система должна перейти к главному меню;
|
|
|
3. Главное меню должно обеспечивать доступ к следующим функциям системы:
– справочник товаров;
– сведения о продажах;
– справочник поставщиков;
– сведения о поставках;
– сведения о сотрудниках:
– начисление заработной платы;
– поиск информации:
– отчеты;
– выход.
4. При выборе соответствующего пункта меню система должна переходить на нужную форму (применительно к Excel произойдет переход на соответствующий лист), где реализованы необходимые операции.
5. На каждом листе должна находиться кнопка возврата к главному меню.
Спроектированная архитектура в виде схемы представлена на рис.5.1.
Рис. 5.1. Общая архитектура ИС
Создание общей архитектуры
Создание объектов ИС
Работа по созданию ИС начинается с создания ее компонентов.
Поэтому создадим новый документ Excel и, в соответствии с проектом, создадим эти компоненты. Очевидно, что исходя из возможностей Excel, запланированные компоненты будут находиться на отдельных листах.
По умолчанию в Excel уже имеются три листа.
Поэтому командой Вставка > Лист создаем нужное количество листов.
Переименуем листы в соответствии с проектом:
Лист1 –> Заставка
|
|
|
Лист2 –> Товары
Лист3 –> Продажи
Лист4 – > Поставщики
Лист5 – > Поставки
Лист6 – > Сотрудники
Лист7 – > Начисление з/п
Лист8 –> Отчеты
Организация переходов между объектами
Начнем с оформления заставки:
– переходим на лист «Заставка»;
– вызываем объект WordArt и оформляем его нужным образом (рис. 5.2).
Рис. 5.2. Пример оформления заставки
Естественно, что оформление заставки дело также очень творческое и здесь можно использовать все средства компьютерной графики.
Например:
– убрать сетку листа, заголовки строк и столбцов (командой Сервис > Параметры > Снять галочки с параметра «Сетка» и «Заголовки строк и столбцов»);
– командой Формат > Лист > Подложка выбрать фоновый рисунок.
В функциональном плане от заставки требуется только вывести на экран название системы и по щелчку мыши перейти на лист меню.
При работе в Excel переход между листами обычно производится путем выбора ярлычков нужного листа.
Но наличие ярлычков характерно только для Excel. В прикладных же программах переходы осуществляются с использованием Windows или Web–интерфейса. Все эти возможности несложно реализовать и в Excel.
В данном случае переход к меню естественнее всего организовать с помощью гиперссылки.
|
|
|
Поэтому:
– выделяем надпись на титульном листе и выполним команды:
Вставка > Гиперссылка > Место в документе > Меню > Ok;
– проверьте действие гиперссылки. При щелчке по надписи система должна перейти на пока еще пустой лист «Меню».
По аналогичной технологии можно было бы сделать и главное меню системы на листе «Меню».
Однако для этой цели имеются и более профессиональные средства – это, прежде всего, макросы.
В общем случае макросы представляют собой встроенные в документ Excel программы на Visual Basic. Они применяются в тех случаях, когда встроенных средств Excel не достаточно. По назначению их можно весьма условно разделить на следующие группы:
1. Макросы, обеспечивающие автоматизацию операций по обеспечению работы в Excel;
2. Макросы вычислительного характера;
3. Макросы, обеспечивающие необходимый интерфейс для вычислений.
В настоящем разделе покажем использование макросов для создания интерфейса.
На рис.5.3 приведен вариант интерфейса, который мы хотим создать в нашей системе.
Рис. 5.3. Внешний вид главного меню ИС
Этапы создания интерфейса
Создание макросов для кнопок
Согласно плану проекта созданные кнопки должны обеспечить выполнение следующих команд – табл.5.1.
|
|
|
Таблица 5.1.
Назначение кнопок
| N | Кнопка | Назначение |
| 1 | «Товары» | Переход на лист «Товары» |
| 2 | «Продажи» | Переход на лист «Продажи» |
| 3 | «Поставщики» | Переход на лист «Поставщики» |
| 4 | «Поставки» | Переход на лист «Поставки» |
| 5 | «Сотрудники» | Переход на лист «Сотрудники» |
| 6 | «Отчеты» | Переход на лист «Отчеты» |
| 7 | «Расчет з/п» | Переход на лист «Расчет з/п» |
| 8 | «Выход» | Выход из Excel |
| 9 | «Меню» на расчетных листах | Переход на лист «Меню» |
Все макросы, выполняющие указанные команды, создаются практически одинаково.
1. Перейти на Лист1.
2. Выполнить команды – Сервис > Макрос > Начать запись.
3. На запрос о параметрах макроса необходимо только указать осмысленное имя макроса. Например, Товары и затем «Ok». При вводе имени макроса нельзя использовать пробелы.
4. Система перейдет в режим записи макроса. Но в Excel, в отличие от Word, нет внешних признаков того, что система находится в режиме записи. Поэтому здесь необходимо очень аккуратно выполнить только необходимые команды и тут же остановить запись.
5. Применительно к рассматриваемой задаче – щелкнуть по ярлычку «Товары» и затем Сервис > Макрос > Остановить запись.
Точно также можно создать макросы перехода – «Продажи», «Расчет з/п», «Отчеты» и т.д.
Но удобнее (и быстрее) остальные макросы создать следующим образом:
1. После создания первого макроса («База данных») перейти в редактор Visual Basic – Сервис > Макрос > Макросы > Выбрать только что созданный > Изменить.
2. Система перейдет в редактор Visual Basic, в котором мы увидим, как выглядит наш макрос в виде команд Бейсика. Если все было сделано правильно, то там должно быть примерно следующее:
Sub Товары()
Sheets("Товары").Select
End Sub
3. Для создания остальных макросов имеющийся текст макроса как в Word выделяется, копируется в буфер и путем вставки создается восемь его копий.
4. Каждую копию следует исправить, создавая новые макросы. Например, первую копию исправить, так, чтобы она приняла следующий вид:
Sub Продажи()
Sheets("Продажи").Select
End Sub
Вторую копию:
Sub Поставщики()
Sheets("Поставщики").Select
End Sub
Третью копию:
Sub Поставки()
Sheets("Поставки").Select
End Sub
Четвертую копию:
Sub Сотрудники()
Sheets("Сотрудники").Select
End Sub
Пятую копию:
Sub Расчет_зп()
Sheets("Расчет зп").Select
End Sub
Шестую копию:
Sub Отчеты()
Sheets("Отчеты").Select
End Sub
Седьмую копию:
Sub Меню()
Sheets("Меню").Select
End Sub
Восьмой макрос, обеспечивающий выход из системы должен содержать следующую команду:
Sub Выход()
Workbooks.Close
End Sub
5. Все необходимые макросы созданы.
Создание кнопок
1. Вызывается панель инструментов с заготовками интерфейса – Вид > Панели инструментов > Формы.
2. На появившейся панели выбрать элемент «Кнопка» и нарисовать ее в нужном месте экрана. На запрос о назначении макроса из списка выбрать «Товары». Надпись на кнопке «Кнопка 1» исправить на «Товары»
3. Аналогично создаются все остальные кнопки главного меню.
4. На остальных листах (пока еще пустых) создать кнопки возврата к главному меню (используется макрос «Меню»).
Оформление главного меню
Оформлять или не оформлять главное меню дело вкуса. Но если в этом есть необходимость, то:
1. Вызвать панель рисования (Вид > Панели инструментов > Рисование), выбрать на ней объект «Прямоугольник» и накрыть им кнопки главного меню.
2. Выделить нарисованный прямоугольник и на панели рисования выбрать Рисование > Порядок > На задний план. При этом скрытые прямоугольником кнопки выйдут на передний план.
3. Не снимая выделения с прямоугольника залить его выбранным цветом и стилем.
4. Убрать сетку таблицы – Сервис > Параметры > Снять отметку с параметра «Сетка».
5. Выбрать подложку для фона – Формат > Лист > Подложка > Выбрать рисунок > Вставить. Рисунок можно выбрать из коллекции ClipArt.
Проверьте правильность переходов по созданной системе кнопок.
Организация работы с базой данных
Дата добавления: 2018-06-01; просмотров: 257; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!