ТЕКСТ ДолжностнОЙ инструкциИ секретаря

ТЕМА - Документационное обеспечение управления

Основные виды ОРД.

Требования к оформлению и составлению должностной инструкции

Теоретический материал

ИНСТРУКЦИЯ - это правовой акт, в котором определяются правила регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и другие специальные стороны деятельности предприятий, их подразделений.

Инструкция вводится в действие после утверждения (если в тексте не указана другая дата) или после издания распорядительного документа, в котором сказано: с какого числа вводится та или иная инструкция, какие организационные мероприятия необходимо провести (собрания трудовых коллективов), кто ответственный за качественное введение инструкции в действие.

Текст инструкции носит характер указаний, рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: "должен", "имеет право", "не допускается", "запрещается".

Если инструкцией предусматривается введение в практику документа новой формы (карта учета, акты, планы задания), то проект бланка этого документа должен содержаться в приложении к инструкции. В тексте должен быть описан порядок использования документа (какие реквизиты, кто заполняет, сколько экземпляров оформляется, кому передаются экземпляры, когда).

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ -правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанности, прав, ответственности.

Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная организация. Например, может быть создана типовая должностная инструкция кассира. Однако наличие типовой должностной инструкции не означает, что нет необходимости разрабатывать конкретную должностную инструкцию. Такие должностные инструкции должны быть разработаны на все должности, предусмотренные штатным расписанием организации, а типовые инструкции могут служить основной для их разработки.

Должностная инструкция является фактическим описанием должности, и она необходима для создания эффективных условий работы, выполнения штатным персоналом поставленных перед структурным подразделением целей и задач. Должностная инструкция как организационный документ закрепляет организационно-правовое положение работника, является правовой основной для проведения аттестации работника, определения его ответственности, а также для решения трудовых споров, если они возникают между работником и администрацией.

Должностная инструкция, как правило, не составляется на категорию служащих «руководители» (организации, структурных подразделений). Функции, задач, обязанности, права и ответственность данных служащих фиксируются в положениях (уставе) об организации или в положении о структурном подразделении в разделе «Руководства».

Для работников хозяйственных и вспомогательных служб (а также для работающих по договору подряда или трудовому соглашению) могут также не составляться должностные инструкции по установленной форме. В таких случаях могут быть разработаны функциональные обязанности, оформление которых не регламентировано действующими нормативными документами.

Для главных специалистов могут быть разработаны должностные положения. Несмотря на различия в наименовании документа, его назначение всегда одно и то же – регламентировать функции работника, его обязанности, права и ответственность на конкретном рабочем месте.

Должностные инструкции, как и остальные организационные документы, являются документом длительного пользования и действуют до тех пор, пока не будут заменены новыми. Необходимость в пересмотре должностной инструкции может возникнуть в связи с изменением структуры и функции подразделения и организации, сокращением штатов, изменением технологии выполняемых работ. Обычно должностные инструкции пересматриваются один раз в 3-5 лет. При составлении должностной инструкции за основу берут типовую или примерную, если таковые имеются, а при их отсутствии – тарифно-квалификационную характеристику должности из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Но такая характеристика имеет отличительную от должностной инструкции структуру текста и не содержит всю информацию, необходимую для составления должностной инструкции конкретного работника. Недостающую информацию берут из других организационных документов, таких как структура и штатная численность, положение о структурном подразделении и др.

Должностная инструкция как любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке организации с указанием вида документа.

Должностная инструкция работника входит в УСОРД и имеет унифицированную форму.

Должностную инструкцию, как правило, утверждает заместитель руководителя, курирующий данное подразделение, или сам руководитель. Подписывает должностную инструкцию руководитель структурного подразделения. Визы согласования оформляют в установленном порядке однако, учитывая характер данного документа, на нем должны быть обязательно визы начальников кадровой и юридической служб и других лиц, связанных с работником при выполнении его функциональных обязанностей.

При необходимости может оформляться и внешнее согласование грифом согласования, но это бывает крайне редко.

Заголовок должностной инструкций, как уже отмечалось, должен отвечать на вопрос «кого?»: например, должностная инструкция бухгалтера, юрисконсульта и т.п.

Должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:

1. При изменении наименования организации или структурного подразделения.

2. При изменении наименования должности.

3. При изменении фамилии работника, замещающего данную должность, т.е. при увольнении прежнего работника и замене его другим, если инструкция была именной и в заголовке к тексту содержалась фамилия и инициалы работников/

Текст должностной инструкции состоит из следующих типовых разделов:

1. Общие положения.

2. Функция.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения (связи по должности).

К указанным разделам иногда добавляют и другие, такие как «Условия оплаты», «Организация работы», «Порядок утверждения и внесения изменений». Как правило, перечисленных выше типовых разделов должностной инструкции достаточно для определения организационно-правового положения работника, а добавление новых обычно повторяет информацию, содержащуюся в других документах. Вводят дополнительные разделы.

Задания

По итогам изучения теоретического материала, представленного выше и просмотра презентации «Организационно-правовые документы». Оформите должностную инструкцию секретаря, используя формуляр документа. Текст инструкции представлен ниже.

Условия оформления документа:

Документ оформлен в текстовой файле «Должностная инструкция Фамилии».
Документ оформлен в соответствии с формуляром, принятом для данной разновидности документов.
Соблюдается очередность расположения составных частей документа.
Составные части выделены в тексте для более легкого восприятия документа.
Стандартные абзацные отступы в документе.
При оформлении многостраничного документа заголовок (наименование раздела) не отделяется от текста при переходе на следующую страницу.
Документу придана юридическая сила. Составителем документа является студент, выполняющий работу.
Все реквизиты, проставляемые на бумажном документе рукописно, обозначаются напечатанными словами.

СОВЕТ – для оперативности оформления документа используйте формуляр и вставляйте в него скопированный материал из текста должностной инструкции. Не забудьте внести необходимую конкретную информацию и удалить лишнюю информацию.

ТЕКСТ ДолжностнОЙ инструкциИ секретаря

На должность секретаря назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы; Секретарь должен знать:

· постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения делопроизводства;

· руководящий состав организации и ее подразделений;

· правила эксплуатации печатных устройств, диктофонов, магнитофонов;

· правила пользования приемно-переговорными устройствами;

· стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

· основы организации труда;

· законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;

· правила внутреннего трудового распорядка;

· правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

На секретаря возлагаются следующие должностные обязанности:

Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации или ее подразделений;

Получает для руководителя информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению;

Организует телефонные переговоры руководителя структурного подразделения.

Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя структурного подразделения принятые сообщения и доводит их до его сведения;

Осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы;

Следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;

Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;

Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;

Принимает документы на подпись руководителю;

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Секретарь несёт административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:

Неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие ГОСТ.

Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

Сохранность документации. Несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения в архив.

Разглашение конфиденциальной информации и сведений, составляющих коммерческую тайну.

Невыполнение указаний и поручений руководителя, плана работ.

Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, инструкции по делопроизводству и правил техники безопасности.

Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих функций и обязанностей.

Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.

Секретарь имеет право:

Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся ее деятельности;

Сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению;

Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.

Секретарь в своей деятельности взаимодействует:

С руководителями структурных подразделений по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов.

С юридической службой предприятия по вопросам согласования проектов распорядительных документов.

Со службами хозяйственного и технического обслуживания предприятия по вопросам обеспечения средствами организационной и компьютерной техник, бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями.

На секретаря возлагаются следующие функции:

Документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя.

Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях.

Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

Оперативно-организационное обслуживание руководителя.

Формуляр должностной инструкции.

Двойной стрелочкой обозначен заголовок документа (наименование должности), при оформлении документа выбирают один из вариантов оформления заголовка.

Отчетная документация

Документ Word.

Критерии оценивания

Инструменты оценки (ключ, критерии, модельные ответы)	Баллы
КРИТЕРИИ: 1. Документ оформлен в соответствии с формуляром. За каждое несоответствие снимается 1 балл 2. Соблюдены все условия при оформлении документа. За каждое нарушение снимается 1 балл.	12 8
ИТОГО	20
«отлично» - 18—20 баллов «хорошо» - 14—17 баллов «удовлетворительно» - 13—10 баллов

Дата добавления: 2018-06-27; просмотров: 936; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

Мы поможем в написании ваших работ!