Саморозвантаження: правила і прийоми
Запорукою ефективної роботи менеджера є максимальна зосередженість на найважливішому й істотному. Дотриманню цього основного принципу сприяє правило, відповідно до якого менеджер, перш ніж приступити до рішення тієї чи іншої задачі, повинен твердо і принципово поставити питання:
– навіщо взагалі це робити?
– чому саме я?
– чому саме зараз?
– чому в такій формі?
Своєчасна постановка цих питань і отримання правильних відповідей на них дозволить менеджеру втриматися від виконання непотрібних, несвоєчасних і невластивих йому задач.
Навіщо взагалі це робити? Чи можна цю задачу виключити:
– чи треба їхати в це відрядження, читати цю пояснювальну записку, складати лист?
– чи необхідно вести статистику, переглядати усю вхідну пошту, вести записи з цього питання?
– чи є необхідність проведення цієї наради, чи потрібна там моя присутність?
Відповіді на ці і подібні допоміжні питання допоможуть прийняти рішення про те, що задачу можна змінити чи зовсім виключити.
Чому саме я? Чи можна цю задачу передоручити:
– чи не може цю задачу виконати хтось інший?
– чи дійсно рішення цієї задачі – моя компетенція?
– чи не є ця задача другорядною?
– а може, це “делегування знизу”?
– чи узгоджується ця задача з моїми цілями і задачами?
Ці питання утримають менеджера від вирішення задач, які він не повинен виконувати особисто. Пошук відповідей на такі питання змусить замислитися над формуванням системи розмежування обов’язків і повноважень між менеджером і підлеглими.
|
|
|
Чому саме зараз? Чи оптимальні терміни виконання:
– які аргументи на користь того, що виконувати цю задачу треба саме зараз?
– чи може ця робота почекати?
– чи можна виконати цю роботу взагалі іншим часом?
– чи підійшов час виконувати цю задачу з урахуванням встановлених пріоритетів?
Постановка цих питань допоможе усунути можливу помилку при виборі терміну виконання задачі і встановленні пріоритетів.
Чому в такій формі?Чи можна зробити раціональніше:
– чи треба на лист відповідати також листом, а якщо вирішити питання по телефону?
– чи можна організувати по-іншому, застосувати інші методи, матеріали, прийоми?
– як можна спростити і раціоналізувати цей процес?
Пошук відповідей на ці навідні питання підштовхне менеджера до нових ідей щодо організації власної роботи.
ТЕМА 6. Функція «контроль» в самоменеджменті
Питання теми:
6.1 Контроль процесу і результатів
6.2 Самоконтроль і самооцінка
Контроль процесу і результатів
Контроль є завершальною функцією самоменеджменту. Він служить поліпшенню й оптимізації трудового процесу, дозволяє визначити, чи досягнуті цілі, і внести необхідні корективи. Контроль сприяє оптимізації трудового процесу, виявляє, у якій мірі досягнуті цілі чи чому вони не досягнуті. Крім цього, контроль сприяє мотивації праці – дає відчуття успіху.
|
|
|
Контроль як функція самоменеджменту включає три задачі:
– осмислення й оцінка фактичного стану – що досягнуто до моменту контролю?
– порівняння плану з досягнутим результатом – у якій мірі досягнута мета, які є відхилення?
– коригування дій з урахуванням встановлених відхилень.
Час, тривалість і регулярність контролю залежать від мети задач контролю, у зв’язку з чим розрізняють контроль процесу і контроль результатів.
Контроль процесуздійснюється регулярно, через рівні проміжки часу. У ході контролю процесу перевіряються плани й організація праці. Перевірка проводиться шляхом відповідей менеджером на такі питання:
– чи виконую я дійсно необхідні задачі?
– чи не порушений принцип пріоритетності?
– чи дотримуються встановлені терміни?
– чи передоручаються справи, у тому числі й термінові?
– чи групуються в окремі блоки невеликі задачі?
– чи всі можливості використовуються для раціоналізації і розвантаження?
|
|
|
– що відбудеться, якщо цю роботу взагалі не виконувати?
– що відбудеться, якщо цю роботу цілком чи частково передоручити?
– що відбудеться, якщо цю роботу зробити за менший проміжок часу?
Чіткі, самокритичні і своєчасні відповіді на поставлені питання підкажуть менеджеру шляхи і способи оптимізації процесу, дозволять виробити і реалізувати оперативний вплив на відхилення, що виникли в ході роботи.
Контроль результатів– це основа процесу самоменеджменту. Розрізняють кілька видів контролю: регулярний, проміжний (поточний) і цільовий (кінцевий).
Регулярний контроль складається з аналізу власних річних, місячних, тижневих і денних планів роботи.
Проводиться він після закінчення визначеного планового періоду. Ефективному проведенню цього виду контролю сприяє постановка і пошук відповідей на такі питання:
– які результати досягнуті?
– що з запланованого зробити не вдалося?
– чому не все заплановане виконано (причини)?
– що реально з усього запланованого на цей період могло бути виконаним?
– де було загублено час і чому?
– які висновки варто зробити, плануючи черговий період?
Проміжний (поточний) контроль здійснюється у випадку, коли вирішується складна або тривала за часом задача, або вона складається з декількох етапів. Тоді необхідний контроль на проміжних стадіях процесу.
|
|
|
Фактично контролюються найбільш важливі проміжнірезультати (етапи) діяльності. Цей вид контролю дозволяє вчасно знайти відхилення від заданого напрямку і внести корективи у випадку зміни умов діяльності.
Цільовий (кінцевий)контроль являє собою оцінку того, якою мірою вдалося досягти поставлених цілей, і здійснюється він наприкінці планового періоду, після виконання задачі. Цей вид контролю, по суті, і є контролем результатів діяльності.
Контроль повинен бути ретельно продуманим, спланованим і вчасно проведеним. У такому випадку буде забезпечена можливість проведення своєчасного коригування цілей і планів. Якщо лише постфактум визначати, що було зроблено невірно, то це ніяк не вплине на належне виконання задачі.
Самоконтроль і самооцінка
Самоконтроль дозволяє підвищити ефективність і цілеспрямованість власної діяльності. Наприкінці робочого дня необхідно контролювати не тільки виконання поставлених задач, але і всю ситуацію. Аналізуючи минулий день, перевіряють, що відбулося так, як було заплановано, а що могло бути зроблено краще. З цією метою рекомендується поставити наступні запитання:
– хто чи що перешкодило домогтися сьогодні більшого?
– де від основної справи відволікли дрібниці?
– від яких справ можна було б сьогодні відмовитися?
– чому новому і корисному навчив сьогоднішній день?
– чи з’явилися сьогодні нові ідеї і думки?
– чи наблизив цей день до досягнення цілей?
– як оцінюють менеджера керівництво, колеги і підлеглі?
– що найкраще з того, що сьогодні зроблено?
– що найкраще можна було б сьогодні зробити?
– де менеджер займався непотрібною критикою?
– де менеджер пішов на марні компроміси?
– де менеджер виявив надмірні вимоги?
– чи приніс менеджер сьогодні користь або доставив радість оточуючим його людям?
– що чи хто доставив сьогодні менеджеру радість?
Для зручності і мінімальних витрат часу на проведення самоконтролю доцільно заготовити трафарет на 17-20 рядків. У трафареті розмістити в запропонованому (чи звичному) порядку наведені вище питання і проти кожного залишити місце для відповіді на відповідне питання самоконтролю. Додаткові вільні рядки, можливо, знадобляться для запису додаткових, підказаних практикою чи специфікою роботи питань.
Той, хто хоче досягти поставлених цілей, навчитися використовувати власний час з високою ефективністю, по-справжньому і максимально себе розвантажити, не може відмовитися від самоконтролю.
Самооцінка – це власна оцінка результатів минулого дня. Оцінку своєї роботи за минулий день зручно проводити, спираючись на результати самоконтролю. Якщо відповідь на кожне питання самоконтролю оцінити в балах з урахуванням його важливості і ступеня задоволеності (незадоволеності) результатом, то в підсумку можна вивести узагальнену оцінку. Пропонується оцінювати власну щоденну роботу за чотирибальною системою:
– “5” – особливо вдалий день:усе, що було заплановано, вдалося виконати повністю, а також були вирішені всі задачі, що виникли поза планом;
– “4” – вдалий день:усі задачі вирішені, істотних відхилень від плану не було; настрій гарний, задоволений собою;
– “3” – задовільний день:основні задачі вирішені, але довелося докласти додаткових зусиль і вносити корективи в деякі процеси; повного задоволення від зробленої роботи немає;
– “2” – невдалий день:основні задачі не вирішені чи вирішені незадовільно, залишилися невирішені проблеми і турботи, підвищена дратівливість, задоволення від роботи немає, настрій поганий.
Така узагальнена оцінка власної роботи за день позитивно впливає на впевненість у кінцевому успіху своєї діяльності, оскільки:
– по-перше, будь-яка оцінка підкреслює важливість і значення кожного прожитого дня;
– по-друге, якщо минулий день виявився невдалим, підведення підсумків спонукає до того, щоб зосередитися на позитивних результатах.
У підсумку навіть якщо загальна оцінка вийшла незадовільноюі настрій поганий, загальний баланс буде виглядати привабливішим, оскільки будуть охоплені увагою хоч і невеликі, але все-таки позитивні результати.А це дасть додаткові сили для успішної роботи завтра.
Список використаних джерел:
1. Шатун В.Т.Основи менеджменту: Навчальний посібник. – Миколаїв: Вид-во МДГУ ім. Петра Могили, 2006. – 376 с.
2. Зайверт Л. Ваш час – у Ваших руках: (Поради діловим людям як ефективно використовувати робочий час). – М,: Інтерексперт, Инфра-М, 1995.
3. Комарів Е.І. Самоменеджент керівника. – М., 2000.
4. Бех І.Д. Виховання особистості: У 2 кн.: Навч.-метод. Видання. - К.: Либідь, 2003.
5. Грищенко В. О., Архипов О. Г., Журомська Л. М. Самоменеджмент: Навч. посіб. / Східноукраїнський національний ун-т ім. Володимира Даля; Холдинг МЖК "Мрія". — Луганськ : Видавництво СНУ ім. В.Даля, 2006. — 192с.
6. Комар Ю. М. Самоменеджмент навчання: Навч. посібник для студ. вищ. навч. закладів / Донецький ін-т ринку та соціальної політики. — Донецьк : ДІРСП, 2005. — 132с.
7. Лукашевич Н. Самоменеджмент. Теория и практика: Учебник. — К. : Ника-Центр, 2007. — 344с.
8. Лукашевич Н. Самоменеджмент: как достигнуть успеха в деловой карьере / Харьковский гуманитарный ин-т "Народная украинская академия". — Х. : ОКО, 1998. Кн. 1 : Деловая карьера: путь к успеху. — 126с.
9. Лукашевич Н. Самоменеджмент: как достигнуть успеха в деловой карьере / Харьковский гуманитарный ин-т "Народная украинская академия". — Х. : ОКО, 1998. Кн. 2 : Практикум деловой карьеры. — 327с.
10. Русинов Ф. Менеджмент и самоменеджмент в системе рыночных отношений: Учеб. пособие / Федор Михайлович Русинов (ред.). — М. : ИНФРА-М, 1996. — 351с.
11. Сухова И. М. Самоменеджмент студента: Практ. пособие для студ. и преподавателей — М. : АНМИ, 2001. — 92с.
12. Хроленко Александр Тимофеевич. Самоменеджмент: Для тех, кому от 16 до 20. — М. : Экономика, 1996. — 139с.7. Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности. М.: Смысл , 2000. – 359 с.
13. Добротворский И.Л. Самоменеджмент: Эффективные технологии: Практическое руководство для решения повседневных проблем. – М.: "Приор-издат", 2003. – 272 с.
14. http://www.bіorіtm1.narod.ru/
Дата добавления: 2018-05-09; просмотров: 639; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!