Терминология, связанная с базами данных
В Microsoft Office Access 2007 данные организуются в таблицы — совокупности строк и столбцов, аналогичные бумагам бухгалтера или книге Microsoft Office Excel 2007. Простая база данных может состоять всего из одной таблицы. Большинство баз данных включают несколько таблиц. Например, в одной таблице могут храниться сведения о продуктах, во второй — сведения о заказах, а в третьей — сведения о клиентах.
Каждая строка называется также записью, а каждый столбец, или тип элемента, называется также полем. Записи позволяют комбинировать данные. Поля представляют собой отдельные элементы данных — типы элементов для каждой строки. Например, в таблице «Продукты» каждая строка или запись содержит сведения об одном продукте. В каждом столбце или поле хранятся определенные данные о продукте, например наименование или цена.
Правильная структура базы данных
В основе процесса создания базы данных лежат определенные принципы. Первый принцип заключается в необходимости исключать повторяющиеся (или лишние) данные, т. к. они занимают место и повышают вероятность возникновения ошибок и неполадок. Второй принцип касается важной роли правильных и полных данных. Если база данных содержит неправильные данные, все отчеты, в которых данные объединяются, будут также содержать неверные сведения. Это может привести к принятию неправильных решений на основе отчетов.
Правильная структура базы данных подразумевает:
|
|
|
- распределение данных по тематическим таблицам в целях сокращения объема повторяющихся данных;
- добавление в Access данных, необходимых для объединения сведений, которые содержатся в таблицах;
- возможность поддержания и отслеживания точности и целостности данных;
- соответствие требованиям к обработке данных и созданию отчетов.
Процесс разработки
Процесс разработки базы данных включает следующие шаги.
· Определение цели создания базы данных
Это позволяет подготовиться к выполнению следующих шагов.
· Поиск и организация необходимых данных
Следует собирать все данные, которые необходимо сохранить в базе данных, например, наименования продуктов и номера заказов.
· Распределение данных по таблицам
Распределите элементы данных по группам или темам, например «Продукты» или «Заказы». Для каждой темы будет создана таблица.
· Преобразование элементов данных в столбцы
Определите, какие данные требуется хранить в каждой таблице. Каждый элемент данных будет введен в отдельное поле и станет столбцом таблицы. Например, таблица «Сотрудники» может содержать такие поля, как «Фамилия» и «Дата найма».
· Задание первичных ключей
Выберите первичные ключи таблиц. Первичный ключ — столбец для однозначного определения каждой записи, например код продукта или заказа.
|
|
|
· Создание связей между таблицами
Проанализируйте все таблицы и определите, как данные одной таблицы связаны с данными других таблиц. Добавьте в таблицы поля или создайте новые таблицы для создания необходимых связей.
· Усовершенствование структуры
Проверьте структуру базы данных на наличие ошибок. Создайте таблицы и добавьте несколько записей с образцами данных. Проанализируйте полученные результаты. Внесите в структуру необходимые изменения.
· Применение правил нормализации
Примените правила нормализации, чтобы проверить правильность структуры таблиц. Внесите в таблицы необходимые изменения.
Определение цели создания базы данных
Целесообразно записать цель создания базы данных на бумаге: задачи, способы использования и список пользователей. Для базы данных небольшого объема для работы на дому можно определить следующую простую цель: «База данных клиентов содержит сведения о клиентах и используется для рассылки сообщений электронной почты и отчетов». При создании более сложной базы данных для большого количества пользователей, например в организации, описание цели может состоять из нескольких параграфов; необходимо указать время и способы использования базы данных различными пользователями. Основная задача — составить подробное описание цели создания базы данных, чтобы иметь возможность обращаться к нему в процессе проектирования. Наличие описания позволяет следовать поставленным целям в процессе принятия решений.
|
|
|
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 227; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!