Б) Создание таблицы в «режиме таблицы»
Nbsp;
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ИВАНОВСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ ТЕКСТИЛЬНАЯ АКАДЕМИЯ
Кафедра прикладной математики и информационных технологий
 |
Иваново 2000
Методические указания включают в себя упражнения, которые помогут студентам овладеть навыками работы с современной системой управления базами данных - Microsoft Access. Аналоги решения заданий содержат подробные инструкции по созданию таблиц, запросов, простых форм.
Эти методические указания будут полезны в первую очередь тем, кто хочет эффективно управлять своими собственными данными, используя запросы для поиска нужной информации. Они пригодятся будущим администраторам, управляющим, бухгалтерам, торговым представителям и т.д., т.е. студентам, обучающимся по специальностям перечисленного профиля.
Составители канд. техн. наук, доцент А.Ю. Кутьин
инженер В.В. Старцев
Научный редактор канд. техн. наук, доцент Н.А. Коробов
Редактор Т.В. Белова
Корректор М.В. Белых
Что такое Microsoft Access?
Программа Microsoft Access – это мощная система управления базами данных, сочетающая в себе уникальные возможности для решения разнообразных задач и легкость в использовании, позволяющая создавать базы данных любой степени сложности и эффективно работать с содержащимися в них сведениями.
|
|
|
Вообще под термином “база данных” – понимается совокупность логически связанных данных, обладающих определенной общностью. Например, сведения, относящиеся к деятельности предприятия, государственного учреждения или даже семьи могут рассматриваться как базы данных. Раньше базы данных ассоциировались с большими таблицами. Отчасти это правильно, но в Microsoft Access база данных состоит не только из таблиц, но и из других объектов, таких как формы, запросы, отчеты, макросы, модули.
В нашем случае многие из этих объектов будут изучаться последовательно на примере решения типовой задачи по учету деятельности сотрудников некоего предприятия «ЧП Филимонов».
Как запустить Microsoft Access?
Microsoft Access – является типичным Windows–приложением, поэтому чтобы произвести его запуск необходимо выполнить следующие действия.
1) На панели задач щелкните по кнопке «пуск»;
2) 
в открывшемся списке главного меню выберите пункт «Программы»,затем во всплывающем списке программ выберите «Microsoft Access».
|
|
|
После запуска программы и небольшой паузы появится диалоговое окно, представленное на рис. 1. В этом окошке Вы можете выбрать один из предложенных вариантов. Для дальнейшей работы предпочтительным является вариант «Новая база данных». Выбор осуществите нажатием на левую кнопку мыши, когда ее указатель находится в белом круге напротив «Новая база данных». Осуществив выбор, нажмите на кнопу «ОК»,расположенную в нижней части диалогового окна.
Появится следующее диалоговое окно «Файл новой базы данных». В поле «Имя файла» напишите название, какое будет иметь файл создаваемой вами базы данных, а затем нажмите на кнопку «Создать» в правой части диалогового окна. Перечисленные действия повлекут за собой появление на диске «С» вашего компьютера файла базы данных в каталоге «Мои документы», а на экране монитора – окна базы данных, вид которого представлен на рис. 2.
Это окно позволяет работать со всеми объектами базы данных, поэтому иногда его называют контейнером базы данных. Как видно из рис. 2, окно имеет закладки, расположенные по верхнему краю. Название закладки указывает на тип объекта базы данных. В данном случае мы находимся на закладке «Таблицы». Можно перейти на другую закладку, для этого необходимо навести указатель мыши на соответствующее название и щелкнуть по ее левой кнопке.
|
|
|
Задание № 1
Работа с таблицами
А) Режим «Конструктор»
Таблицы являются самыми главными объектами в Access и организованы они обычным образом, т.е. состоят из строк и столбцов. Правда, когда речь идет о компьютеризированных базах данных, то строчки таблицы называют записями, а столбцы – полями.
Итак, чтобы оценить деятельность сотрудников предприятия «ЧП Филимонов», очевидно, необходимо составить список этих сотрудников, включающий в себя сведения о табельном номере, фамилии, имени, отчестве, дате рождения, должности и заработной плате. Составим список с помощью Access, алгоритм создания подобной таблицы будет выглядеть следующим образом:
1а) находясь на закладке «Таблицы», нажмите на кнопку «Создать»; перед вами появится диалоговое окно «Новая таблица», где содержится перечень вариантов по созданию таблицы; в частности, предлагается «Режим таблицы», «Конструктор», «Мастер таблиц», «Импорт таблиц», «Связь с таблицами»;
2а) выберите вариант «Конструктор» и нажмите на кнопку «ОК», находящуюся в нижней части диалогового окна; появится макет для конструирования таблицы (см. рис. 3);
|
|
|
3а) в ячейке под словами «Имя поля» напишите название первого поля таблицы, т.е. «Табельный номер», затем с помощью клавиши «Стрелка вправо» перейдите в поле «Тип данных»;
4а) в поле «Тип данных» нажмите на прокрутку и среди представленных вариантов выберите «Числовой»;
5а) выйдите на свободную строчку макета таблицы и проделайте действия, аналогичные предыдущим двум пунктам при организации поля «Фамилия», а затем при организации полей «Имя», «Отчество», «Должность», тип данных у них, естественно, «Текстовый». При создании поля «Год рождения» укажите тип данных - «Числовой», а для поля «Заработная плата» – денежный;
6а) после задания всех полей таблицы нажмите на крестик в верхнем правом углу окна макета конструирования (см. рис. 4); появится запрос «Сохранить изменения макета таблицы»;
7а) выберите вариант «Да»; появится диалоговое окно «Сохранение»;
8а) указателем мышки переведите курсор в поле «Имя таблицы» и запишите имя под каким целесообразно сохранить таблицу, в данном случае это имя «Список»; нажмите кнопку «ОК» в правой части диалогового окна; появится запрос на создание ключевого поля, выберите «Нет».
В результате предпринятых действий на закладке «Таблицы» фигурирует первый объект базы данных - таблица «Список». Однако, она не содержит собственно данных. Чтобы заполнить таблицу, выделите ее, щелкнув по левой кнопке мышки, когда указатель мышки наведен на слово «Список», а затем нажмите на кнопку «Открыть», расположенную в правой части закладки «Таблицы». Откроется таблица «Список» (см. рис. 5), заполните ее 7 (семью) произвольными записями, придерживаясь следующей рекомендации: «ЧП Филимонов» - небольшая организация, поэтому значения табельных номеров должны быть представлены одноразрядными или двухразрядными цифрами, не более. (При заполнении таблицы перемещение курсора из поля в поле осуществляется либо мышкой, либо клавишей «Tab».)
б) Создание таблицы в «режиме таблицы»
После того как сформирован список сотрудников предприятия «ЧП Филимонов», можно приступить к созданию таблицы учета их деятельности. В эту таблицу следует включить сведения о табельном номере сотрудника, номере отдела, где он работает, текущей дате, времени прихода на работу, времени ухода с работы и виде выполняемой работы.
Таблицу предлагается создать в режиме, отличном от продемонстрированного выше, с помощью следующих действий:
1б) на закладке «Таблицы», нажмите на кнопку «Создать»; перед вами появится диалоговое окно «Новая таблица», где содержится перечень вариантов по созданию таблицы, в частности, предлагается «Режим таблицы», «Конструктор», «Мастер таблиц», «Импорт таблиц», «Связь с таблицами»;
2б) выберите вариант «Режим таблицы» и нажмите на кнопку «ОК», находящуюся в нижней части диалогового окна; появится обезличенная таблица, состоящая из 20 столбцов и 30 строк (см. рис. 6);
3б) чтобы сделать эту таблицу индивидуальной, наведите указатель мыши на слово «Поле1» и когда указатель примет вид, показанный на рис. 6, дважды щелкните по левой кнопке мыши - появится курсор;
4б) наберите в текущей ячейке название первого поля таблицы учета, т.е. «Табельный номер»;
5б) осуществите аналогичные действия для переименования «поле2», «поле3» и остальных соответственно в «Номер отдела», «Дата», «Время прихода на работу» и т.д.;
 |
6б) заполните вновь созданную таблицу записями (их число 7); значения табельных номеров должны совпадать со значениями табельных номеров, указанными в таблице «Список», так как речь идет об одной и той же организации; рекомендации для остальных данных: номер отдела – любое число в пределах десяти, вид работы – любое число, другие данные - произвольно; не обращайте внимания на присутствие лишних полей; (Примечание: шаблон для ввода даты «**.**.**», для времени «**:**:**»);
7б) закончив заполнение записей, нажмите на кнопку-крестик в верхнем правом углу окна с таблицей; она закроется и появится запрос на сохранение таблицы под каким-либо именем;
8б) в этом запросе под словами «Имя таблицы» напишите «Табель», так будет называться созданная таблица, потом нажмите «ОК»; в следующем запросе от ключевого поля откажитесь.
После перечисленных действий на закладке таблицы в окне базы данных появится еще одна таблица «Табель». Следует добавить, что любую таблицу в Access можно просмотреть в режиме таблицы, как собственно таблицу, и в режиме конструктора, где описаны все поля и их тип данных. Наглядное представление об этих режимах можно получить, активизировав пункт меню «вид» или воспользовавшись кнопкой «конструктор» в правой части закладки «Таблицы».
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 287; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!