Этапы развития СЭД. Краткая их характеристика.
Табличный процессор MS Excel: вычисления, состав и назначение встроенных функций финансовые
Финансовые функции MS Excel предназначен для вычисления базовых величин, необходимых при проведении сложных расчетов.
Работа с финансовыми функциями MS Excel предполагает использование следующей методики:1) Подготовить на рабочем листе значения основных аргументов функции.2) Перейти к ячейке, в которую вводятся формула, использующая встроенную финансовую функцию.3)Вызвать мастер функций командной Вставка — Функция - категория Финансовые и в списке функций выбрать необходимую финансовую функцию.
В поле ввода диалогового окна можно вводить как ссылки на адреса ячеек, содержащих собственно значения аргументов, так и сами значения аргументов.
Описание аргументов по каждой функции приводятся в окне Аргументы функции.
Если необходима более подробная справка по использованию той или иной функции, следует руководствоваться ссылкой Справка по этой функции, которая открывает окно Справка Microsoft Excel.
При задании аргументов финансовых функций следует помнить следующее:все аргументы, означающие расходы денежных средств(например, ежегодные платежи), представляются отрицательными числами, а аргументы, означающие поступления (например, дивиденды),- положительными числами;все даты как аргументы функции имеют числовой формат; для логических аргументов используются константы ИСТИНА или ЛОЖЬ либо функции категории Логические; каждый аргумент должен находиться на своем месте, если аргументы пропускаются, следует поставить соответствующее число разделительных знаков.
|
|
|
№2Табличный процессор MS Excel : вычисления, состав и назначение встроенных функций – логические.
Категория Логические содержит семь функций, в том числе функции ЕСЛИ и ЕСЛИОШИБКА. Использование логических функций делает формулы более гибкими, а использование функции ЕСЛИ наделяет формулу способностью “принимать решения”. Благодаря этому функция ЕСЛИ стала самой используемой логической функцией
№3. Табличный процессор MS Excel : вычисления, состав и назначение встроенных функций –математические.
Математические функции позволяют выполнять простые и сложные вычисления. В категорию Математические входят тригонометрические функции, например SIN, COS, ACOS; функции, выполняющие арифметические действия, например СУММ, ПРОИЗВЕД, ЧАСТНОЕ; и многие другие функции. К этой же категории относятся функции, позволяющие работать с массивами значений или матрицами, — МУМНОЖ, МОПРЕД и МОБР, а также функции АГРЕГАТ и ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ, которые используются для получения итоговых значений (суммы, среднего арифметического, минимального или максимального значений и т.п.) в массивах данных или спискахСтатистические функции выполняют операции по вычислению параметров и случайных величин или их распределений, представленных множеством чисел, например, среднего значения, минимального или максимального значения и т.д.
Применение статистических функций облегчает пользователю статистический анализ данных. Количество доступных статистических функций в седьмой версии программы увеличилось, и можно утверждать, что по спектру доступных функций Excel сегодня почти не уступает специальным программам обработки статистических данных. Для того чтобы иметь возможность использовать все статистические функции, следует загрузить надстройку Пакет анализа. Основу статистического анализа составляет исследование совокупностей и выборок.
|
|
|
Статистические функции выполняют операции по вычислению параметров и случайных величин или их распределений, представленных множеством чисел, например, среднего значения, минимального или максимального значения и т.д.
Применение статистических функций облегчает пользователю статистический анализ данных. Количество доступных статистических функций в седьмой версии программы увеличилось, и можно утверждать, что по спектру доступных функций Excel сегодня почти не уступает специальным программам обработки статистических данных. Для того чтобы иметь возможность использовать все статистические функции, следует загрузить надстройку Пакет анализа. Основу статистического анализа составляет исследование совокупностей и выборок.
|
|
|
4.Табличный процессор MS Excel: технология подготовки многотабличных документов.
При построении модели данных многотабличного документа пользователю нужно:
- определить для него набор таблиц;
- определить отношение между таблицами (связать их) .
Все таблицы, данные из которых будут использоваться при разработке документа, должны быть указаны в окне При определении отношений между таблицами нужно знать, как производится сортировка и поиск данных, основываясь на значениях индексов (об этом было написано выше) .
Стоит отметить, что связываемые таблицы должны иметь общее поле. Имена полей могут и не совпадать, но их тип и размеры обязаны быть идентичными. Связывая между собой две таблицы, пользователь указывает вычислить определенной значение в главной таблице (таблице, от которой идет связь) и отыскать соответствующее значение в связанной таблице (таблице, к которой идет связь) . Это означает, что связанная таблица обязательно должна быть проиндексирована по полю, которое используется для связывания. Здесь может использоваться как первичный, так и вторичный индекс.
|
|
|
При разработке многотабличной модели данных пользователь может создавать между таблицами как однозначные отношения, называемые также связью один-к-одному или много-к-одному, так и многозначные отношения, или связь один-к-многим.
Однозначными называются такие отношения между таблицами, при которых каждая запись одной таблицы связана не более чем с одной записью другой таблицы. При наличии типа связи много-к-одному нескольким записям главной таблицы может соответствовать одна запись связанной таблицы.
Многозначными называются такие отношения между таблицами, при которых каждой записи одной таблицы может соответствовать более одной записи другой таблицы. Например, какой-либо клиент (одна запись таблицы "Клиенты") может сделать любое количество заказов (несколько записей таблицы "Заказы").
5. Табличный процессор MS Excel: технологии сортировки, поиска, создание и организация работы со сводными таблицами.
Сводные таблицы - средство обработки и представления данных, намного превосходящее по возможностям и удобству использования традиционные списки с промежуточными итогами.Сводная таблица создается с помощью Мастера сводных таблиц (команда меню Данные ►Сводная таблица…). Режим мастера состоит и четырех последовательных этапов, в ходе которых пользователь в режиме диалога задает параметры построения сводной таблицы:первый и второй шаги - выбор источника данных;третий- создание макета сводной таблицы: определение полей сводной таблицы и их ориентации, выбор функции суммирования (сведения) для полей данных; [3, с. 225-226]
четвертый- определение размещения сводной таблицы.Чтобы отсортировать список или базу данных, надо выделить диапазон сортируемых данных и выбрать команду Данные►Сортировка.Сортировку списка можно выполнять по одному, по двум или трем полям как по возрастанию, так и по убыванию. Для выбора параметров сортировки надо щелкнуть по кнопке Параметры. В отрывшемся диалоговом окне Параметры сортировки, исходя из ориентации списка, установить направление сортировки (строки диапазона или столбцы диапазона). Для сортировки данных регистра установить флажок опции Учитывать.
При сортировке данных просмотр значений всегда осуществляется слева направо.
Для поиска текста или чисел в списке нужно:выделить область поиска на рабочем листе;
выбрать в меню Правка команду Найти;ввести в поле Найти образец поиска;
при необходимости установить флажки проверки Учитывать регистр и Ячейка целиком;
выбрать в раскрывающемся списке Просматривать: направление поиска;
выбрать в раскрывающемся списке Область поиска нужный пункт;
щелкнуть кнопку Найти далее;для поиска следующих ячеек повторять последнее действие;
для завершения поиска щелкнуть Закрыть. (Рис. П. 1. 6)
Для наиболее удобной работы можно одни значения заменить на другие по всей таблице или списку, для этого необходимо:Выделить первую ячейку рабочего листа.
Открыть меню Правка.Выбрать команду Заменить. Появится диалоговое окно Заменить.
Ввести в поле Найти: слово, которое нужно заменитьВвести в поле Заменить на: (на новое название)Установить флажок проверки Ячейка целиком.Выбрать в раскрывающемся списке Просматривать направление поиска: По строкам.
№6) Технологии прогнозирования деятельности предприятия с помощью Microsoft Excel.
Основные понятия.
Технологии прогнозирования основываются на двух важнейших методах составления прогноза:· Анализ временных рядов;· Корреляция и регрессионный анализ
В основе АНАЛИЗА ВРЕМЕННЫХ РЯДОВ – допущение о наличии информации за ряд прошлых периодов. Эти данные позволяют выявить долгосрочные тенденции и повторяющиеся циклы.При отсутствии данных за прошлые периоды прибегают к КОРРЕЛЯЦИИ: рассматривают показатели с целью выявления возможной взаимосвязи между ними. И далее применяют технику проведения РЕГРЕССИОННОГО АНАЛИЗА для построения уравнения, описывающего выявленную взаимосвязь.Общий алгоритм выполнения прогнозирования:В целом, процесс прогнозирования можно выполнить соблюдая последовательность расчёта следующих пунктов:1. Выделение трендовой составляющей как функции регрессии от нескольких факторов – обязательный этап прогнозирования;2. Выделение сезонной составляющей в виде сезонных коэффициентов;
3. Трендовая и сезонная составляющая комбинируются (с помощью операции сложения или умножения) в единую функцию прогнозирования – виртуальный (не вычислительный) этап;4. Вычисляются прогнозные значения как значения функции «прогнозирования» при будущих значениях факторов.
7. Электронный документ – генезис понятия. История.
Электро́нный докуме́нт —Информация зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования. Форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе. 9.Классификация документов с точки зрения специфики перевода в электронный вид:Формализованные документы - это документы, в которых заранее определена форма: расположение обязательных полей, в которые заносятся данные. Например, бланки, накладные, анкеты, картотеки и т.д. Неформализованные документы - это документы произвольной формы: договоры, письма и т.д. К специализированным относятся такие документы как, например, карты и отпечатки пальцев.Перевод каждого из перечисленных видов документов имеет свою специфику. Если вводятся фотографии, то достаточно электронного изображения, если документ содержит текст, его необходимо распознать, если это форматированный текст с рисунками, то нужно не только распознать текст, но и восстановить формат документа, а если это анкета, то, скорее всего, сам документ вообще не нужен, важна только содержащаяся в нем информация. Например, при обработке листов для голосования обычно не требуется изображения самого документа, достаточно информации о том, за кого отдан голос.
Ввод формализованных документов Чтобы пояснить, какие задачи возникают при вводе формализованных документов, рассмотрим конкретный пример.Предположим, в офисе отеля проводится анкетирование проживающих для оценки уровня обслуживания на разных этажах. Каждому жителю отеля в его номере оставляется анкета, которую он должен заполнить
8. Компоненты структуры ЭД. Классификация ЭД.
Термином электронный док. обозначают информацию зафиксированную на электронном носителе, которая записывается, сохраняется, передаётся и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий поддерживаемых компьютерной техникой и которая содержит реквизиты позволяющие её идентифицировать.
Под электронным носителем понимают материальный носитель предназначенный для записи и хранения инфы посредством компьютерной техники.
Состав электронного документа.1.Содержание – инфа содержащаяся в документе.
2.Контекст – деловые, правовые, делопроизводственные, технические, архивные реквизиты в которых фиксируются разнообразные моменты создания и существования док.
3.Метаданные – совокупность данных описывающих структуру компьютерных данных необходимых для декодирования инфы программным обеспечением.
Метаданные – технологическая инфа необходимая программному обеспечению для управления данными и представления документа в удобном для человека т е декодированном виде. 4.Электронный носитель инфы. Контекстная инфа необходимая не включающаяся непосредственно в электронный документ, но её необходимо знать для обеспечения работы с документом. Например для адекватного подбора оборудования к конкретной инфе относят данные об аппаратном и программном обеспечении.
Метаданными являются данные включенные в состав док. программным обеспечением. Основные понятия относящиеся к метаданным являются:тип данных, структура данных, формат данных. Типы данных определяются значениями которые эти данные могут принимать и базовыми операциями над ними.Структурой данных называют множество допустимых типов данных и отношений между ними. (записи, файлы, совокупности файлов связанные между собой различными структурами - линейная, иерархическая, сетевая, реляционная. Формат данных – способ описания элементов и структуры данных.
Формат зависит от типа, состава и структуры данных, а также набора управляющих символов, стандарта описания и языка программирования. Разные типы и структуры данных будут описывать по разному и для работы с ними необходимы разные типы программного обеспечения. Разнообразие форматов порождает проблему совместимости программным продуктов работающих с разными форматами. Для обмена данными между разными программами необходимо как правило полностью конвертировать данные из одного формата в другой. Большинство форматов яв-ся закрытыми. Классификация электронных документов. Согласно компонентам составляющим электронный док. их классификация может быть следующей.\ По содержанию и контексту электронный док. классифицируется в соответствии с традиционными классификационными схемами принятыми в дисциплинах связанных с анализом документов. По носителям классификация электронных документов связанна с разнообразием материалов и технологий записи считывания данных. Наиболее сложной яв-ся классификация по метаданным т е технологическим характеристикам необходимым для визуализации. Сложность связана с разнообразием типов, структур и форматов данных, с другой стороны с их совокупностью в рамках одного документа. В качестве классификации модели обычно предлагается ранжирование электронных документов в зависимости от комбинации метаданных.
1.Одноранговые док. – док. состоит из одного типа данных, объединенных одной структурой, з0аписан в один файл определенного формата. Например:gif, wav.
2.Двух ранговые – док. состоит из нескольких типов данных объединенных одной структурой записан в один файл определенного формата. 3.Трех ранговые – док. состоящий из нескольких типов данных объединенных несколькими структурами, записан в один файл. 4.Четырех ранговые – несколько типов объединенных в несколько структур, записаны в несколько структур определенного общего формата. Напрмер:БД PharaDOX.
5.Пяти ранговые – несколько типов, обьединенных в несколько структур, записанных в несколько файлов в разных форматах. Например гипертекст.
№10 Технологии работы с электронными документами в системе электронного документооборота (СЭД).
Документ в СЭД Документ — основная единица информации, и все существование системы документооборота посвящено хранению документа, его свойств и истории его жизни, а также собственно обеспечению его жизнедеятельности.
В свое время в Microsoft ввели для всех файлов, сохраняемых своими офисными приложениями, стандартную шапку, в которой задавались бы свойства, такие, как заголовок и автор. Однако на практике эта возможность не прижилась; редкий документ содержит что-то осмысленное в разделе свойств. Не получил широкого применения и механизм сохранения различных версий документа в одном файле, реализованный в MS Office 2000. Причина проста: без системных организационных мер и единства подхода наличие частных механизмов в конкретных продуктах не дает результата. Очевидно, что такие средства, как описание атрибутов документа, сохранение его версий и т.д., должны быть поддержаны в рамках информационной среды безотносительно к типу документа и приложению, с помощью которого этот документ создан.Документ — логическая единица. Способ его хранения зависит от того, как с ним удобнее работать. Ваш документ может состоять из текста, чертежей, рисунков и таблиц. Механизм COM позволяет организовать в одном файле подобие файловой системы, состоящей из аналогов папок и файлов. Этот механизм используется, например, в Word для того, чтобы обеспечить возможность вставки в текст объектов, созданных другими приложениями. Но это не всегда удобно; проще и практичнее хранить все части документа в отдельных файлах, каждый из которых редактируется своей программой. В большинстве СЭД отдельный документ может физически состоять из набора файлов.
11. Электронная форма документа (ЭФД), определение, типы, примеры ввода информации и автоматизированные системы.
Электронная форма - форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе. Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная цифровая подпись
Технология обработки электронных документов требует специализированного программного обеспечения, которое позволяет осуществлять встраивание функций доступа к базам данных, вычислений, управления заполнением, обработкой и маршрутизации документооборота.
Можно назвать несколько видов форм, имеющих различный тип технологии обработки:
∙ формы, предназначенные для сбора данных, ввода их в базу данных и последующей их обработки (при электронной технологии заполнение и сбор осуществляется или по электронной почте, или через формы, размещенные на Web-серверах в Internet);
∙ формы, предназначенные для сбора информации как внутри, так и вне предприятия, но требующие процедуры ознакомления и подтверждения (например, к такого рода формам можно отнести заказы на покупку, счета, отчеты о командировочных расходах).
13Модель СЭД . Если представить общую модель СЭД с внешним и внутренним секторами. Во внешний сектор входят удаленные рабочие места (к ним относятся Интернет-клиенты) и рабочие места филиалов, которые основаны на локально-вычислительных сетях, защищенной WiFi-сети, VPN-каналах и т. п. Во внутренний сектор входит аппаратный межсетевой экран (Cisco) и сервер операционной системы (ОС) с поддержкой домена, который может быть организован на следующих платформах: - Windows NT Server; - FreeBSD; - Linux; - Solaris. Сервер автоматизированной системы электронного документооборота (АЭСД) (сервер приложения) может иметь две реализации:
- прикладная программа для ОС; - Web-интерфейс. Сервер базы данных (БД) следует реализовать на основе клиент-серверных СУБД, к которым относятся: - М880Ь; - Огаеіе.
Внутренние рабочие места Общая модель СЭД Все эти компоненты составляют единый и неделимый механизм доступа к электронным документам. Во внутренний сектор входят также внутренние рабочие места, которые имеют прямой доступ к серверу ОС, в обход межсетевого экрана. Шифрованный канал представляет собой передачу данных по протоколу HTTPS, поддерживающему шифрование. Сервер ОС является одновременно и центром сертификации защищенного протокола. В целом СЭД включает в себя три типа компонентов: 1. Серверы2. Рабочие места. 3. Каналы связи.
14 СЭД: определение, основные типы программ. Оценка функциональности систем ЭДО.Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации — от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.Основными пользователями СЭД являются крупные государственные организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия и все прочие структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.1) Основные свойства СЭД2) Открытость3) Высокая степень интеграции с прикладным ПО4) Особенности хранения документовВ большинстве случаев, серверная часть СЭД состоит из следующих логических компонентов (которые могут располагаться как на одном, так и на нескольких серверах):• Хранилища атрибутов документов (карточек);• Хранилища документов;• Сервисов полнотекстовой индексации.Под хранилищем документов обычно понимается хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием "архив документов". 5) Особенности маршрутизации документов6) Разграничение доступа7) Отслеживание версий и подверсий документов8) Наличие утилит просмотра документов разных форматов9) Аннотирование документов10) Поддержка различных клиентских программ
Этапы развития СЭД. Краткая их характеристика.
. Подготовительный этапУточнение целей, которые хочет достичь заказчик, внедряя систему электронного документооборота Самое главное - это то, что понимание цели внедрения начинается с анализа и классификации проблем, например таких:
информация теряется;приходит не по назначению;приходит с опозданием;поступает не к тому, к кому следует;не полна или не точна;достается дорого и т. п.Обследование и оптимизация документооборота заказчикабследование включает:анализ организационной структуры, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов.анализ IТ-инфраструктуры и используемых учетных систем
валидация (сверка) характеристик оборудования Заказчика на предмет соответствия поставленным целям и требованиям программного продукта;При подготовке ТЗ фиксируются требования:к объему функциональности системы;к настройке системы;
к организационной структурек техническим характеристикам системык способам обеспечения безопасности и надежности;к технической инфрастуктуре..и т.д
Этап заключения договораУтверждение графика и стоимости работ.Утверждение объема и режима технической поддержки.Этап подготовки инфраструктурыПриведение технической инфраструктуры заказчика в соответствие с требованиями технического задания
Этап инсталляции системыУстановка серверного ПО.Установка пользовательских рабочих мест.Тестирование работоспособности системы.Настройка системы в соответствии с организационной структурой организации.Этап обученияЭтап опытной эксплуатации
Этап корректировкиВвод в промышленную эксплуатацию
15.Общее состояние и основные тенденции развития рынка СЭД в России. Краткая характеристика основных систем документооборота, представленных в России.
По оценкам TAdviser, российский рынок систем электронного документооборота (СЭД) и услуг по их внедрению в 2012 году составил в объеме 25,6 млрд рублей, из которых три четверти пришлось на услуги по внедрению и около 6,4 млрд рублей – непосредственно на продажи вендоров от реализации лицензий.Большинство опрошенных участников рынка подтвердили, что рынок СЭД в России растёт очень высокими темпами: в промежутке с 2011 по 2013 год ежегодный рост рынка оценивается в 20-35%.Во многом это обусловлено тем, что за последние несколько лет проекты внедрения СЭД стали массовыми, покрывая большую часть сотрудников компании. Достаточно редко число приобретенных лицензий в проектах по внедрению бизнес-систем исчисляется сотнями, а на рынке СЭД счет идет на тысячи даже в среднем бизнесе и муниципальных правительствах, не говоря уже о крупном бизнесе или федеральных властяхНапример, в 2012-2013 году на российском рынке СЭД были реализованы такие крупные проекты как внедрение EMC Documentum в «Росатоме» (50 тыс. пользователей), Дело-Web в рамках ГАС «Правосудие» (48,5 тыс. пользователей), в Центробанке в два проекта проведено внедрение Дело (ЭОС)) на более чем 60 тыс. пользователей, в «Ростелекоме» внедрена система EMC Documentum на 56 тыс. пользователей, в «Сбербанке РФ» - в Docsvision работает 50 тыс. сотрудников.
№16 Международные стандарты в области работы с ЭДО. Европейская спецификация MoReq2: назначение, основные направления, проблемы.
Под электронным документооборотом (или ЭДО) понимается способ организации работы с документами, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно в так называемых электронных архивах (ЭА), своеобразных информационных складах, или хранилищах данных.Стандартизация в различных организациях регламентов и процедур управления всеми документами призвана обеспечить эффективный доступ к содержащейся в документах информации и защиту документов. Международные ТНПА содержат весь мировой опыт разработки, внедрения и эксплуатации систем управления документами, в том числе электронными документами (ЭД).существуют : 1)стандарты ISO серии 9000 (В основу требований серии 9000 заложено тщательное документирование всех производственных и бизнес-процессов, контроль за документами на всех стадиях их «жизненного цикла».) 2)стандарт ISO 15489((«Информация и документация - Управление документами», 2001 г.) содержит общие требования и четкую методологию управления любыми документами на всех видах носителей и во всех форматах, создаваемых и получаемых разнообразными организациями в процессе их деятельности, разработки и внедрения систем документооборота.)3)стандартISO/IEC17799:2005 стандарт MoReq Европейского Союза Собственный стандарт в области управления документами Европейский Союз принял в 2001 г. вынужденно, после вызова США успехами в области электронного документооборота (ЭДО), активно поддерживаемых правительством США (в первую очередь, министерством обороны). Разработка стандарта финансируется правительством Евросоюза.Приоритетные направления при разработке MoReq2:
- разработка программы сертификации программных продуктов на соответствие требованиям стандарта;- переработка уже существующих базовых требований, включая оценку соответствия стандарту ISO 15489;- управление тематическими делами, организация Workflow;- эффективное управление гибридными досье и внеэлектронной (физической) документацией;- интеграция с системами управления контентом (управление информационными материалами на веб-сайтах).
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 1094; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!